EventMB, ведущий онлайн-ресурс для event маркетологов по всему миру, в 2018 году опубликовал результаты одного из проведенных исследований.

Конечно, полученная статистика не отобразила полную картину продвижения ивентов, однако дала хорошую почву для размышлений. Так, согласно проведенному опросу, 74% организаторов мероприятий назвали социальные сети наиболее эффективным инструментом для event маркетинга. На второе место попал email маркетинг — 66%, а третье занял собственный сайт — 60%. Современная аудитория очень требовательна в вопросах предложений и достаточно подкована в приемах рассылки рекламы.

Рассылки это наше ВСЕ!

Казалось, выбираешь подходящий для бизнеса инструмент и успех ивента гарантирован, но не все так просто. Лишнее письмо может привести к жалобам на спам, а упущенное напоминание о мероприятии — к потере аудитории. Хотите знать, как подогревать клиентов и вести их от ивента к ивенту? Ответы прямо перед вами.

Когда и как анонсировать мероприятие

Время начала подготовки ивента играет огромную роль. Чтобы успеть собрать контакты, подогреть интерес аудитории и не позволить ей забыть о событии, важно учесть ряд факторов. Например, формат мероприятия — онлайн или офлайн, тип ивента — платное бесплатное, масштаб. Основываясь на богатой практике, ивент-маркетологи рекомендуют следующие сроки:

• если вы организовываете бесплатное онлайн-мероприятие, то собирать контакты следует за 2-2,5 недели;
• для бесплатных офлайн-мероприятий время стоит увеличить до 3-3,5 недель;
• собирать контакты для платных онлайн и офлайн ивентов лучше начинать за несколько месяцев, в зависимости от масштаба;
• если речь идет о подготовке условно платного мероприятия, то начинать следует за 2-2,5 недели. Условно платные ивенты — это события, участие в которых бесплатное, но предполагается плата за еду или кофе, аренду зала и так далее.

Чтобы привлечь участников ивента, используйте несколько каналов. Например, разместите анонс события и форму подписки на сайте, добавьте мероприятие в Facebook, сделайте рассылку заинтересованным клиентам, с которыми взаимодействовали ранее.

Вот как в email рассылках анонсирует мероприятия компания WebPromoExpert. Вся информация структурирована и отвечает на ключевые вопросы подписчиков: Кто? Что? Когда? Где? Для кого? Как попасть?

Помните, для сбора контактов хорошо использовать разные каналы, однако фиксировать итоги необходимо в одной системе. Так, вы сможете вести точный учет аудитории и вовремя закроете регистрацию.

При выборе платформы для вебинара обязательно обратите внимание на количество мест. Если участников будет больше, то система их просто не пустит в вебинарную комнату. Сегодня многие организаторы вебинаров предпочитают YouTube. Во-первых, это бесплатно, а во-вторых нет ограничения в количестве мест. Но у площадки есть и ряд недостатков. Подробнее о плюсах и минусах YouTube можно почитать здесь.

Посмотрите, как WebPromoExpert анонсирует ивенты на своем сайте. Информация изложена кратко и по существу. В конце анонса добавлена видимая кнопка призыва к действию:

Как написать анонс мероприятия

1. Создайте цепляющий заголовок, который будет полностью отображать суть события. Тема должна быть актуальной для целевой аудитории.

2. Коротко представьте спикера и вместе с тем подчеркните его экспертность в конкретной области.

3. Укажите дату, место проведения и программу мероприятия. Расскажите о темах, которые будут раскрыты и о том, что человеку даст участие в ивенте. Главное, пишите коротко и информативно.

4. Ограничьте целевую аудиторию, например, добавьте небольшой блок о том, кому будет полезно данное событие и на кого оно ориентировано: новичок или опытный специалист. А еще, подчеркните преимущества участия в ивенте для профессионального роста. Такой подход привлечет внимание пользователей и поможет взаимодействовать только с заинтересованными пользователями.

5. Используйте четкий призыв к действию. Во-первых, он дает клиенту понять, что нужно сделать, а во вторых мотивирует к принятию решения «здесь и сейчас»‎.

Главное — делайте форму подписки максимально простой и используйте double opt-in, что поможет избежать попадания в список рассылки недействительных адресов. В SendPulse можно бесплатно создать форму подписки и настроить ее в соответствии со стилем бренда всего за 10-15 мин.

А если ивент платный, обязательно отправьте клиенту транзакционное письмо. Так он будет спокоен, что платеж прошел и билет куплен.

