Як підготуватись до вебінару, коли учасників на вебінар зібрано, обладнання вибрано, презентація готова. Але хвилювання не вщухає. Чи все пройде добре? Що потрібно зробити безпосередньо перед заходом, щоб уникнути 99% помилок? Ми підготували для вас чек-лист, який допоможе звернути увагу на різні моменти підготовки до вебінару і нічого не оминути.

Чек-лист для ведучого

Підготовка вебінару — 3 дні до старту

Одразу попередимо, що не потрібно залишати до останнього моменту підготовку матеріалів, перевірку слайдів та просування. Бо в останні дні й без цього вистачає роботи.

Попередьте про вебінар тих, хто поруч

Нагадайте усім вдома чи в офісі про точну дату та час вебінару. В цей день — їхня черга розбиратися з усіма справами, паперами, вкладати дітей чи вигулювати собаку.

Перевірте вебінарну кімнату

Проведіть тестовий вебінар з усіма ведучими, модераторами. Хай хтось із знайомих виконає теж роль гостя.

Робіть таку репетицію для кожного запланованого заходу. Перевірте, як працює вебінарна кімната. Дізнайтесь, як вас видно, чути, чи працюють усі кнопки і функції. Ця перевірка потрібна не лише для того, щоб заспокоїти свої нерви. На вебінарах, які проводять без підготовки можуть трапитися таки безглузді помилки, що годі й уявити. Наприклад, ведучий виступав на вебінарі уже пару хвилин, а у чаті весь час пишуть, що його не чути. Ведучий розгублений, розлючений і вже трохи на межі. А виявилось, що він лишень забув натиснути на кнопку «Говорити». Такої ситуації не трапилося б, якби перед вебінаром ведучий провів би тест з напарником.

Налаштувати листи-нагадування до учасників

Якщо ви не зробили цього раніше, варто швиденько взятися за налаштування розсилки запрошень і нагадувань з датою і точним часом вебінару.

У цей час варто нагадати учасникам про вебінар і відправити посилання з доступом до вебінарної кімнати. Прикріпіть до листа інструкцію для учасників і свої контактні дані.

Підготувати листи з нагадуваннями можна за допомогою спеціального сервісу email-розсилок або скористатися функцією надсилання листів, яку пропонують деякі платформи для вебінарів.

Бажано протягом останніх трьох днів хоча б двічі нагадати про вебінар. На вебінарній платформі MyOwnConference можна автоматично відправити листа ще й тим, хто запізнюється на зустріч.

Вже зараз підготуйте лист, який учасники отримають одразу після трансляції. Адже після вебінару про це можна забути.

Продовжуйте вести активну діяльність у соціальних мережах і не поспішайте вимикати платну рекламу. Адже навіть, якщо всі місця у вебінарній кімнаті вже зайняті, з платформою MyOwnConference ви можете збільшити кімнату за 5 хвилин.

Стаття на тему: Як взяти участь у вебінарі?

Або, Ознайомитись з усіма функціями MyOwnConference

За 2 дні до вебінару

Візьміть блокнот та увімкніть секундомір

В блокноті напишіть невеличку шпаргалку. На початку обов‘язково мають бути слова привітання, а також коротенька інформація про себе. Можливо, зараз вам здається що ви в жодному разі не забудете привітатися. Але коли починається вебінар, наш мозок на декілька хвилин перестає працювати так, як нам би хотілося. Допоможіть собі знизити рівень стресу. Зробіть нотатки плану виступу, а ще запишіть слова, що ви маєте обов‘язково сказати наприкінці.

Після цього увімкніть секундомір і спробуйте вголос проговорити усе, що ви приготували на цей вебінар. До отриманого результату додайте декілька хвилин для розмов з учасниками і приблизно 5 хвилин про всяк випадок. А тепер перевірте, чи не перевищили ви обіцяну тривалість вебінару. Якщо так, то вже зараз скоротіть виступ і приберіть зайві слайди із презентації.

Подбайте про зовнішній вигляд

Краще одягнути однотонний одяг. Смугасті та картаті сорочки чи кофти, одяг з дрібними елементами мають поганий вигляд на відео. Одяг не має викликати у вас дискомфорт або відвертати увагу. Тому одягайте такі речі, у яких вам буде зручно.

Підготуйте тло

Подбайте про те, що бачитимуть учасники позаду вас під час вебінару. Не сідайте перед стіною з дрібними деталями — зображення буде миготіти. Віддавайте перевагу однотонному фону. Переконайтеся, що тло відповідає діловому чи корпоративному стилю. Наприклад, якщо ви проводите вебінари з бізнесу, добре було б розмістити камеру навпроти полиці з книгами чи однобарвної стіни. Шпалери в квіточки — поганий варіант.

Якщо з фоном зовсім погано, у нас на платформі є можливість проводити трансляцію через OBS Studio, де ви можете налаштувати віртуальне тло позаду себе.

Трансляція в MyOwnConference з OBS Studio, як це працює?

За день до вебінару

Завантажте презентацію

Додати презентацію і всі необхідні матеріали на сервіс вебінарів. Зазвичай конвертація файлів на вебінарній платформі займає певний час, тому завантажувати матеріали потрібно завчасно. Після завантаження файлів, обов’язково перевірте, чи правильно вони виглядають.

Провести тест обладнання

Більшості технічних проблем на вебінарі можна уникнути, якщо завчасно провести тест обладнання. Таку функцію пропонують майже всі вебінарні сервіси. Якщо тест покаже, що є певні проблеми, ви матимете достатньо часу, щоб їх виправити.

Провести тест свого обладнання можна за цим посиланням

За 60 хвилин до початку

Перевірити звук і відео у спікерів

Нехай ведучі, які будуть виступати на вебінарі з камерою і мікрофоном, теж протестують своє обладнання. Це допоможе зменшити кількість технічних проблем на вебінарі.

За 30 хвилин

Встановити привітання на вебінар

Гості заходять на вебінар за кілька хвилин до початку зустрічі. Зрозуміло, що дивитись на порожній екран буде нецікаво. Тому поки учасники збираються, можна включити у кімнаті музику чи привітальне відео.

Розвантажити інтернет-канал.

Вимкніть усі завантаження і програми, які можуть вплинути на швидкість вашого інтернету.

Зробіть кілька дихальних вправ, щоб заспокоїтись і підготуватись до виступу.

За 20 хвилин

Подбати про сторонні звуки

Вимкніть телефон і системні повідомлення на комп‘ютері. Попросіть колег або інших людей, які знаходяться поряд з вами, не заважати.

Налити склянку води для ведучого

Під час довгої розмови може пересохнути в горлі. Ковток води або іншого напою допоможе зберегти голос дзвінким.

За 1 хвилину до початку

Увімкнути запис вебінару

Коли розпочнеться вебінар, ви можете просто забути про те, що потрібно його записати. Тому кнопку запису краще натиснути за хвилину до початку ефіру.

Усе, тепер ви готові до вебінару. Завдяки ретельній підготовці вам буде легше провести захід спокійно, впевнено і продуктивно. Вдалих вам вебінарів!

MyOwnConference — зареєструйся та безплатно проведи онлайн-зустріч для 20 учасників.

Джерела:

1. Дихальні вправи