„Jako szef działu sprzedaży często organizuję spotkania i prezentacje produktów. Jednak kiedy otrzymałem zlecenie na przeprowadzenie prezentacji online, poczułem ogromny stres. To zaproszenie od zaprzyjaźnionej firmy. Tym bardziej towarzyszyła mi presja bycia najlepszym, w końcu wystąpię w roli specjalisty, a ten tytuł zobowiązuje”.

Stres i ekscytacja, związane z otrzymaniem takiej propozycji są zrozumiałe. Początki z kamerą bywają trudne, a przez to nie jesteśmy naturalni na wystąpieniu. Jednak nie oszukujmy się, prawidłowa prezentacja online produktu lub usługi na wideokonferencji wpływa na wynik transakcji. Jeśli jesteś dobrze przygotowany do prezentacji, łatwo nawiążesz nić porozumienia z potencjalnym klientem. Jeśli przekonasz go, że z Twoją pomocą łatwiej zrealizuje cele, zwiększysz efektywność zespołu lub firmy.

Wbrew pozorom, przygotowania do prezentacji na żywo, a przygotowania do wideokonferencji nie różnią się diametralnie. Jednak wciąż istnieją pewne różnice, z którymi musisz się zmierzyć. Od czego rozpocząć przygotowania do prezentacji online produktu lub usługi? Co pomoże Ci, w zawarciu umowy z klientem? Dzisiaj przedstawimy najważniejsze wskazówki, które z pewnością pomogą Ci zaangażować klientów w prezentacjach produktów i zapewnić sprzedaż.

Poznaj niuanse produktu, który sprzedajesz

Aby wypaść profesjonalnie na prezentacji i przedstawić swoją propozycję z zyskiem, wcale nie musisz wiedzieć wszystkiego o produkcie. Ważne jest, aby poznać najważniejsze funkcje i zalety tego, co sprzedajesz. Wszystkie szczegóły przygotuj sobie na “ściągawce” i miej ją cały czas przy sobie. To duże ułatwienie w sytuacji, gdy na prezentacji, klient zadaje wiele pytań technicznych i chce poznać niuanse związane z użytkowaniem produktu. Nasza wskazówka:

“Kop głębiej” i dowiedz się o głównych funkcjach produktu.

Wyjaśniamy — jeśli robisz prezentację, opisanie wszystkich cech technicznych na oddzielnych slajdach najczęściej nie jest konieczne. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy taki mamy cel prezentacji. Natomiast wiedza na temat działania produktu zawsze jest konieczna! Jeśli ktoś powiedział Ci: „te slajdy są tylko dla ciebie, po prostu je przeczytaj”, to oznacza: przeczytaj i zapamiętaj! Na pewno nie chciałbyś sytuacji, w której klient pyta Cię o podstawowe funkcje jakiegoś urządzenia, a Ty nie będziesz znał odpowiedzi. Wykorzystuj wszystkie dostępne materiały i narzędzia, żeby być profesjonalnym i imponować wiedzą.

Poznaj klienta, któremu będziesz prezentował produkt

Na pewno spotkałeś się już z opinią, że podczas prezentacji musisz poświęcać czas nie tylko produktowi, ale także klientowi. W tym przypadku najważniejsze jest wcześniejsze przygotowanie. Musisz dowiedzieć się więcej nie tylko o swoim produkcie, ale także o potencjalnym kliencie. Zanim się z nim spotkasz, dowiedz się, kim jest. Czyli ważne jest nie tylko poznanie firmy, której będziesz przedstawiał swoją ofertę, ale także przedstawicieli, z którymi będziesz rozmawiał. W końcu to oni będą mieli znaczący wpływ na decyzje dotyczące waszej współpracy. Pamiętaj, że klienci są różni, dlatego dostosuj prezentację do ich potrzeb. Nie można za każdym razem korzystać z tej samej, “uniwersalnej”, prezentacji. Kierowanie takiej samej oferty do wszystkich, to kierowanie jej do nikogo!

