Prowadzenie webinaru wymaga dużo pracy. Trzeba wszystko zorganizować, zaprezentować materiał i poradzić sobie z każdym problemem, który może się pojawić, więc naprawdę jest co robić.
Przypisywanie ról do webinaru
Dlatego większość webinarów jest prowadzona przez sztab ludzi, z których każdy ma inną, ale kluczową rolę do odegrania w sukcesie wydarzenia.
Tworząc webinar w MyOwnConference, możesz przypisać role każdemu członkowi Twojego zespołu. W ten sposób ustalasz, co każda z tych osób może zrobić w pokoju webinarowym, a czego nie.
Poniżej zobacz, jak to działa na platformie MyOwnConference.
Jakie role można przypisać?
Każdy, kto pracuje przy wydarzeniu po Twojej stronie, dostaje jedną z czterech ról, a od roli zależy, co ta osoba może robić w pokoju. Każda rola zajmuje w pokoju miejsce prelegenta, więc to, ile osób może być naraz na antenie, zależy od Twojego planu. Przy transmisji z przeglądarki (tak jest domyślnie) wystąpić można bez instalowania czegokolwiek dzięki WebRTC.
Właściciel konta
To Ty. Właściciel jest automatycznie przypisany do każdego wydarzenia i nikt go z niego nie usunie, dlatego na liście prezenterów przy jego nazwisku zamiast pola wyboru widnieje korona. Tylko właściciel przełącza też technologię transmisji pokoju.
Administrator
Administrator może w pokoju dokładnie to samo co «Moderator i prelegent», a do panelu sterowania, tak jak on, nie ma dostępu. Tej roli nie nadasz w formularzu dodawania osoby, ale jeśli ktoś ją ma, zobaczysz ją pod jego nazwiskiem. Współpracownik, który ma pracować w panelu razem z Tobą, dostaje osobne konto podrzędne.
Moderator i prelegent
Ta osoba prowadzi samo wydarzenie, czyli występuje na antenie i moderuje czat. Jej zadaniem jest zapewnienie płynnego przebiegu webinaru, tak aby pozostali prelegenci mogli skupić się tylko na mówieniu i nie musieli rozpraszać swojej uwagi czatem. Może pokazywać obraz z kamery, wideo, ekran i dokumenty, a do tego zarządza testami, ankietami i uczestnikami.
Dowiedz się więcej o tym, dlaczego potrzebujesz moderatorów do udanego webinaru.
Zaproszony prelegent
Zaproszony prelegent przychodzi tylko wystąpić i nie ma szerszych uprawnień. Może pokazywać obraz z kamery, wideo, ekran i dokumenty. To często „gwiazda Twojego programu”, czyli ekspert w danej dziedzinie zaproszony na jedno wydarzenie. Tę samą rolę nadasz komuś, kto nie występuje w zwykłym sensie, na przykład tłumaczowi.
WSKAZÓWKA: W zależności od rozmiaru webinaru możesz mieć wielu prezenterów na jednym webinarze. Bez wątpienia, współpraca z prelegentami, którzy potrafią spojrzeć na dany problem z różnych, często odmiennych perspektyw, jest zawsze pożądana z punktu widzenia uczestnika. Podobnie w przypadku, gdy prezenter jest osobą popularną i rozpoznawalną dla odbiorców. Dzięki takim działaniom Twój webinar będzie cieszył się jeszcze większym zainteresowaniem.
Przegląd ról
Poniższa tabela pokazuje w skrócie, co obejmuje każda z czterech ról.
| Rola | Co obejmuje |
|---|---|
| Właściciel konta | Wszystko, w tym przełączanie technologii transmisji, a z wydarzenia nie da się go usunąć |
| Administrator | To samo co «Moderator i prelegent», wyłącznie w pokoju |
| Moderator i prelegent | Pokazywanie obrazu z kamery, wideo, ekranu i dokumentów oraz prowadzenie wydarzenia, czyli moderowanie czatu i zarządzanie testami, ankietami i uczestnikami |
| Zaproszony prelegent | Pokazywanie obrazu z kamery, wideo, ekranu i dokumentów, bez szerszych uprawnień |
Jak nadać funkcję prezentera w MyOwnConference?
Rolę można nadać w momencie planowania wydarzenia online, po jego utworzeniu, a nawet w trakcie webinaru. Role, dodawanie osób i rozdawanie linków opisuje artykuł zarządzanie moderatorami i prelegentami.
Jeśli dodajesz kogoś, kogo na koncie jeszcze nie ma, rolę wybierasz od razu, w formularzu z jego danymi.
Jak to zrobić?
