Онлайн-презентація та підготовка до показу під час відеоконференції не сильно відрізняється від презентації “наживо”. Але деякі нюанси все ж таки є. Як підготуватися до онлайн-презентації товару чи послуги? Що допоможе не упустити клієнта та підписати угоду? Сьогодні говоримо про це у нашому блозі.

Підготовка до онлайн-презентації

«Я керую торговим відділом і звик проводити робочі зустрічі та презентації нових продуктів. Але коли мені доручили вперше провести онлайн-презентацію, я буквально розгубився і відчув себе наче без ґрунту під ногами», — так зізнався мені знайомий.

Його хвилювання легко пояснити. Не кожному зручно відразу спілкуватися з камерою, ніби розповідаєш не людям, а самому собі. Але віртуальна презентація товару чи послуги під час відеоконференції може суттєво вплинути на фінальний результат переговорів. Якщо приділити час підготовці і вибудувати правильний підхід, говорити з потенційним клієнтом буде значно легше. Ви зможете переконати його, що саме ваша компанія допоможе досягти бажаних цілей, підвищити продуктивність команди або покращити ефективність бізнесу.

Перше правило онлайн-презентації, це вивчити свій продукт

Щоб упевнено представляти власну пропозицію, потрібно самому глибоко розуміти, що саме ви продаєте і як воно працює. Добре мати при собі невелику шпаргалку з ключовими характеристиками. Це допоможе, якщо співрозмова піде в технічну площину і клієнт почне ставити конкретні питання. Тож перший крок простий і очевидний: вивчіть свій продукт.

Потрібно зануритися у його функціонал і знати головні властивості. При цьому не варто готувати цілу пачку слайдів лише з технічними деталями, якщо вони не є головною метою виступу. Але знати основні принципи роботи треба обов’язково. Навіть якщо вам передали готові слайди і сказали просто зачитати їх, відповідальність все одно на вас. Неприємно опинитися в ситуації, коли клієнт ставить питання, а ви не можете дати чіткої відповіді.

Підготовка перед онлайн-презентацією

Є поширена порада: на презентації треба приділяти увагу не тільки продукту, а й самому клієнту. І тут найважливішим етапом є саме підготовка. Вам потрібно дізнатися більше не лише про власний продукт, а й про тих, хто сидітиме по той бік екрану. Клієнти відрізняються один від одного, тому використовувати одну і ту ж презентацію для всіх випадків не можна.

Перед виходом в ефір дізнайтеся, з ким саме ви будете говорити. Це може бути конкретна компанія, окремий відділ чи навіть кілька співробітників. Важливо знати не тільки про організацію загалом, а й про конкретних людей, які братимуть участь у зустрічі. Саме вони впливають на фінальне рішення про співпрацю.

Де шукати інформацію перед презентацією?

Насамперед варто перевірити внутрішню історію контактів. Можливо, хтось із ваших колег вже спілкувався з цим клієнтом. Подивіться, як проходили ті зустрічі, які питання виникали.

У пошукових системах можна легко знайти базові відомості: сферу діяльності компанії, список продуктів і послуг, кількість працівників. Але цього недостатньо. Краще доповнити картину іншими джерелами.

Соцмережі під час підготовки до онлайн-презентації

Варто переглянути сторінки компанії та її співробітників у LinkedIn, Facebook, Instagram чи Twitter. Оцініть останні публікації, зверніть увагу на ключові моменти:

• які зміни нещодавно відбулися в компанії,
• яку корпоративну культуру демонструють співробітники,
• який стиль спілкування вони використовують.

Навіщо вивчати потенційного клієнта перед презентацією?

Кожна додаткова деталь допоможе вам провести більш влучну презентацію. В ідеальному варіанті ви матимете час ще й проаналізувати конкурентів клієнта, адже їхні дії часто впливають на рішення щодо нових партнерств.

