Презентація підготовлена? Чудово! Аудіовізуальний матеріал підібраний? Теж добре. Якісне обладнання і платформа для вебінарів є. Але чогось не вистачає…

Вам необхідно зачепити учасника вітальною промовою, не дати йому нудьгувати в середині вебінару і правильно завершити онлайн-зустріч. Ні, танці з бубном тут не допоможуть. Стане в нагоді грамотний сценарій вебінару, без якого не обходиться жодна успішна онлайн-зустріч.

Ми пропонуємо для прикладу шаблон, який можна адаптувати як для модератора і одного спікера, так і для групи виступаючих.

До речі, ми радимо проводити будь-які онлайн-заходи з помічником. Особливо на початку знайомства з вебінарами. Домовтеся, хто займатиметься безпосередньо виступом, а хто буде вести переписку з учасниками, увімкне презентацію або відео у певний момент.

Повернімося до сценарію вебінара.

Сценарій успішного вебінару

Що собою являє сценарій онлайн-заходу?

Це заздалегідь підготовлений план, який містить вітальне слово, виступи усіх спікерів та завершальну промову. Тобто все те, що буде відбуватися на самому вебінарі.

Сценарій необхідно чітко структурувати, поділивши його на частини:

• вступ;
• основні тези, ключові виступи;
• заключна частина.

Продумайте можливість виникнення позаштатних ситуацій (суперечок, неполадок в устаткуванні та іншого). А також розпишіть приблизний план дій за цих форс-мажорів.

Отже, приблизний план готовий. Заходимо у вебінарну кімнату MyOwnConference (або на іншу зручну вам платформу, але куди вже зручніше нашого сервісу?!). Натискаємо кнопку запису, а потім — «Говорити».

Вступ

Модератор: Доброго дня! Вдячний всім за те, що ви знайшли час і прийшли на сьогоднішній вебінар. Мене звати [ім‘я модератора] і я [посада] в [назва компанії]. Організація, яку я представляю [назва], є сьогодні головним постачальником [яких послуг].

Тепер попрошу вас відповісти на питання, щоб ми могли зрозуміти, чи добре нас видно і чутно.

Запустіть опитування.

Додайте в сценарій додатковий час і підготуйте відповідь на той випадок, якщо виникнуть технічні неполадки.

Приклад повідомлення для учасників, які написали, що у них виникли технічні проблеми:

Якщо у вас виникли технічні проблеми, варто відповісти на кілька основних питань:

• Чи стабільне ваше інтернет-з‘єднання? Яка у вас швидкість підключення? Для комфортної участі вона повинна бути не менше 4 Мб/сек.
• Чи правильно підключені ваші навушники? Ви відрегулювали гучність у вебінарній кімнаті, на комп’ютері і колонках?
• Переконайтеся, що у фоновому режимі не працюють інші програми, які можуть блокувати перегляд вебінару: Skype, Viber, Teams і т. д.

Якщо у вас як і раніше виникають технічні проблеми, будь ласка, повідомте про них у техпідтримку сервісу вебінарів, щоб розв‘язати цю проблему якомога швидше.

Повідомлення для тих, у кого не виникло труднощів:

Чудово. Сьогодні ми представляємо «[назва]», про яку нам розповість [спікер].

А поки ми не почали, поговоримо про способи спілкування з нами на вебінарі. Якщо під час презентації у вас виникнуть будь-які питання, будь ласка, задавайте їх за допомогою кнопки «Задати питання».

Покажіть її на слайді.

Ми будемо відповідати на ваші питання під час коротких перерв між блоками презентацій і виступів, а в кінці (або середині) вебінару залишимо час для відповідей.

Після нашого онлайн-заходу ви отримаєте на свою електронну пошту всю інформацію, озвучену сьогодні. Також буде відправлено посилання на запис цього вебінару, який буде доступний протягом 3 днів.

А зараз ми можемо починати! Наш сьогоднішній спікер [деталі/біографія спікера, щоб підкреслити досвід і статус у сфері діяльності].

Слайд з фотографією і короткі факти про виступаючому.

