Jest wiele powodów, przez które Twoje zaproszenie na webinar lub inną listę mailingową może zostać oznaczone jako spam. Mogą to być na przykład słowa kluczowe objęte filtrem spamu, nieprawidłowy kod HTML lub po prostu nieprawidłowo skonfigurowana skrzynka odbiorcza e-mail. Przyjrzyjmy się głównym powodom, przez które Twoje e-maile trafiają do spamu.

Wiadomości mailowe oznaczone jako SPAM

Nie będziesz spamerem, jeśli nie złamiesz zasad. To proste: po pierwsze, nie wysyłaj zawsze tego samego maila. Wtedy możesz mieć pewność, że Twoje newslettery nie będą oznaczone jako spam.

Jeśli wysyłasz te same newslettery przez zbyt długi czas, może to spowodować, że zaczną one trafiać do SPAMU. Jeśli masz szczęście, to w tym tygodniu może się jeszcze udać i Twój mail tam nie trafi. Możesz być jednak pewien, że niebawem się to wydarzy. Istnieje również możliwość, że jeśli wyślesz dwa maile o takiej samej treści, to mogą one zostać zgłoszone. Nie musi to oznaczać, że Twoja firma wypadła z łask klienta, który jest już zmęczony natrętną korespondencją.

Wiele odbiorców zgłasza maile jako spam omyłkowo, próbując wypisać się ze źródła lub po prostu usunąć maila. Twój potencjalny klient po prostu klika „jakiś przycisk” w interfejsie swojej poczty, nie mając świadomości, co faktycznie robi. I voila – w ten sposób została zgłoszona skarga na twoją organizację. Nie ma znaczenia, jak to się stało: celowo lub przez zaniedbanie. Ważne jest to, że takie działania mogą wyrządzić znaczne szkody organizacji. Stanie się to wtedy, gdy Gmail (i podobne usługi pocztowe) zaczną blokować Twój serwer ze względu na dużą ilość zgłoszeń jako SPAM.

Nie załamuj się jednak — sytuacja, choć początkowo wygląda patowo, nie jest tak tragiczna. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak uniknąć działań, które prowadzą do zgłoszeń.

A jeśli Twoja organizacja zajmuje się taką wysyłką mailingową, to skargi od użytkowników są ryzykiem, z którym musisz się zmierzyć. Pomożemy Ci w tym.

Kilka słów o polityce usług pocztowych

Internet stale analizuje dane związane, między innymi, ze spamem, reklamacjami czy swoimi klientami. Dzięki temu usługi pocztowe są w stanie błyskawicznie reagować na niechciany i często natrętnych reklamodawców. Skrzynki mailowe codziennie zalewają są ogromne ilości wiadomości, co niejednokrotnie utrudnia wielu z nas komfortowe korzystanie z poczty. To spore utrudnienie, ponieważ nie ma możliwości, aby takiej skrzynki nie posiadać. W pracy jest ona niezbędna.

Polityka usług pocztowych jest bezlitosna: można powiedzieć, że są zarówno sędziami, jak i katami. Jeśli narzekasz na swój serwer, musiał udowodnić swoją niewinność w pozbawionej skrupułów wysyłce, aby nie dostać kary.

Twórcy skrzynek pocztowych mają na celu utrzymanie w nich porządku. Wymaga to sporo pracy, dlatego też nie ma możliwości, aby każdy przypadek analizować indywidualnie. Co to oznacza? Adresy mailowe, na które odbywa się wysyłka mailingowa, tworzą jedną bazę danych. Musisz więc postarać się udowodnić supportowi skrzynek pocztowych, że proces zgłaszania Twoich maili jest po prostu pomyłką. Naprawdę warto to zrobić: z pewnością wiesz, jak ważne jest tworzenie newsletterów i innych maili. Jest to skuteczna forma marketingu. Wobec tego Twoim priorytetem powinno być zrobienie wszystkiego, aby maile od Twojej firmy trafiały prosto do skrzynki odbiorczej. Niestety, nawet wykupienie listy adresów lub ich wynajęcie nie ochroni Cię przed przenoszeniem Twoich maili do SPAMu. Wszystko to może wzbudzać zaniepokojenie — niezależnie od tego, co robię, maile i tak będą trafiać do SPAMu? Bez obaw, mamy kilka wskazówek, co zrobić, żeby zminimalizować to zagrożenie.

