Jest wiele powodów, przez które Twoje zaproszenie na webinar lub inną listę mailingową może zostać oznaczone jako spam.
Jak uniknąć folderu SPAM
Jak uniknąć spamowania, sześć kluczowych porad
Mogą to być na przykład słowa kluczowe objęte filtrem spamu, nieprawidłowy kod HTML lub po prostu nieprawidłowo skonfigurowana skrzynka odbiorcza e-mail. Przyjrzyjmy się głównym powodom, przez które Twoje e-maile trafiają do spamu.
Wiadomości mailowe oznaczone jako SPAM
Nie będziesz uważany za spamera, jeśli przestrzegasz zasad. To proste, po pierwsze unikaj spamowania tą samą treścią w każdym mailu. W ten sposób zminimalizujesz ryzyko oznaczenia Twoich wiadomości jako spam.
Korzystanie z tych samych treści w newsletterach przez dłuższy okres czasu może doprowadzić do tego, że zaczną trafiać do folderu SPAM. Chociaż może Ci się udać uniknąć tego w danym tygodniu, nie możesz być pewien, że tak będzie zawsze. Możesz także narazić się na ryzyko zgłoszenia, jeśli dwukrotnie wyślesz taką samą treść w mailach. Warto pamiętać, że niezależnie od tego, czy to celowe działanie, czy też wynika z niedopatrzenia, takie zgłoszenia mogą negatywnie wpłynąć na opinię Twojej organizacji. Nawet niewielka liczba przypadkowych zgłoszeń może spowodować, że usługi pocztowe, takie jak Gmail, zaczną blokować Twój serwer z powodu wysokiej liczby zgłoszeń spamu.
Nie martw się jednak zbytnio. Chociaż sytuacja na pierwszy rzut oka wydaje się złożona, nie jest to aż tak tragiczne. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak uniknąć działań, które prowadzą do zgłoszeń spamu.
Jeśli Twoja organizacja zajmuje się wysyłką mailingową i zmaga się z takimi skargami od użytkowników, jest to ryzyko, które musisz uwzględnić. Chętnie Ci w tym pomożemy.
Kilka słów o polityce usług pocztowych
Dostawcy poczty stale analizują dane o spamie, zgłoszeniach i zachowaniu swoich użytkowników. Dzięki temu błyskawicznie reagują na niechcianych i natrętnych reklamodawców. Skrzynki mailowe codziennie zalewa ogromna liczba wiadomości, co wielu z nas utrudnia komfortowe korzystanie z poczty. To spore utrudnienie, ponieważ nie ma możliwości, aby takiej skrzynki nie posiadać. W pracy jest ona niezbędna.
Polityka usług pocztowych bywa bezlitosna, bo dostawca jest tu jednocześnie sędzią i wykonawcą wyroku. Gdy na Twój serwer wpłynie skarga, to Ty musisz udowodnić, że wysyłka nie była spamem, inaczej kara jest nieunikniona.
Twórcy skrzynek pocztowych mają na celu utrzymanie w nich porządku. Wymaga to sporo pracy, dlatego też nie ma możliwości, aby każdy przypadek analizować indywidualnie. Co to oznacza? Adresy mailowe, na które odbywa się wysyłka mailingowa, tworzą jedną bazę danych. Musisz więc udowodnić obsłudze serwisów pocztowych, że zgłoszenia Twoich maili są po prostu pomyłką. Naprawdę warto to zrobić, bo z pewnością wiesz, jak ważne jest tworzenie newsletterów i innych maili. Jest to skuteczna forma marketingu. Wobec tego Twoim priorytetem powinno być zrobienie wszystkiego, aby maile od Twojej firmy trafiały prosto do skrzynki odbiorczej. Niestety, nawet wykupienie listy adresów lub ich wynajęcie nie ochroni Cię przed przenoszeniem Twoich maili do SPAMu. Wszystko to może budzić niepokój, bo łatwo pomyśleć, że cokolwiek zrobisz, wiadomości i tak trafią do folderu SPAM. Spokojnie, mamy kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Ci zmniejszyć to ryzyko.
„Skarga dotycząca spamu” w prostym języku
Odbiorcy newsletterów codziennie wrzucają ogromne ilości wiadomości do SPAMu, używając ledwie kilku przycisków (czasem nawet jednego). Często nie zdają sobie sprawy z tego, że tym jednym działaniem wywołali reakcję łańcuchową. Co to znaczy? Reklamacja zostanie rozpatrzona, a to może dla Ciebie oznaczać kłopoty. Wielu użytkowników wybiera opcję oznaczania jako spam, bo to najprostszy sposób na pozbycie się natrętnych wiadomości. Gdy to zrobią, wszystkie kolejne maile od oznaczonego nadawcy zostaną zablokowane, a informacja o zgłoszeniu trafia do serwisu pocztowego, który obsługuje Twoją wysyłkę.