Как подогревать интерес к бесплатным мероприятиям

Если вы организовываете платный ивент, то маловероятно, что участники забудут прийти. А вот с бесплатными ивентами все иначе. Поэтому, независимо от формата мероприятия — онлайн или офлайн, интерес аудитории необходимо регулярно подогревать. Вот несколько методов, которые не позволят про вас забыть.

Создайте мероприятие в Facebook

Во-первых — это третий сайт в мире по посещаемости, а во-вторых, Facebook отправляет участникам ивента дополнительное напоминание.

Делайте посты о спикерах в соцсетях

Познакомьте посетителей с ними, расскажите об их сильных сторонах. Добавьте информацию о них прямо в ленту мероприятия Facebook. Если есть возможность — запишите небольшое интервью, где спикеры расскажут о фишках, которыми поделятся на мероприятии. Такой подход мотивирует и повышает ценность ивента.

Взгляните, как легко это делать:

Инициируйте рассылку в мессенджерах

Это может быть канал в Telegram, Facebook Messenger и так далее. Чат-бот — уникальный инструмент для построения взаимоотношений с клиентами и повышения лояльности. С его помощью можно информировать аудиторию об ивентах, делать напоминания незадолго до мероприятия, получать обратную связь и многое другое. Воспользуйтесь руководством по созданию чат-бота, чтобы сделать его самостоятельно с помощью сервиса SendPulse.

Вот, как использует рассылку в Facebook Messenger компания Rockets. В этом сообщении ивент-агентство знакомит аудиторию с одной из своих услуг и предлагает посмотреть реальный кейс готового мероприятия:

Используйте несколько каналов в связке

Например, запустите email кампанию, чтобы анонсировать мероприятие, подогрейте интерес аудитории с помощью постов в социальных сетях или рассылки в мессенджерах. А в день события напомните о встрече в письме и, если это онлайн-мероприятие, за час до начала отправьте web push уведомление. Такой подход помогает привлечь на ивент больше людей.

Как делать email рассылки для платных мероприятий

Люди не любят, когда им продают, они предпочитают покупать сами. Поэтому, компании сегодня борются не за низкие цены, а за внимание и лояльность аудитории. Клиент должен почувствовать, что совершает выгодную сделку — только тогда он купит. Для этого важно разрабатывать оригинальные форматы ивентов, приглашать спикеров, которые являются практиками в своей области, а еще тщательно подходить к выбору даты, времени и локации. При этом, не забывайте подключать к охвату аудитории наиболее подходящие каналы.

Допустим, человек увидел анонс мероприятия, заинтересовался и купил билет. Давайте посмотрим, как с помощью email маркетинга повысить лояльность клиента.

Первый пример триггерной email цепочки

1. Сразу после покупки отправьте транзакционное письмо. Поблагодарите клиента за покупку и сообщите ему, что оплата прошла. Дополнительно можете поделиться полезной информацией, например, расскажите, где можно встретить спикера до ивента, что с собой брать, как добраться и так далее.

2. Если ивент длится несколько дней, ведите репортаж с места событий. Присылайте в письме фото-, видеоотчет и отзывы участников после каждого дня мероприятия — это поможет подогреть интерес аудитории, а еще послужит отличной рекламой для соцсетей, особенно если вы придумаете для ивента соответствующие хэштеги. Ведь люди любят отмечать себя на фото и делиться ими на разных площадках.

3. Обязательно сделайте короткий опрос после мероприятия. Так, вы получите обратную связь, соберете новые отзывы и увидите, что следует улучшить. Дополнительно можно задать вопрос о том, какие подобные мероприятия хотелось бы посетить в будущем. Это поможет узнать, что интересует людей больше всего.

4. Делайте подарки и специальные предложения. Если у вас есть полезные видео от спикеров, чек-листы, ваучеры — используйте это в письмах. Так, вы повысите ценность участия в ваших ивентах.

5. Предложите посетить следующие мероприятия. Делайте релевантные предложения на основании интересов клиента. Если у вас уже есть план будущих мероприятий, отправьте рассылку с анонсом и пригласите людей посетить ивент.

Такой подход подарит клиенту положительный опыт и поможет вам поддержать с ним связь в будущем.

Второй пример триггерной email цепочки

Однако, не всегда общение с клиентом начинается после покупки. Довольно часто триггером выступает подписка на сайте. Вот как можно с помощью email маркетинга плавно подвести клиента к посещению мероприятия.

1. Отправьте приветственное письмо. Познакомьтесь с новым подписчиком, расскажите ему, чем можете быть полезны, как часто будете отправлять письма и так далее.