„Skarga dotycząca spamu” w prostym języku

Odbiorcy newsletterów codziennie wrzucają ogromne ilości wiadomości do SPAMu, używając ledwie kilku przycisków (czasem nawet jednego). Często nie zdają sobie sprawy z tego, że tym jednym działaniem wywołali reakcję łańcuchową. Co to znaczy? Reklamacja zostanie rozpatrzona, a to może dla Ciebie oznaczać kłopoty. Wiele użytkowników wybiera opcję oznaczania jako spam dlatego, że jest to skuteczny sposób na pozbycie się mniej lub bardziej natrętnych wiadomości mailowych. Gdy to zrobią, wszystkie wiadomości od oznaczonego adresata zostaną zablokowane. Operator poczty przekazuje informację do serwisu pocztowego — w ten sposób trafią tam wszystkie dane dotyczące reklamacji. Przedstawiciele poczty zapoznają Cię z istotą problemu.

Często taka informacja o reklamacji jest przedstawiana w zwięzłej wiadomości. Dla serwisu pocztowego ważne jest to, abyś nie mógł znaleźć osoby, która złożyła skargę na Twój newsletter. Musisz się więc postarać, aby prześledzić, kto to mógł być. Jeśli to nie odkryjesz ani nie podejmiesz żadnych działań, wszystkie maile od Twojej firmy do zgłaszającego SPAM odbiorcy będą blokowane. Dodatkowo, jeśli reklamacje będą się powtarzać, i to od różnych odbiorców, serwis ma prawo do ograniczenia czy zablokowania Twojego konta.

Systemu nie da się oszukać — wszystkie zgłoszenia użytkowników są kontrolowane i brane pod uwagę. Nie tylko przez filtry, ale także przez specjalistów, którzy mogą manualnie zatwierdzić zablokowanie klienta, którego uważają za niewiarygodnego.

Jakie są główne przyczyny ścigania SPAMu?

Zastanawiasz się pewnie, jak to możliwe: robisz wszystko zgodnie z zasadami, nie wysyłasz natrętnych wiadomości, dbasz o ich treść i oprawę graficzną, więc dlaczego ciągle jesteś zgłaszany?

Jak powiedzieliśmy powyżej, użytkownicy mogą omyłkowo oznaczyć Twoje wiadomości jako SPAM. Jest jeszcze druga opcja — powinieneś zrobić sobie rachunek sumienia, aby mieć pewność, że nie popełniasz błędów podanych poniżej.

• Częściej pytaj o pozwolenie na wysyłkę newslettera. Ktoś, kto miesiąc temu wyraził zgodę na otrzymywanie newslettera, dziś może już nie chcieć ich otrzymywać. Wówczas oznaczy Twojego newslettera jako spam. Z tego powodu pamiętaj, aby częściej pytać o zgodę na wysyłkę newslettera;
• Nawet jeśli kupujesz nową bazę adresów, upewnij się, że odbiorcy wyrażają zgodę na wysyłkę newslettera. Jeśli nie są zainteresowani, a będą nieustannie otrzymywać maile, bez wątpienia w końcu oznaczą Twoje wiadomości jako SPAM.
• To bardzo częsty błąd — firmy dodają do swoich baz adresy mailowe znajdujące się na wizytówkach, życiorysach itd., co oznacza, że są to adresy prywatne, nieprzeznaczone do celów komercyjnych. Jest więc duże prawdopodobieństwo, że odbiorca nie będzie chciał mieć na swojej poczcie osobistej treści komercyjnych, co poskutkuje zgłoszeniem wiadomości do SPAMu.