Otwórz sekcję «Prezenterzy» po lewej stronie panelu albo kartę «Prezenterzy» w ustawieniach wydarzenia
Następnie kliknij «Dodaj»
Otworzy się formularz z danymi prezentera. Wpisz imię (obowiązkowe jest tylko ono). Adres e-mail podaj, jeśli platforma ma do tej osoby pisać. Na liście «Uprawnienia» wybierz jedną z dwóch ról, czyli «Moderator i prelegent» albo «Zaproszony prelegent». Z tego formularza nie nadasz roli administratora, a rola właściciela konta należy tylko do Ciebie.
Zatwierdź swój wybór, klikając «Dodaj»
Po dodaniu prezenter pojawi się na liście po prawej stronie
Zaproszenie dostają tylko osoby zaznaczone przy danym wydarzeniu, więc na karcie «Prezenterzy» wydarzenia postaw ptaszek przy tej osobie. Osoba dodana w sekcji po lewej stronie panelu zostaje na koncie, a na każde wydarzenie zaznaczasz ją od nowa.
Jeśli prezenter został już dodany, ale chcesz zmienić jego rolę, wykonaj następujące kroki:
Kliknij «Prezenterzy» po lewej stronie panelu;
Na wyświetlonej liście znajdź odpowiednią osobę, naciśnij trzy kropki po prawej stronie i wybierz «Edytuj»;
Nadaj nową rolę na liście «Uprawnienia»;
Kliknij «Zapisz».
Nowa rola obowiązuje wszędzie, gdzie ta osoba się pojawia, i widnieje pod jej nazwiskiem na każdej liście.
Inne role, których potrzebujesz w swoim zespole
Szczególnie w przypadku większych webinarów warto mieć na pokładzie kilka dodatkowych par rąk do działania. Po omówieniu podstaw rozważ powiększenie swojej ekipy o nowych członków:
Projektant
Atrakcyjna grafika może przyciągnąć uwagę odbiorcy albo wręcz przeciwnie, może zepsuć całą prezentację. Webinar jest z natury dość ograniczoną (jeśli chodzi o interakcje) formą wydarzenia, dlatego do opowiedzenia historii wykorzystuj mocne efekty wizualne. Wyznacz projektanta, który ożywi Twoje spotkanie.
Krótko mówiąc, zadaniem projektanta stron internetowych lub grafika jest stworzenie:
- angażujących materiałów prezentacyjnych, takich jak slajdy, wykresy i biografie prezenterów.
- wizualizacji marketingowych na landing page lub grafik promocyjnych na webinarium.
Jednak liczy się pierwsze wrażenie. Każdy może skorzystać z gotowego szablonu, jednak prawdziwy profesjonalny grafik potrafi przygotować oryginalne i robiące wrażenie wizualizacje, które idealnie odpowiadają Twoim potrzebom. To bardzo pomaga w budowaniu wiarygodności Twojej marki.
Przyciągające uwagę projekty również komunikują, kim jesteś. Branding wizualny powinien być spójny, zapadać w pamięć i symbolizować to, co reprezentuje Twoja marka.
Projektant szkoleń
Prowadzisz warsztat lub moduł szkoleniowy? Zatrudnij projektanta szkoleń, który pomoże Ci w tworzeniu treści edukacyjnych.
Taka osoba pomoże spełnić Twoje oczekiwania dotyczące planowanego webinaru. Projektant szkoleń tworzy interaktywne rozwiązania w celu optymalizacji uczenia się. Skonsultuj się z nim, aby dopasować treść webinaru do oczekiwań uczestników i stworzyć wciągające materiały szkoleniowe.
Ponadto projektanci pomagają uczynić z warsztatu pole do kreatywnego i czynnego uczestniczenia w webinarze. Pomogą Ci zaprojektować kurs, w którym odbiorcy nie będą jedynie biernymi słuchaczami, ale przede wszystkim wyciągną ze spotkania maksymalnie dużo praktycznych rozwiązań. Wszystko na podstawie aktywnego uczestnictwa w wydarzeniu.
Marketer cyfrowy
Marketing internetowy staje się coraz bardziej popularny, ponieważ jest opłacalny i przynosi obopólne korzyści. Twoi uczestnicy otrzymują cenne informacje, podczas gdy Ty promujesz swoją markę.
Dodaj do swojego zespołu marketera cyfrowego, aby upewnić się, że Twój webinar spełnia cele Twojej ogólnej strategii marketingowej.
Marketerzy cyfrowi wykonują zadania takie jak:
- promowanie webinaru na właściwych kanałach i we właściwym czasie. Dzięki temu na początek masz już całkiem pokaźną grupę odbiorców.
- generowanie nowych leadów i śledzenie list mailingowych po zakończeniu webinaru.
- generowanie konwersji poprzez tworzenie przekazu marki, który pokazuje, jak możesz rozwiązać problemy uczestników.
Wreszcie, po webinarze, niezwykle ważne jest zmierzenie sukcesu Twojego wydarzenia. Ilu subskrybentów zyskałeś? Jakie opinie otrzymałeś z ankiet? Zadaniem marketera cyfrowego jest analiza tych danych, a następnie przedstawienie rekomendacji na przyszłe spotkania.