Кілька хвилин на вивчення ситуації в галузі також дадуть перевагу. Ви зможете зрозуміти, з якими труднощами стикається клієнт і які проблеми можна допомогти вирішити саме вашою пропозицією.

Соцмережі дозволяють краще уявити аудиторію, якій ви розповідатимете про продукт. Це особливо важливо, якщо зустріч запланована з людиною, яка реально приймає рішення про співпрацю.

Не потрібно влаштовувати повноцінне розслідування. Достатньо навіть поверхової інформації з профілів і кількох постів, щоб зрозуміти, як вибудувати комунікацію під час зустрічі.

Підлаштуйте пропозицію

Не варто починати розмову з пафосної заяви на кшталт «Я знаю про вас усе». І так само не треба одразу переходити до прямої реклами продукту. Краще показати, що ви розумієте проблеми співрозмовника і знаєте, як їх вирішити.

Ось де стане у пригоді ваша підготовка і зібрана інформація. Саме завдяки їй ви зможете подати пропозицію як справді корисну і цінну для клієнта.

Перевірте, чи готові ви відповісти на ключові запитання. Які виклики стоять перед бізнесом потенційного клієнта? Чи знаєте ви про проблеми, які він намагається подолати? Які можливості вашого продукту здатні закрити ці потреби? Чи варто розповідати про всі функції чи краще зосередитися на кількох найбільш важливих?

Саме ці моменти потрібно підкреслювати під час презентації. Не завжди варто занурюватися у технічні деталі, головне показати, яку конкретну проблему вирішує ваш продукт. Поважайте час співрозмовників і розповідайте тільки про те, що дійсно важливе для них.

Як покроково підготуватися до онлайн-презентації?

Коли всі попередні етапи пройдені, залишиться організувати процес більш технічно. Тут можна виділити кілька важливих кроків: скласти план виступу, підготувати слайди, підібрати надійний сервіс для відеоконференцій, провести репетицію, підтвердити зустріч із клієнтом і продумати запасні варіанти на випадок технічних проблем.

План онлайн-презентації та слайди

Напишіть план презентації. Позначте всі важливі пункти, які потрібно обговорити. Навіть якщо розмова трохи піде убік, із планом вам буде легше повернутися до заданого напряму.

Підготуйте слайди. Дотримуйтесь простих правил, щоб слайди привертали увагу співрозмовників:

• усі слайди в єдиному стилі;
• корпоративні кольори;
• лаконічність: одна ідея, один-два шрифти й не більше трьох кольорів;
• акцент на ключовому слові, ідеї слайду;
• не використовуйте анімацію і все, що може відвертати увагу учасників від основної думки слайду;
• підготуйте зображення, що продемонструєте перед початком зустрічі;
• на останньому слайді подяка, важливі контакти, посилання.

Вибір сервісу відеоконференцій для онлайн-презентації

Виберіть найкращий сервіс відеоконференцій для презентації. Можливо, вам буде достатньо безкоштовної версії Скайп, якщо це коротка зустріч, на якій обговорюється лише кілька питань. Розглядати професійні послуги для проведення відеоконференцій варто, якщо ви плануєте презентацію:

• для великої кількості учасників;
• для представників з різних офісів;
• плануєте влаштувати дискусію;
• хочете використовувати найновіші інструменти для ведення онлайн-презентації.

Безкоштовний тарифний план для проведення вебінарів і онлайн-занять від MyOwnConference

Технічні моменти підготовки до презентації

Щоб все пройшло добре, подбайте про технічні деталі заздалегідь. Виберіть надійну програму відеоконференцій і перевірте, як працюють потрібні для презентації інструменти. Радимо надавати перевагу програмам, які не треба встановлювати.

Перевірте, як працює обладнання. Для презентації продукту або послуги краще, щоб камера була увімкнена. Тому важливо звернути увагу також на освітлення та інтер’єр у вас за спиною.