Podsumowując, największym problemem, z jakim może borykać się Twoja firma, jest brak zgody na wysyłanie mailingu do potencjalnych klientów. Zgoda odbiorcy zaoszczędzi Twój czas i zapobiegnie blokowaniu.

Czy istnieje sposób na zapobieganie reklamacjom?

Po pierwsze — tak jak wspominaliśmy — pamiętaj o wysłaniu potwierdzenia zgody na wysyłkę mailową. W przeciwnym wypadku przygotuj się na to, że folder „spam” stanie się stałym miejscem przechowywania Twoich maili. W każdym razie tych, które zdążą dotrzeć do odbiorców, zanim Twoja skrzynka pocztowa zostanie zablokowana. Czy to wszystko? Jeszcze nie. Istnieje kilka sztuczek, które mogą pomóc Ci w uniknięciu zgłaszania SPAMu.

1. Angażuj swoich klientów. Zaciekawiaj ich. Dzięki temu nie będziesz musiał namawiać ich na newsletter — sami będą nim zainteresowani.
2. Nie korzystaj z danych podanych Ci na inne potrzeby niż wysyłka newsletterów. Odbiorca może poczuć się oszukany i nagabywany, co może spowodować zgłoszenie maili od Twojej firmy jako SPAM.
3. Najlepsze jest budowanie własnej listy kontaktów. Kupowanie baz często prowadzie do tego, że odbiorcy nie będą zainteresowani i potraktują wiadomości jako kolejne, mało wartościowe reklamy. Co to oznacza? Oczywiście SPAM. Upewniaj się, że wysyłasz maile tym, którzy naprawdę tego chcę. Być może będzie ich mniej, jednak liczy się jakość, a nie ilość.
4. Zadbaj o to, żeby w każdym z maili pojawił się przycisk “Wypisz się z newslettera”. To spowoduje, że odbiorca nie będzie musiał oznaczać SPAMu, a dodatkowe jest to z Twojej strony uczciwe i przejrzyste działanie. Jeśli ktoś chce się wypisać, niech zrobi to w sposób, który Ci nie zaszkodzi.
5. Pamiętaj, jak ważny jest dizajn i estetyka newslettera. Jego dopracowanie, zarówno jeśli chodzi o treść, jak i wygląd, zrobi lepsze wrażenie na odbiorcy, co zachęci go do subskrypcji newslettera.
6. Bądź transparentny: zaznacz, jakie są warunki przesyłki. Zawrzyj informacje o czasie trwania mailingu, jego temacie, charakterze maili. Nie obiecuj czegoś, co w newsletterze się nie pojawi. Nie zapowiadaj, że reklam nie będzie, jeśli zamierzasz je umieszczać.

Jak poprawnie wysłać zaproszenia na webinary?

Oprócz podanych wyżej wskazówek, mamy dla Ciebie jeszcze kilka innych rad.

Jeśli korzystasz ze wbudowanej usługi mailingowej na platformie webinarowej, zwróć uwagę na formatowanie.

• Zmieniając logo platformy na własne, użyj tego samego rozmiaru logo.
• Jeśli Twój podpis będzie zbyt długi lub użyjesz słów uruchamiających filtry antyspamowe, może on zostać oznaczony jako SPAM.
• Lepiej używać linków bez skrótów.
• Jeśli treść listu napisałeś po polsku, a podpis jest, na przykład po angielsku, może to być również powód zgłoszenia Twojego maila jako SPAM.

Podobnie jak w przypadku wszystkich form marketingu, w e-mail marketingu wiele może się nie udać. A najbardziej niefortunnym scenariuszem jest to, że list trafia do folderu SPAM.

Teraz gdy znasz już najczęstsze powody, dla których Twoje e-maile trafiają do spamu, możesz zacząć optymalizować kampanię e-mailową.

Możesz sprawdzić, jak działa newsletter w serwisie webinarowym MyOwnConference, rejestrując darmowe konto za pomocą tego linku.