Najlepsze dni na zaplanowanie i przeprowadzenie udanego webinaru to te, kiedy Twoi odbiorcy są naprawdę gotowi Cię wysłuchać. Żadnej zbędnej teorii. Tylko sprawdzone w praktyce wskazówki. Zaczynajmy.

Wiele firm i organizacji inwestuje mnóstwo czasu i środków w treść oraz oprawę wizualną swoich webinarów, zapominając przy tym, jak ogromne znaczenie ma odpowiednio dobrany termin. Wybór niewłaściwego dnia może sprawić, że cały wysiłek pójdzie na marne. Za to dobrze dobrany moment, nawet przy skromnej zawartości, potrafi przyciągnąć solidną grupę uczestników. Sprawdźmy więc, jak wybrać najlepszy czas na Twoje idealne wydarzenie online.

Które dni najlepiej wybrać na organizację webinaru?

To nie będzie kolejna porcja ogólnikowych porad z podręcznika. Przed Tobą konkretne obserwacje, przykłady z życia i garść danych. Wszystko po to, byś mógł świadomie planować webinary z myślą o swoich odbiorcach i podejmować trafne decyzje. Skorzystaj z tych wskazówek, by zwiększyć frekwencję, zaangażowanie i ogólny efekt swoich wydarzeń online.

Które dni tygodnia sprawdzają się najlepiej?

Poniedziałek to zmęczenie po weekendzie, środa to presja terminów, a piątek kojarzy się już z końcem tygodnia. Wszystko to wpływa na to, jak odbierane są webinary. Na tym tle wtorek i czwartek okazują się najbardziej efektywne. To dni, kiedy większość osób weszła już w rytm pracy, ale nie jest jeszcze zmęczona psychicznie ani fizycznie. Właśnie wtedy uczestnicy chętniej dołączają i zostają do końca spotkania.

Dlaczego wtorek i czwartek przynoszą lepsze rezultaty?

We wtorek ludzie mają już uporządkowaną skrzynkę mailową, zaplanowany tydzień i są gotowi na nowe informacje. W czwartek większość zadań jest już na dobrej drodze, a weekend zbliża się wielkimi krokami. Z psychologicznego punktu widzenia ten dzień „ciąży mniej”, szczególnie jeśli webinar odbywa się w południe.

Spójrzmy na dane. Według naszych wewnętrznych statystyk, webinary prowadzone we wtorki mają aż 12% wyższą frekwencję niż te organizowane w poniedziałki. Czwartek wypada jeszcze lepiej w porównaniu do środy. Jeśli chcesz się o tym przekonać w praktyce, zaplanuj webinar i wyślij zaproszenia we wtorek, a potem obserwuj reakcje odbiorców, szczególnie zwracając uwagę na wskaźniki otwarć i zapisów.

Co robić, gdy wtorek i czwartek są już przepełnione?

Jeśli większość firm wybiera te same dni, pojawia się problem nakładania wydarzeń. To szczególnie częste zjawisko w branżach takich jak marketing czy HR, gdzie webinary odbywają się bardzo często. W takich przypadkach warto rozważyć alternatywne terminy.

Poniedziałkowy poranek dobrze sprawdza się w przypadku spotkań wewnętrznych lub sesji analitycznych. Jeśli Twoją grupą docelową są specjaliści lub menedżerowie, początek tygodnia może być świetnym momentem na webinar.

Piątek w ciągu dnia również może przynieść dobre efekty, zwłaszcza wtedy, gdy webinar koncentruje się na prezentacji produktu albo stanowi zakończenie cyklu szkoleniowego. Właśnie w ten sposób działają firmy B2B, takie jak Wrike czy Notion.

Która pora dnia jest najskuteczniejsza na webinar?

Poranne webinary zazwyczaj nie przynoszą najlepszych rezultatów. Uczestnicy mają wtedy zbyt wiele na głowie, ponieważ sprawdzają maile, biorą udział w spotkaniach lub dopiero wchodzą w rytm pracy. Wieczory też nie są idealne. Po całym dniu obowiązków trudno się skupić i przyswajać nowe informacje, szczególnie gdy temat wymaga zaangażowania. Dlatego właśnie południe to najlepszy moment na organizację webinaru.