Про те, яке обладнання вибрати для відеоконференцій та онлайн-презентацій, ви прочитаєте тут.

Крім того, вам варто все уважно налаштувати, завантажити потрібні слайди, підготувати посилання, нагадування. Радимо вам якийсь час користуватися програмою для відеоконференцій самостійно. Так ви зможете протестувати програму та переконатися, що все працює, як треба. Попросіть провести тестову зустріч із кимось із колег чи друзів. Поспілкуйтеся зі службою підтримки.

Репетиція виступу на відеоконференції

Перед самим заходом варто провести повноцінну репетицію. Спочатку відпрацюйте виступ у реальному темпі, а потім зробіть тестову онлайн-презентацію і обов’язково запишіть її на відео. Перегляньте запис уважно, відмітьте слабкі місця і після цього внесіть зміни у план виступу.

Пам’ятайте про чітку структуру. Ваші слова мають звучати послідовно і логічно. Дотримуйтеся домовленого часу, адже у ваших співрозмовників є й інші справи. Якщо ви домовилися про зустріч тривалістю сорок хвилин, то на репетиції спробуйте вкластися максимум у двадцять п’ять. Таким чином ви зможете залишити десять або п’ятнадцять хвилин на запитання і обговорення з клієнтом.

За день до основної події зв’яжіться з учасниками, підтвердьте зустріч і ще раз нагадайте про час проведення. Цю коротку розмову можна використати і для того, щоб уточнити список учасників. Часто буває, що за день до презентації у команди клієнта з’являються нові питання. Якщо ви дізнаєтеся їх завчасно, зможете додати відповіді у план презентації.

Обов’язково перевірте технічну частину самостійно. Переконайтеся, що всі посилання працюють, перегляньте, як виглядає віртуальна кімната з боку клієнта. Добре, якщо ви домовитеся з одним із представників клієнта провести короткий тестовий дзвінок. Це дасть можливість перевірити камеру, мікрофон та інтернет-з’єднання ще до початку події.

Переконайтеся, що запрошені учасники отримали посилання для входу на відеоконференцію.

Подбайте про страховку

Подумайте, що може піти не так, щоб підготувати аварійний план для кожної ситуації.

Не вдається під’єднатися до програми — спробуйте ще раз, але також підготуйте запасну програму для проведення презентації. Якщо слайди не завантажили туди, використовуйте функцію демонстрації екрана.

Клієнт переніс зустріч — напишіть невелику шпаргалку грамотної відповіді на цей випадок, щоби домовитися про інший час.

Стаття на тему: Вебінари у 2022 році — огляд популярних майданчиків

Проблеми з обладнанням або інтернетом — тримаємо запасний мікрофон і телефон.

Останні приготування перед онлайн-презентацією

І ще раз усе протестуйте. Перегляньте, як відображаються слайди презентації. Чи є під рукою необхідні цифри, документи та посилання.

Перевірте інтернет-з’єднання та обладнання.

Перед презентацією закрийте зайві вікна браузера, месенджери та інші програми, наведіть лад на робочому столі комп’ютера. Якщо все ж таки хочете показувати якісь сторінки в браузері, завантажте їх заздалегідь і розставте їх по черзі. Те саме стосується файлів, які ви використовуватимете. Зберіть їх в окрему папку. І не тримайте все у розгорнутому вигляді.

Частою практикою на презентаціях з великою кількістю учасників є зв’язок з одним із представників за 10 хвилин до зустрічі.

У підсумку

Добре підготовлена ​​демонстрація підвищує шанси на укладання угоди. Покаже потенційному клієнту, як ви можете допомогти. Яких втрат він зазнає, якщо не скористається вашою пропозицією.

Підготовка до кількох перших онлайн-презентацій спочатку займає чимало часу, проте далі приготування йдуть швидше. Підлаштовуйте презентацію під конкретну компанію чи співрозмовника та ефективно використовуйте відведений час.

Часті питання про онлайн презентації