Як підготуватись до вебінару, коли учасників зібрано, обладнання готове, а презентація підготовлена, але хвилювання не вщухає? Чи все пройде добре? Які кроки потрібно зробити безпосередньо перед заходом, щоб уникнути 99% помилок? Ми підготували для вас чек-лист, який допоможе звернути увагу на всі важливі моменти підготовки до вебінару, аби нічого не оминути.

Чек-лист для ведучого

Підготовка вебінару — 3 дні до старту

Не залишайте підготовку матеріалів, перевірку слайдів та просування на останній момент – у фінальні дні і так буде достатньо роботи.

Попередьте про вебінар тих, хто поруч

Нагадайте членам сім’ї або колегам в офісі про точну дату та час вебінару. Це допоможе їм організувати свої справи, підготуватися до можливих відволікань – чи то допомогти з дітьми, чи вигулити собаку.

Перевірте вебінарну кімнату

Обов’язково проведіть тестовий вебінар із усіма ведучими та модераторами. Запросіть когось із знайомих зіграти роль гостя.

Репетиція для кожного запланованого заходу допоможе перевірити, як працює вебінарна кімната, як вас видно та чути, чи коректно функціонують усі кнопки та опції. Така перевірка не лише заспокоїть нерви, а й дозволить уникнути безглуздів помилок під час ефіру. Наприклад, ситуація, коли ведучий уже говорить кілька хвилин, а в чаті постійно з’являється повідомлення “не чути”, може призвести до розгубленості, якби раніше не було проведено тест з напарником.

Налаштувати листи-нагадування до учасників

Якщо цього не зроблено раніше – негайно налаштуйте розсилку запрошень та нагадувальних листів з точною датою і часом вебінару. Нагадайте учасникам про захід, надішліть посилання для доступу до вебінарної кімнати.

Обов’язково прикріпіть інструкцію для учасників та свої контактні дані. Це можна зробити за допомогою спеціальних сервісів email-розсилок або через функції, які пропонують деякі платформи для вебінарів.

Рекомендується протягом останніх трьох днів надіслати хоча б два нагадування. Наприклад, на платформі MyOwnConference є можливість автоматичного надсилання листа навіть для учасників, які запізнюються на зустріч.

Також підготуйте лист, який учасники отримають одразу після трансляції – адже після вебінару про це можна забути. Продовжуйте активно працювати в соціальних мережах і не поспішайте вимикати платну рекламу – навіть якщо всі місця у вебінарній кімнаті зайняті, платформа MyOwnConference дозволяє розширити кімнату всього за 5 хвилин.

Стаття на тему: Як взяти участь у вебінарі?

Або, Ознайомитись з усіма функціями MyOwnConference

За 2 дні до вебінару

Візьміть блокнот та увімкніть секундомір

Запишіть у блокнот коротку шпаргалку, яка містить привітання, коротку інформацію про себе та основні моменти вашої презентації. Хоча вам може здатися, що ви нічого не забудете, під час вебінару мозок може «відключитись» на кілька хвилин. Така шпаргалка допоможе знизити рівень стресу. Запишіть план виступу та обов’язкові слова, які треба сказати в кінці.

Після цього увімкніть секундомір і проговоріть вголос увесь свій виступ. Додайте час на розмови з учасниками та приблизно 5 хвилин «на всякий випадок». Переконайтесь, що загальна тривалість не перевищує обіцяний час вебінару – у разі потреби, скоротіть виступ і видаліть зайві слайди.

Подбайте про зовнішній вигляд

Обирайте однотонний одяг – смугасті, картаті або з дрібними візерунками речі можуть відволікати увагу та виглядати негармонійно на відео. Одяг має бути зручним, щоб ви могли зосередитися на презентації.

Підготуйте тло

Переконайтесь, що простір за вами не відволікає учасників. Не сідайте перед стіною з дрібними деталями, які можуть «мерехтіти». Оптимальним варіантом є однотонний фон, що відповідає діловому чи корпоративному стилю. Наприклад, для бізнес-вебінарів добре підійде фон із полиці з книгами або однотонна стіна.

Якщо фон дійсно заважає, платформа MyOwnConference дозволяє проводити трансляцію через OBS Studio із налаштуванням віртуального тла.

Трансляція в MyOwnConference з OBS Studio, як це працює?

За день до вебінару

Завантажте презентацію

Додайте презентацію та всі необхідні матеріали на сервіс вебінарів. Конвертація файлів може зайняти певний час, тому завантажуйте їх завчасно. Після завантаження обов’язково перевірте, чи всі матеріали відображаються коректно.

Провести тест обладнання

Більшість технічних проблем можна уникнути за допомогою попереднього тестування обладнання. Більшість вебінарних сервісів пропонують таку функцію. Якщо тест виявить певні недоліки, у вас буде достатньо часу для їх усунення. Використовуйте посилання або інструкції, що надаються платформою для перевірки роботи свого обладнання.

Провести тест свого обладнання можна за цим посиланням

За 60 хвилин до початку

Перевірити звук і відео у спікерів

Нехай всі ведучі, які виступатимуть із використанням камери та мікрофона, протестують своє обладнання ще раз. Це дозволить знизити ризик технічних проблем під час трансляції.

За 30 хвилин

Встановити привітання на вебінар

Оскільки учасники заходять за кілька хвилин до початку зустрічі, важливо зробити кімнату цікавою. Включіть музику чи привітальне відео, щоб уникнути враження порожнього екрану.

Розвантажити інтернет-канал.

Вимкніть всі завантаження та програми, які можуть вплинути на швидкість вашого інтернет-з’єднання.

Зробіть кілька дихальних вправ, щоб заспокоїтись і підготуватись до виступу.

За 20 хвилин

Подбати про сторонні звуки

Вимкніть телефон і системні повідомлення на комп’ютері. Попросіть колег або інших присутніх не заважати під час вебінару.

Налити склянку води для ведучого

Налийте склянку води – під час тривалого виступу голос може пересохнути, а ковток води допоможе зберегти чіткість голосу.

За 1 хвилину до початку

Увімкнути запис вебінару

Завдяки ретельній підготовці ви зможете провести захід спокійно, впевнено та продуктивно. Дотримання цього чек-листа допоможе уникнути більшості помилок і забезпечить високий рівень якості вашого онлайн-західу. Бажаємо вам вдалих вебінарів!

MyOwnConference — зареєструйся та безплатно проведи онлайн-зустріч для 20 учасників.