Dlaczego sesje w południe działają najlepiej?

Między godziną 11:00 a 15:00 wielu profesjonalistów ma chwilę oddechu, ponieważ poranne spotkania już się zakończyły, a popołudniowy natłok zadań jeszcze się nie zaczął. Z naszych danych wynika, że około 60% wszystkich wejść do pokoju webinarowego przypada właśnie na ten przedział czasowy.

Jeśli Twoi odbiorcy są z Londynu, Berlina lub działają w sektorze B2B, optymalny czas na webinar to między 12:30 a 14:00. W przypadku zachodnich rynków (np. połączenie Berlina i Nowego Jorku) warto przesunąć start bliżej godziny 14:00 czasu berlińskiego, aby dopasować się do różnych stref czasowych i objąć zarówno wschód, jak i zachód.

Jak dostosować godzinę do swojej grupy docelowej?

Jeśli kierujesz swój webinar do studentów lub freelancerów, wieczór może okazać się lepszym wyborem. Te grupy funkcjonują w bardziej elastycznym trybie i nie mają sztywno ustalonych godzin pracy. Mimo to należy unikać zbyt późnych godzin, ponieważ po 19:00 zaangażowanie uczestników szybko spada.

Nasze wewnętrzne raporty pokazują, że największy odsetek osób ogląda cały webinar wtedy, gdy dołączają jeszcze przed jego rozpoczęciem. To oznacza, że sam wybór godziny nie wystarczy, ponieważ równie istotną rolę odgrywają odpowiednio zaplanowane przypomnienia. Najlepiej działają wiadomości e-mail wysyłane na godzinę oraz na 15 minut przed startem.

Dlaczego długość webinaru ma znaczenie

Nawet jeśli wybierzesz idealny termin, Twoi uczestnicy nie będą z Tobą przez całą sesję. Wielu opuszcza webinar już po 20 minutach. Jedni muszą wrócić do obowiązków, inni tracą zainteresowanie, a część dołącza z czystej ciekawości, nie planując zostać do końca. Dlatego tak ważne jest, aby starannie zaplanować czas trwania i utrzymywać zaangażowanie przez całą sesję.

Jak utrzymać uwagę od początku do końca

Z naszych obserwacji wynika, że średni czas oglądania webinaru to około 25 minut. Po tym czasie poziom zaangażowania zaczyna spadać. Aby temu zapobiec, warto zadbać o odpowiednią dynamikę prowadzenia spotkania.

Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie drugiego prelegenta, ponieważ taka zmiana wnosi nowy głos, odmienny styl wypowiedzi i tworzy wrażenie naturalnej rozmowy. Równie skuteczna okazuje się zmiana formatu prezentacji, polegająca na tym, że najpierw pokazujesz slajdy, a następnie przechodzisz do demonstracji lub zamiast teorii przedstawiasz konkretne przykłady z życia.

Krótkie materiały wideo i elementy interaktywne również świetnie się sprawdzają. Na przykład, ankieta w piątej minucie lub szybkie pytanie na czacie. Takie działania wzmacniają poczucie obecności i zaangażowania.

Jeśli Twój webinar trwa ponad 40 minut, koniecznie zastosuj wyraźne przejścia między częściami. Zapowiedz drugą część spotkania i zaproś do dalszego udziału tych, którzy rzeczywiście są zainteresowani. Dzięki temu odsiewasz przypadkowych widzów i zwiększasz jakość odbiorców, którzy zostają do końca.

Dlaczego warto wezwać do działania jeszcze w trakcie webinaru

Wiele firm wysyła po zakończeniu webinaru e-mail z ofertą, linkiem do rejestracji lub dostępem do wersji próbnej. Teoretycznie to ma sens. W praktyce jednak zaangażowanie gwałtownie spada już w ciągu kilku godzin po wydarzeniu. Uczestnicy zajmują się innymi sprawami i zapominają, czego dotyczył webinar.

Dlatego dużo skuteczniejsze jest przedstawienie oferty jeszcze podczas trwania spotkania. Pod koniec głównej części możesz pokazać przycisk rejestracji lub przesłać link na czacie. Nasza platforma webinarowa umożliwia to bez przerywania transmisji.