Często taka informacja o reklamacji jest przedstawiana w zwięzłej wiadomości. Dla serwisu pocztowego ważne jest to, abyś nie mógł znaleźć osoby, która złożyła skargę na Twój newsletter. Zamiast szukać tej osoby, przejrzyj więc całą listę i sprawdź, do kogo w ogóle wysyłasz. Jeśli nie podejmiesz żadnych działań, wszystkie maile od Twojej firmy do zgłaszającego odbiorcy będą blokowane. Dodatkowo, jeśli reklamacje będą się powtarzać, i to od różnych odbiorców, serwis ma prawo do ograniczenia czy zablokowania Twojego konta.
Systemu nie da się oszukać, ponieważ wszystkie zgłoszenia użytkowników są dokładnie sprawdzane i zawsze brane pod uwagę. Nie tylko przez filtry, ale także przez specjalistów, którzy mogą manualnie zatwierdzić zablokowanie klienta, którego uważają za niewiarygodnego.
Jakie są główne przyczyny ścigania SPAMu?
Zastanawiasz się pewnie, jak to możliwe. Robisz wszystko zgodnie z zasadami, nie wysyłasz natrętnych wiadomości, dbasz o ich treść i oprawę graficzną, a mimo to ciągle jesteś zgłaszany.
Jak powiedzieliśmy powyżej, użytkownicy mogą omyłkowo oznaczyć Twoje wiadomości jako SPAM. Jest też druga możliwość, czyli że sam popełniasz jeden z wymienionych niżej błędów.
- Regularnie odnawiaj zgodę na wysyłkę. Ktoś, kto wyraził ją miesiąc temu, dziś może już nie chcieć Twoich wiadomości i wtedy oznaczy newsletter jako spam.
- Nawet jeśli kupujesz nową bazę adresów, upewnij się, że odbiorcy wyrazili zgodę na taką wysyłkę. Jeśli nie są zainteresowani, a maile przychodzą nieustannie, w końcu oznaczą je jako SPAM.
- Nie zbieraj adresów na własną rękę. To bardzo częsty błąd, bo wiele firm dodaje do swoich baz adresy e-mail znalezione na wizytówkach, w życiorysach lub w innych miejscach. Takie adresy są zazwyczaj prywatne i nie są przeznaczone do celów komercyjnych. W rezultacie istnieje duże prawdopodobieństwo, że odbiorca nie będzie chciał otrzymywać na swoją prywatną skrzynkę wiadomości o charakterze reklamowym, co może spowodować, że oznaczy je jako SPAM.
Podsumowując, największym problemem, z jakim może borykać się Twoja firma, jest brak zgody na wysyłanie mailingu do potencjalnych klientów. Zgoda odbiorcy zaoszczędzi Twój czas i zapobiegnie blokowaniu.
Czy istnieje sposób na zapobieganie reklamacjom?
Przede wszystkim, o czym już wspominaliśmy, pamiętaj, aby wysłać potwierdzenie, że odbiorca zgadza się na otrzymywanie wiadomości e-mail. W przeciwnym wypadku przygotuj się na to, że folder „spam” stanie się stałym miejscem przechowywania Twoich maili. W każdym razie tych, które zdążą dotrzeć do odbiorców, zanim Twoja skrzynka pocztowa zostanie zablokowana. Czy to wszystko? Jeszcze nie. Istnieje kilka sztuczek, które mogą pomóc Ci w uniknięciu zgłaszania SPAMu.
- Zaangażuj swoich klientów i wzbudź ich ciekawość. Jeśli to zrobisz, nie będziesz musiał ich przekonywać do zapisania się na newsletter, ponieważ sami zechcą to zrobić.
- Nie korzystaj z danych podanych Ci na inne potrzeby niż wysyłka newsletterów. Odbiorca może poczuć się oszukany i nagabywany, co może spowodować zgłoszenie maili od Twojej firmy jako SPAM.
- Najlepiej sprawdza się budowanie własnej listy kontaktów. Kupowanie baz często prowadzi do tego, że odbiorcy nie są zainteresowani i traktują wiadomości jak kolejne, mało wartościowe reklamy, a stąd już tylko krok do zgłoszenia spamu. Upewniaj się, że wysyłasz maile tym, którzy naprawdę tego chcą. Być może będzie ich mniej, jednak liczy się jakość, a nie ilość.
- Zadbaj o to, żeby w każdym z maili pojawił się przycisk „Wypisz się z newslettera”. To sprawi, że odbiorca nie będzie musiał oznaczać wiadomości jako SPAM, a dodatkowo jest to z Twojej strony uczciwe i przejrzyste. Jeśli ktoś chce się wypisać, niech zrobi to w sposób, który Ci nie zaszkodzi.