Gdzie szukać informacji przed prezentacją?

Podstawą, od której powinieneś zacząć, jest sprawdzenie historii kontaktów z klientem. Być może ktoś z Twojej firmy już wcześniej z nim rozmawiał. Dowiedz się, jakiego typu jest klientem? Czego oczekuje? W jaki sposób z nim rozmawiać? Czy wcześniej coś kupił?

Możesz szukać podstawowych informacji o firmie w wyszukiwarkach: produkty, usługi, albo liczba pracowników. Jednak myślę, że to nie wystarczy, więc przyjrzyj się co najmniej kilku innym źródłom.

Jakie media społecznościowe są praktycznym “informatorem”?

LinkedIn, Facebook i Twitter. Przyjrzyj się najnowszym postom firmy i pracowników. Czego szukamy?

• Zmian, które miały miejsce w firmie;
• Kultury korporacyjnej firmy;
• Styl komunikacji z klientami.

Po co badać potencjalnego klienta przed prezentacją?

Wykorzystaj każdą okazję, aby przyjrzeć się temu, co dzieje się w firmie klienta. Wszystko to pomoże ci lepiej przeprowadzić prezentację online.

W idealnej sytuacji powinieneś mieć czas na przeanalizowanie, co dzieje się z konkurentami klienta. Działania konkurentów mogą znacząco wpłynąć na decyzję o współpracy. Znajdź największą lokalną oraz ogólnokrajową konkurencję Twojego potencjalnego klienta. Porównaj oferty tych firm i zobacz, czego może najbardziej potrzebować.

Poświęć kilka minut, aby przeczytać o aktualnej sytuacji w sektorze, w którym pracuje klient. Dowiesz się, jakie problemy może mieć, oraz jak pomóc mu je rozwiązać.

Informacje z mediów społecznościowych dadzą Ci znać, dla kogo będziesz robił prezentację. Zwłaszcza jeśli wideokonferencja będzie skierowana w główniej mierze do osoby, która podejmie decyzję o waszej współpracy.

Nie musisz poświęcać kilku tygodni na wyszukiwanie szczegółowych i prawdopodobnie niepotrzebnych informacji. Skup się na podstawowych informacjach zamieszczonych na profilu oraz ostatnich publikowanych postach. To wystarczy, żebyś zorientował się, w jaki sposób powinieneś zaplanować i przeprowadzić prezentację.

Jak znaleźć temat kursu online i zacząć przygotowywania? Poznaj praktyczne porady i osobiste doświadczenia

Dostosuj ofertę

Oczywiście nie możesz od razu pokazać klientowi, że wszystko o nim wiesz.

Nie należy również od razu reklamować produktu, bo to bardzo zniechęcające. Pokaż, że rozumiesz, jak rozwiązać konkretny problem, a na pewno szybciej zyskasz zaufanie klienta, niż nachalnie reklamując produkty.

I właśnie w tym momencie możesz subtelnie użyć informacji, które znalazłeś wcześniej. Dzięki temu zaprezentujesz cenną i przydatną ofertę dla potencjalnego klienta.

Pamiętaj, aby uzyskać odpowiedzi na następujące pytania.

1. Jakie wyzwania stoją przed potencjalnymi klientami?
2. Czy wiesz coś na temat problemów klienta?
3. Jakie zastosowanie Twojego produktu najlepiej rozwiąże problem tej firmy?
4. Czy wszystkie funkcje produktu są istotne dla potencjalnego klienta? Być może lepiej nie rozmawiać o niektórych.

Opowiadaj tylko o najważniejszych cechach danej funkcji. Nie zawsze konieczne jest opisanie działania tej funkcji. Ważne jest, abyś udowodnił klientowi, że produkt rozwiązuje problem, z którym mierzy się Twój klient. Czas to pieniądz, dlatego szanuj czas rozmówców — podczas prezentacji mów tylko o tym, co jest naprawdę ważne dla potencjalnego klienta.

Jak krok po kroku przygotować się do prezentacji online?