Jednym z najważniejszych momentów jest jasne zakomunikowanie kolejnego kroku przez prowadzącego. Może to być zapis na demo, dostęp do bonusu czy dołączenie do zamkniętej grupy. Takie działania domykają ścieżkę użytkownika i naturalnie prowadzą go do decyzji. Właśnie wtedy poziom zaangażowania osiąga swój szczyt, dlatego warto ten moment dobrze wykorzystać.

Jak testować i optymalizować harmonogram webinarów

Nawet jeśli udało Ci się znaleźć idealny dzień i godzinę, to nie oznacza, że format Twojego wydarzenia powinien pozostać niezmienny. Zachowania odbiorców ewoluują. To, co działało trzy miesiące temu, dziś może już nie przynosić takich rezultatów. Dlatego regularne testy i modyfikacje oparte na danych są absolutnie kluczowe.

Testowanie różnych dni i godzin

Czasem wystarczy zorganizować jedno spotkanie we wtorek, a kolejne w piątek, by zauważyć wyraźną różnicę w zaangażowaniu uczestników. Jeśli pracujesz z powracającą publicznością, spróbuj zmieniać godzinę rozpoczęcia i analizować kluczowe wskaźniki. Mogą to być m.in. średni czas oglądania, liczba zadanych pytań czy kliknięcia w przycisk call to action.

Przykład z życia, firma oferująca szkolenia z marketingu prowadziła webinary na naszej platformie o różnych porach dnia. Poranne sesje przyciągały więcej zapisów, ale to wieczorne przynosiły lepsze wyniki konwersji. Na podstawie tej obserwacji firma zaczęła dopasowywać treść do konkretnego celu spotkania.

Analiza zaangażowania w trakcie webinaru

Nasza platforma online umożliwia bieżące śledzenie aktywności uczestników. Widzisz dokładnie, kiedy ludzie opuszczają webinar, kiedy rozmowa na czacie nabiera tempa, a kiedy zainteresowanie spada. Te dane pomagają przeprojektować scenariusz spotkania. Jeśli zaangażowanie spada po piętnastej minucie, być może warto dodać więcej interakcji lub zmienić temat.

Porównywanie formatów w celu zwiększenia zaangażowania

Ten sam temat można przedstawić na wiele sposobów, na przykład jako wykład, wywiad lub dyskusję panelową. Warto przetestować różne formaty. Rozmowa z zaproszonym ekspertem może wygenerować większe zaangażowanie, nawet jeśli omawiany temat się nie zmienia.

Przykład, jeden z naszych klientów przeprowadził test porównawczy. Panel z udziałem trzech ekspertów wygenerował aż o 50% więcej pytań niż prezentacja solo na ten sam temat.

Automatyzacja działań po zakończeniu webinaru

Webinar nie kończy się w momencie wyłączenia kamery. Warto zadbać o kontakt z osobami, które opuściły spotkanie wcześniej lub w ogóle się nie pojawiły. Najprostsze rozwiązanie to zautomatyzowany e-mail wysyłany po wydarzeniu. Według naszych danych, takie wiadomości osiągają najlepsze wyniki, gdy trafiają do odbiorców po 24 godzinach od zakończenia sesji. Ten moment odbierany jest jako przyjazne przypomnienie, a nie nachalny mailing.

Podsumowanie

Jeśli planujesz webinar, nie zaczynaj od treści ani od oprawy graficznej. Zacznij od terminu. Dobrze dobrana pora może przyciągnąć więcej uczestników niż najlepsza kampania reklamowa.

Wybierz wtorek lub czwartek, zaplanuj sesję w okolicach południa, umieść wezwanie do działania w trakcie transmisji i nie bój się testować różnych formatów.

Twoi odbiorcy nie zawsze będą zachowywać się tak, jak się tego spodziewasz, jednak to ich reakcje najlepiej pokażą Ci, co działa, a co nie.

Analizuj dane i regularnie wprowadzaj poprawki. To właśnie odróżnia webinary, które się pamięta, od tych, o których nikt nie mówi.

Najczęściej zadawane pytania