- Pamiętaj, jak ważny jest wygląd i estetyka newslettera. Jego dopracowanie, zarówno jeśli chodzi o treść, jak i wygląd, zrobi lepsze wrażenie na odbiorcy, co zachęci go do subskrypcji newslettera.
- Bądź otwarty i jasno przedstaw warunki wysyłki. Napisz, jak długo będzie trwał mailing, o czym będzie oraz jaki charakter będą miały wiadomości. Nie obiecuj niczego, czego newsletter naprawdę nie zawiera. Nie informuj, że nie będzie reklam, jeśli planujesz je w nim umieszczać.
Jak poprawnie wysłać zaproszenia na webinary?
Oprócz podanych wyżej wskazówek, mamy dla Ciebie jeszcze kilka innych rad.
Jeśli korzystasz ze wbudowanej usługi mailingowej na platformie webinarowej, zwróć uwagę na formatowanie.
- Zmieniając logo platformy na własne, użyj tego samego rozmiaru logo.
- Jeśli Twój podpis będzie zbyt długi lub użyjesz słów uruchamiających filtry antyspamowe, może on zostać oznaczony jako SPAM.
- Lepiej używać linków bez skrótów.
- Jeśli treść listu napisałeś po polsku, a podpis został na przykład po angielsku, to również bywa powodem zgłoszenia maila jako SPAM.
Podobnie jak w każdej innej formie marketingu, w e-mail marketingu wiele może się nie udać, a najgorszym scenariuszem jest wpadnięcie do folderu SPAM.
Znasz już najczęstsze powody, dla których Twoje e-maile tam trafiają, więc możesz zacząć optymalizować swoją kampanię.
Sprawdź przy okazji, jak działają powiadomienia e-mail w MyOwnConference, zakładając darmowe konto.
Podsumowanie
Na zakończenie warto podkreślić, że każdy etap wysyłki mailingu ma znaczenie. Ważne jest uzyskanie jasnej zgody odbiorcy oraz przygotowanie dopasowanej i angażującej treści, a także zadbanie o techniczną poprawność formatu i umożliwienie wypisania się z subskrypcji. Wszystkie te elementy wspólnie wpływają na to, czy Twoje wiadomości trafią do skrzynki odbiorczej albo zostaną oznaczone jako spam. Świadome podejście i konsekwentne stosowanie powyższych zaleceń w dużym stopniu ograniczają ryzyko zaklasyfikowania wiadomości jako SPAM, a przy okazji zwiększają skuteczność całej komunikacji mailowej.
Pytania i odpowiedzi
Dlaczego moje maile nadal trafiają do spamu?
Główną przyczyną jest wysyłka na bazę odbiorców bez ich wyraźnej zgody lub użycie adresu, który nie jest uwierzytelniony przez domenę. Jeżeli nie zadbasz o prawidłowe nagłówki, rekordy SPF/DKIM lub adres nadawcy z własnej domeny, ryzykujesz, że wiadomości trafią do folderu spamu.
Jak mogę poprawić reputację nadawcy, żeby nie być traktowanym jako spam?
Musisz wysyłać treści tylko tym odbiorcom, którzy wyrazili zgodę na mailingi, pilnować wskaźników otwarć i kliknięć oraz usuwać nieaktywne adresy z bazy. Ważne jest, żeby odbiorcy mieli możliwość łatwego wypisania się, a Twoje wiadomości wyglądały profesjonalnie i były zgodne z prawem.
Czy formatowanie wiadomości ma wpływ na folder spam?
Tak. Jeżeli wiadomość zawiera dużo obrazów, mało tekstu albo małe błędy w kodzie HTML, może zostać uznana za spam przez filtry. Warto utrzymać dobry stosunek tekstu do grafiki i upewnić się, że kod jest poprawny.
Jakie słowa w temacie lub treści mogą zwiększyć ryzyko trafienia do spamu?
Wyrażenia typu „Za darmo”, „Kliknij tutaj!”, „Pilne” użyte wielokrotnie lub w całości pisane wielkimi literami mogą uruchomić filtry antyspamowe. Warto pisać tematy i treści naturalnie, unikając nadmiernego użycia wykrzykników lub wielkich liter.
Co zrobić, jeśli kupiłem bazę adresową i wysyłam maile masowo?
Kupowanie baz to złe rozwiązanie. Adresy mogą być nieaktualne lub niezainteresowane Twoimi wiadomościami, co zwiększa liczbę odrzuceń i zgłoszeń spamu. Lepiej budować bazę własną i pracować z odbiorcami, którzy faktycznie chcą otrzymywać Twoje maile.