Rozpoczynamy etap, który jest obawą wielu prowadzących. Zupełnie niepotrzebnie, niżej przedstawiamy kroki, które musisz wykonać, żeby Twoja prezentacja była owocna i profesjonalna.

1. plan prezentacji
2. przygotowanie slajdów
3. Wybór usługi wideokonferencji
4. próba
5. potwierdzenie spotkania
6. idealne zabezpieczenie

Plan prezentacji online i slajdy

Napisz plan prezentacji. Zobacz, czy na pewno wpisałeś tam wszystkie punkty, które chcesz omówić. Nawet jeśli rozmowa zejdzie na inny temat, to z odpowiednio przygotowanym planem, łatwiej będzie ci wrócić do omawiania zaplanowanego celu.

Przygotuj chwytliwe slajdy. W naszym artykule opracowaliśmy listę popularnych programów do tworzenia prezentacji. Przestrzegaj prostych zasad, aby slajdy przyciągały uwagę rozmówców. Dodawaj zdjęcia, materiały wideo, infografiki i wykresy. Pamiętaj, żeby jedna teza znajdowała się na jednym slajdzie. Nie umieszczaj na slajdach zbyt dużo tekstu, wystarczą same hasła.

Wybór usługi wideokonferencji do prezentacji online

Wybierz najlepszą usługę wideokonferencji dla swojej prezentacji. Jeśli jest to krótkie spotkanie, być może wystarczy Ci darmowa wersja Skype’a. Jednak weź pod uwagę, że nawet jeśli zaplanujesz krótkie spotkanie, Twój klient może je znacznie wydłużyć. Wystarczy, że będzie zadawał wiele pytań i z 30-minutowej rozmowy, może nagle zająć Ci godzinę. Dlatego rozważ skorzystanie z profesjonalnych usług wideokonferencyjnych, jeśli planujesz prezentację:

• dla dużej liczby uczestników
• dla przedstawicieli z różnych biur
• chcesz zorganizować dyskusję
• chcesz skorzystać z zaawansowanych narzędzi do prezentacji online

Przeczytaj: Konferencje przy użyciu Skype for Business vs MyOwnConference

Techniczne aspekty przygotowania do prezentacji

Aby cała prezentacja wyglądała profesjonalnie, musisz wcześniej zadbać o szczegóły techniczne. Wybierz niezawodny program do wideokonferencji i zobacz, jak działają narzędzia potrzebne do prezentacji. Przetestuj każdą dostępną funkcję, żebyś później nie był niemile zaskoczony, jeśli podczas rozmowy pojawi się problem. Proponujemy wybór programów, które nie muszą być instalowane.

Sprawdź, jak działa sprzęt. W przypadku prezentacji produktu lub usługi lepiej jest włączyć kamerę. Dlatego ważne jest, aby wcześniej zwrócić uwagę na oświetlenie i wnętrze za Tobą. Zadbaj o jasne pomieszczenie i profesjonalne tło, bez rzeczy prywatnych w kadrze.

Nie jesteś specjalistą w dziedzinie kamer i mikrofonów do webinarów? Piszemy również o tym, jaki sprzęt wybrać do wideokonferencji i prezentacji online.

Nie zapomnij o kilku bardzo ważnych zadaniach. Musisz dokładnie skonfigurować wszystko, pobrać niezbędne slajdy, przygotować linki, przypomnienia. Zachęcamy, żebyś samodzielnie wszystko sprawdził. W związku z tym powinieneś przetestować program i upewnić się, że wszystko działa tak, jak powinno. Poproś o spotkanie testowe z jednym z twoich kolegów lub znajomych. Jeśli miałbyś jakiekolwiek problemy, możesz to zgłosić w okienku czatu z pracownikiem obsługi klienta.

Próba wideokonferencji

Przećwicz wystąpienie, a następnie nagraj prezentację testową. Przeanalizuj wideo i zmień te rzeczy, które nie były dla Ciebie odpowiednie.