2. Сегментируйте подписчиков. Если в форме подписки вы не использовали этот инструмент, то предложите аудитории выбрать интересующие темы и мероприятия. Так, вы сможете отправлять более релевантный контент и избежите рассылки неактуальных предложений.

3. Предложите раннее бронирование. На основании выбора клиентов порекомендуйте раннюю бронь билета. Предложите выгодный оффер, например, билет на закрытую встречу. Посмотрите, как это сделал проект Суперлюди:

4. Подогрейте интерес. Незадолго до мероприятия пришлите эксклюзивное интервью со спикером. Приоткройте занавес, расскажите о фишках ивента, постарайтесь заинтриговать свою аудиторию. А в конце обязательно используйте призыв к действию. Вот, как это делает компания Genius Marketing:

5. Убедите с помощью отзывов. Если после предыдущего письма человек не купил билет, используйте тяжелую артиллерию. Поделитесь отзывами людей после прошлых мероприятий и покажите, как они ждут следующего. Вы можете использовать отзывы из социальных сетей и подавать их прямо в письме. Посмотрите, как использует такой прием образовательный центр Advance:

Как автоматизировать рассылки

SendPulse позволяет настроить автоматические рассылки с помощью сервиса триггерных рассылок. Система отправляет первое письмо цепочки по событию-триггеру — это может быть подписка, регистрация или событие к особой дате. Используйте этот инструмент, чтобы комбинировать email, SMS, web push и охватывать больше аудитории. Он помогает сегментировать данные, подсчитывать конверсию и отслеживать путь подписчика.

Как отправить триггерную рассылку

Войдите в аккаунт SendPulse, выберите вкладку «Авторассылки»‎ и нажмите на «Automation 360». Если вас еще нет в системе — зарегистрируйтесь.

Укажите общую информацию: название, адрес, дни рассылки, время и так далее.

Выберите «Особую дату»

В панели справа выберите адресную книгу и необходимую переменную. В данном случае, переменная указывает на дату ивента. Добавить кастомное событие и переменную нужно с помощью Менеджера событий. Далее выберите пункт «При наступлении даты из переменной» или «В каждый год (месяц и день)», если будете проводить ивент ежегодно. Установите время, через которое должно быть отправлено письмо после события-триггера. Например, транзакционные письма лучше отправлять сразу.

Создайте первое письмо. В меню слева выберите элемент «email» и перетащите его под блок «Старт серии». Затем кликните «Выбрать шаблон» и отредактируйте его.

Теперь создайте второе письмо к особой дате, которое придет после первого. В зависимости от целей и частоты рассылки установите время отправки. Это может быть несколько часов или даже дней. При необходимости вы можете объединить в цепочке email, SMS, web push.

Сохраните настройки. Теперь цепочка писем к особой дате готова, можете ее запускать.

Рекомендации

• Для сбора контактов на сайте используйте двухэтапную подписку. Так вы будете взаимодействовать только с заинтересованной аудиторией и избежите попадания в список рассылки неработающих адресов.
• Сегментируйте аудиторию на этапе подписки. Если вы регулярно организовываете разные ивенты, задавайте клиентам дополнительные вопросы. Это поможет в дальнейшем делать более релевантные предложения.
• Используйте разные каналы. Применяйте мессенджеры, социальные сети, email рассылки и другое. Старайтесь охватить как можно больше пользователей. Однако помните, у клиентов не должно сложиться впечатление, что их преследуют. Избегайте навязчивости.
• Автоматизируйте рассылки и комбинируйте email, SMS, web push. Отправляйте триггерные цепочки для повышения эффективности кампаний.
• Подогревайте аудиторию, чтобы повысить ценность мероприятия. Рассказывайте о спикерах, присылайте видео с предыдущих ивентов, показывайте отзывы и так далее.
• Делайте видео и фото — люди смогут ими делиться и рекламировать ивент в соцсетях.
• Продавайте записи мероприятия — это популярный и действенный способ охватить тех, кто не смог прийти или посмотреть вебинар. Например, сделайте рассылку в мессенджере или отправьте письмо по email с фрагментом видеозаписи. Если человека заинтересует тема, подача материала и спикер, он обязательно перейдет по ссылке, чтобы узнать, как получить доступ и посмотреть видео полностью.

Экспериментируйте, выстраивайте те цепочки рассылок, которые будут работать лучше всего для вашего бизнеса. Предоставьте людям веские аргументы, почему стоит посетить ивент и поверьте, они обратят на вас внимание.