Примітки до вступу

Ця частина виступу модератора має рекомендаційний характер. Ви можете змінювати її залежно від обставин, цілей і спрямованості онлайн-заходу. Важливо розуміти, що сценарій вебінару — гнучкий інструмент. Оскільки під час таких зустрічей часто виникають непередбачені обставини, до яких потрібно бути завжди готовим.

Основна частина: презентації, виступи

Спікер: Дякую, [Модератор]! Привіт, учасники вебінару! Чудово сьогодні поговорити з усіма вами про …

Спікеру, під час свого виступу і демонстрації презентації, необхідно кожні 10-15 хвилин робити невеликі паузи, щоб поговорити з учасниками вебінару, запитати або дати відповіді на їхні запитання.

Спікер: І сьогодні на цьому, мабуть, усе. Зараз у нас буде трохи часу, щоб відповісти на ваші запитання.

Питання і відповіді включайте в сценарій вебінару

Модератор: Дякую, [Спікер]! У нас вже є кілька питань. Нагадую, що ставити їх потрібно, натискаючи на спеціальну кнопку.

Озвучте питання. Якщо у вас кілька спікерів, пропонуйте їм відповідати по черзі.

Якщо ведучий не знає відповіді на питання:

Визнаю, що питання цікаве. Я не впевнений на 100% у відповіді, тому хотів би трохи вивчити цю тему, перш ніж пояснювати її. Будь ласка, залиште адресу своєї електронної пошти в особистому повідомленні, і я буду радий відповісти на це питання пізніше.

Модератор: Схоже, ми змогли відповісти на всі питання. [Спікер], чи є ще щось, про що б ви хотіли згадати?

Спікер: Ні, здається нічого важливого ми не упустили! Дякую всім …

Примітки до основної частини

У ключових виступах не забудьте вказати приблизний таймлайн доповідей ваших спікерів.

Модератор може також включатися в дискусію. Тим самим регулювати загальний настрій: підбадьорювати аудиторію, якщо лекція перевантажена сухою інформацією. Або не давати розгорітися неконтрольованій суперечці в разі обговорення гострої теми.

Кількість спікерів, а також час на обговорення, регламентується модератором в залежності від заявленої тривалості вебінару.

Завершення онлайн-заходу

Модератор: Чудово! Спасибі вам. Дорогі учасники, кілька важливих оголошень …

Час для оголошень і основний заклик до дії.

Ще раз дякую всім за участь у сьогоднішньому вебінарі.

Слайд з вдячністю і контактною інформацією.

Кінець.

Примітки до заключної частини

Ми рекомендуємо включати конкретний заклик до якоїсь дії. Підкріпити свою пропозицію ви можете за допомогою спеціальних кнопок Call to Action (CTA).

Хорошим завершенням онлайн-зустрічі може бути вдалий жарт. Часто можна побачити, як модератор ставить аудиторії риторичне питання. Сценарій вебінару може містити зворотний зв’язок.

Стаття на тему: CTA або Call To Action

Загальні поради

А що з питаннями в чаті?

Можна вимикати чат на час виступу спікера, щоб усі зосередилися на матеріалі фахівця. Всі питання учасники можуть поставити особисто, друкуючи їх у спеціальному вікні. А модератор або спікер оберуть кращі коментарі та озвучать їх пізніше. Завдяки цьому буде легше утримувати весь робочий процес під контролем.

З іншого боку, в чаті учасники вебінару зможуть вступити один з одним у дискусію, викликану словами спікера. Це додасть інтерактивності. Потім можна спробувати обговорити дискусію. Яка, можливо, буде також нести свою цінність для всіх учасників онлайн-заходу.

Чи можна обмежитися лише нарисами сценарію?

Деякі модератори так і роблять. Вони залишають лише приблизний план з чітким таймлайном. Але для такого підходу необхідний досвід ведення онлайн-заходів. А також повна впевненість у спікерах, обладнанні та власній інформації, підготовленій для аудиторії.

Сподіваємося, що тепер у вас з’явилися ідеї, як написати сценарій вебінару. Більше підказок про те, як підготувати і провести вебінар, ви знайдете в наших попередніх публікаціях.

Якщо ви хочете мати доступ до багатьох корисних функцій для проведення інтерактивного вебінару, безкоштовно протестуйте сервіс MyOwnConference.