Zachowaj ustaloną wcześniej sekwencję. Trzymaj się deklarowanego czasu, ponieważ Twoi rozmówcy po prezentacji mogą mieć zaplanowane kolejne spotkanie. Dlatego, jeśli zgodziłeś się spotkać na 40-minutowej prezentacji, zrób wszystko, co możliwe, aby mówić maksymalnie 25 minut. Resztę czasu zostaw na ewentualne pytania od klientów.

Dzień przed planowanym spotkaniem potwierdź je i upewnij się, że zarówno Ty, jak i rozmówca pamiętacie, o której godzinie macie się spotkać. Wykorzystaj tę rozmowę, aby dowiedzieć się, kto będzie uczestniczył w spotkaniu.

Sprawdź wszystko samodzielnie. Sprawdź, czy działają linki, zobacz jak wygląda pokój rozmów online od strony klienta. Poproś przedstawiciela klienta o wykonanie połączenia testowego i sprawdzenie sprzętu.

Upewnij się, że zaproszeni uczestnicy otrzymali linki do wejścia na konferencję wideo. To bardzo ważny etap, o którym łatwo wcześniej zapomnieć.

Zadbaj o zabezpieczenie od niespodziewanych sytuacjach

Zastanów się, co może pójść nie tak. Przygotuj kilka wariantów awaryjnych najbardziej prawdopodobnych sytuacji, które mogą okazać się problematyczne. Przykłady takich “awarii” znajdziesz niżej:

Nie możesz połączyć się z programem? Spróbuj połączyć się ponownie, ale oprócz tego, przygotuj program do tworzenia kopii zapasowej prezentacji. Jeśli nie przesłałeś slajdów, skorzystaj z funkcji udostępniania ekranu.

Klient przełożył termin spotkania? — napisz małą “ściągę”, aby przesłać profesjonalną odpowiedź w tej sprawie. Po tym możesz umówić się na inny termin.

Ostatnie przygotowania przed prezentacją online

Przetestuj wszystko jeszcze raz. Zobacz, jak wyświetlane są slajdy prezentacji. Upewnij się, że masz pod ręką niezbędne numery, dokumenty i linki. Pamiętaj, że lepiej sprawdzić wszystko trzy razy za dużo, niż raz za mało!

Sprawdź swoje połączenie internetowe i sprzęt.

Tuż przed prezentacją zamknij dodatkowe okna przeglądarki, komunikatory i inne programy, a także uporządkuj wszystko na pulpicie komputera. Zadbaj o to, żebyś nie musiał długo szukać potrzebnych materiałów. Jeśli chcesz pokazać niektóre strony w przeglądarce, pobierz je wcześniej i ułóż je w odpowiedniej kolejności. To samo dotyczy plików, których będziesz używać. Zbierz je w osobnym folderze, żebyś nie musiał otwierać po kolei wszystkich plików, w poszukiwaniu jednego.

Praktycznym ułatwieniem podczas prezentacji z wieloma uczestnikami jest telefonowanie do jednego z przedstawicieli 10 minut przed spotkaniem. Upewnisz się, że wszyscy są gotowi i tym samym unikniesz ewentualnych opóźnień.

Podsumowując

Dobrze przygotowana prezentacja zwiększa szanse na zawarcie umowy. Jeśli zaplanujesz wszystko w sposób profesjonalny, pokażesz potencjalnemu klientowi, że chcesz mu pomóc, a nie “wcisnąć” kolejny produkt. Możesz subtelnie pokazać, że wiele straci, jeśli nie skorzysta z Twojej oferty.

Przygotowanie się do pierwszych kilku prezentacji online zajmuje dużo czasu, ale dalsze przygotowania przebiegną szybciej. Wykorzystaj ten czas, żeby profesjonalnie przygotować się do roli prezentera i sprzedawcy. Opracuj szablon prezentacji, który potem jedynie dostosujesz do swoich kolejnych klientów.

Polecany wpis: Jak zamienić webinary w biznes?