Asystent pomocy technicznej
Oczywiście dobrze jest mieć kogoś w zespole, kto odpowiada za wsparcie techniczne.
Taka osoba jest Twoim pierwszym „punktem kontaktowym”, rozwiązującym wszelkie pojawiające się problemy techniczne, np. problemy z dźwiękiem prezenterów. Asystent pomocy technicznej powinien być również w gotowości, aby monitorować czat i odpowiadać na często zadawane pytania, wyręczając prezenterów.
Jeśli jesteś w stanie zatrudnić osobę odpowiedzialną za wsparcie techniczne, nie wahaj się ani chwili. Taki asystent pomoże Ci w wielu czynnościach, m.in. w konfiguracji dowolnego sprzętu przed rozpoczęciem webinaru.
Końcowe przemyślenia
Oczywiście może się zdarzyć, że jedna osoba zajmuje się wieloma zadaniami, a nawet wszystkimi spośród wymienionych wcześniej funkcji w zespole. Mimo to, gdy masz kilka dodatkowych osób do pomocy, organizacja wydarzenia staje się o wiele prostsza i możesz znacznie ograniczyć ryzyko pojawienia się problemów.
Przede wszystkim członkowie Twojego zespołu powinni współpracować, aby poprowadzić profesjonalny webinar. Kiedy wszyscy wiedzą, na czym polega ich praca, jesteś na dobrej drodze do zorganizowania wspaniałego wydarzenia.
Podsumowanie
Podsumowując, skuteczna organizacja webinaru wymaga jasnego podziału ról w zespole, tak aby każda osoba wiedziała, za co odpowiada. Warto w tym celu zacząć od dwóch ról, które nadajesz sam, czyli «Moderator i prelegent» oraz «Zaproszony prelegent», ponieważ taki podział umożliwia sprawne zarządzanie wydarzeniem za pośrednictwem platformy i jednocześnie zwiększa profesjonalizm Twojego spotkania. Jeśli natomiast planujesz większy webinar, dobrze jest rozważyć rozszerzenie zespołu o dodatkowe wsparcie w takich obszarach jak grafika, dydaktyka czy marketing online, co z kolei pozwala lepiej zoptymalizować treść, promocję oraz obsługę techniczną, a tym samym zwiększyć zaangażowanie uczestników i skuteczniej osiągnąć zamierzone cele, dlatego warto wcześniej dokładnie zaplanować wszystkie obowiązki i przypisać role.
Pytania i odpowiedzi
Jakie role można przypisać członkom zespołu podczas webinaru?
Platforma przewiduje cztery role. Pełne uprawnienia w panelu i w pokoju ma właściciel konta, który jako jedyny przełącza też technologię transmisji pokoju. Administrator może w pokoju dokładnie to samo co «Moderator i prelegent», a do panelu sterowania żadna z tych dwóch ról nie daje dostępu. «Moderator i prelegent» prowadzi samo wydarzenie, czyli występuje na antenie i moderuje czat, a «Zaproszony prelegent» przychodzi tylko wystąpić i nie ma szerszych uprawnień. W formularzu dodawania osoby nadajesz dwie ostatnie.
Czym różni się rola «Moderator i prelegent» od roli «Zaproszony prelegent»?
Obie role zajmują w pokoju miejsce prelegenta i w obu można pokazywać obraz z kamery, wideo, ekran i dokumenty. «Moderator i prelegent» dodatkowo prowadzi wydarzenie, moderuje czat i zarządza testami, ankietami oraz uczestnikami, tak aby pozostali prelegenci mogli skupić się na wystąpieniu. «Zaproszony prelegent» przychodzi tylko wystąpić.
Kto jest automatycznie przypisany do każdego webinaru?
Właściciel konta. Jest automatycznie przypisany do każdego wydarzenia i nikt go z niego nie usunie, dlatego na liście prezenterów przy jego nazwisku zamiast pola wyboru widnieje korona. Administrator to osobna rola, której nie nadasz w formularzu dodawania osoby, a w pokoju daje ona te same uprawnienia co «Moderator i prelegent».
Czy można zmienić rolę osoby, która już jest na liście?
Tak, w każdej chwili, także w trakcie webinaru. Wystarczy otworzyć sekcję «Prezenterzy» w panelu, przy danej osobie wybrać «Edytuj», zaznaczyć nową rolę na liście «Uprawnienia» i kliknąć «Zapisz». Nowa rola obowiązuje wszędzie, gdzie ta osoba się pojawia.
Dlaczego warto dokładnie przypisać role przed rozpoczęciem webinaru?
Precyzyjne przypisanie ról pozwala jasno określić, kto za co odpowiada, co zwiększa płynność wydarzenia i redukuje ryzyko chaosu w trakcie transmisji.
