Postanowiłeś zorganizować i przeprowadzić webinar: wybierasz temat, układasz prezentację, zapraszasz gości.

Skuteczne prowadzenie webinarów dla lekarzy

Zakładamy, że dążysz do tego, żeby w webinarze uczestniczyło jak najwięcej uczestników, którzy zostaną na nim od początku do końca. Ale co robić, jeśli pod koniec wydarzenia uczestnicy zaczynają wychodzić z pokoju webinarowego?

W tym artykule przeczytasz o głównych przyczynach, które powodują, że uczestnik opuści webinar jeszcze przed końcem. Podajemy wskazówki, jak tego uniknąć.

Planowanie cyklu webinarów

Nasza pierwsza wskazówka to zaplanowanie kilku webinarów. Planując cały cykl szkoleń online w jednym obszernym temacie, możesz zyskać o wiele więcej, niż w przypadku prowadzenia oddzielnych webinarów. Planowanie cyklu wydarzeń oszczędzi Twój czas, pieniądze oraz wysiłek, który musisz włożyć w każdą kolejną promocję wydarzenia.

Dodatkowo użytkownikowi jest o wiele łatwiej zarejestrować się na jeden cykl webinarów. W taki sposób możesz pozyskać więcej uczestników na swoje spotkania.

Prowadzimy spotkania online w duecie

Lepiej, gdy na webinarze będzie dwóch prezenterów. Pierwszy z was może prowadzić wydarzenie, a drugi, czyli moderator, będzie odpowiedzialny za organizację i kwestie technicznie. Do obowiązków moderatora należy też zarządzanie procesem pozyskiwania informacji zwrotnych, np. na czacie, oraz wspieranie prezentera.

Zaproszenie moderatora umożliwi Ci skupienie się na prowadzeniu webinaru. Nie będziesz musiał marnować czasu na takie komentarze uczestników, jak „nic nie słyszę i nie widzę współdzielonego ekranu”.

W taki sposób zmniejszysz swój stres, a twoje szkolenie będzie skuteczniejsze.

Najczęstsze błędy popełniane na webinarach. 15 przyczyn niepowodzenia

Sprawdzamy, czy dobrze nas słychać

Tradycyjnie prezenterzy proszą uczestników o ocenę jakości dźwięku za pomocą znaku «+», jeśli wszystko jest dobrze lub «—» jeśli jakość nie jest zadowalająca. Myślę, że to niewielka pomoc w sprawdzaniu jakości dźwięku i połączenia. Lepiej, by uczestnicy ocenili według skali od 1 do 10. Taka ocena będzie korzystniejsza dla wykrycia możliwych problemów ze sprzętem lub łączem internetowym.

Jeśli uczestnik pisze na czacie, że nie słyszy prelegenta, to odpowiadanie mu przez mikrofon jest pozbawione sensu. Odpowiedź z rozwiązaniem problemu musisz napisać na czacie.

Rozgrzewamy struny głosowe przed webinarem – wskazówka praktyczna

Głos dla prezentera webinaru jest jego głównym narzędziem pracy. Szczególnie jeśli musi prowadzić spotkanie bez kamerki internetowej (na przykład, z powodu złego połączenia internetowego u uczestników). Można powiedzieć, że prowadzącemu łatwiej jest wystąpić przed żywą publicznością, a nie przed kamerą Otrzymuje wtedy natychmiastowe reakcje od uczestników, np. mimikę i gesty. W przypadku prowadzenia szkolenia online bez użycia kamery szczególnie trzeba zadbać o klarowność wymowy i prawidłową intonację głosu. W tym celu istnieją specjalne ćwiczenia, łamańce językowe, z których warto skorzystać przed prowadzeniem webinaru.

Prowadzimy webinar w odpowiednim miejscu

Pomyśl nad odpowiednim miejscem prowadzenia spotkania. Ważne, żebyś mógł być w pomieszczeniu sam. Jeśli wiesz, że w mieszkaniu znajdują się poza Tobą inne osoby, poproś je o zachowanie ciszy. Możesz wywiesić na drzwiach hotelową zawieszkę, wtedy nawet kiedy ktoś zapomni, że prowadzisz szkolenie, przechodząc obok drzwi, przypomni sobie o tym. Nie możesz ustawić komputera pod światło, czyli np. tyłem do okna. Najlepiej zwróć go w ten sposób, żeby naturalne światło padało na Twoją twarz.

Wysyłamy więcej niż tylko nagranie webinaru

Jak zbierać i analizować feedback uczestników webinaru czy szkolenia?

Ta wskazówka podpowie, co masz zrobić po webinarze. Po zakończeniu spotkania możesz wysłać do uczestników przeróżne materiały informacyjne (slajdy z prezentacji, listę kontrolną i ulotki, oraz linki do artykułów). W taki sposób zaskarbisz sobie sympatię słuchaczy, którzy w dodatku lepiej zapamiętają zarówno Ciebie jak i Twój webinar. Co więcej, to doskonała motywacja do wzięcia udziału w Twoich kolejnych webinarach. Jeśli tylko zaczynasz prowadzić webinary, mamy dla ciebie kilka pomysłów.

Zapewniamy odpowiedni sprzęt

Jest kilka złotych zasad dotyczących sprzętu niezbędnego do prowadzenia szkoleń online. Przede wszystkim zazwyczaj Internet podłączony po kablu jest stabilniejszy niż sieć bezprzewodowa. Nawet jeśli Internet jest stabilny i szybki, to nie będzie działał dobrze, jeśli w komputerze jest mało wolnej pamięci, czyli jest “przepełniony”. Przed rozpoczęciem webinaru zamknij niepotrzebne okna przeglądarki i programy, które działają w tle. Jeśli masz możliwość, zakup zewnętrzny zestaw słuchawkowy. Mikrofon i kamera wbudowane w laptopa są zazwyczaj słabszej jakości niż sprzęt zewnętrzny.

7 przydatnych narzędzi do pracy zdalnej do wykorzystania nie tylko podczas pandemii

Otrzymałeś kilka najważniejszych wskazówek dotyczących prowadzenia webinaru. Sugerując się nimi, zaoszczędzisz sobie wielu przykrych niespodzianek podczas wydarzenia. Pamiętaj także, żeby ufać swojej intuicji. Wszystkie etapy, które możesz wykonać z odpowiednim wyprzedzeniem – zrób wcześniej. Będziesz miał jeszcze zapas czasu na wykluczenie ewentualnych problemów np. technicznych.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twój webinar przebiegnie bez problemu, wybierz odpowiednią platformę. Zwróć uwagę na sprawną obsługę techniczną, intuicyjne działanie i dużą pojemność pokojów szkoleniowych. MyOwnConference spełnia wszystkie te warunki. Zachęcamy do przetestowania potencjału tej platformy. Nie będziesz musiał się martwić sprawami technicznymi, a to już ogromne ułatwienie!

Podsumowanie

Podsumowując, dobrze zaplanowany cykl webinarów pozwala zachować spójność i zwiększa szanse na wysoką frekwencję. Prowadzenie wydarzenia z pomocą moderatora umożliwia skupienie się na najważniejszych treściach, a jednocześnie zmniejsza ryzyko pojawienia się problemów technicznych. Jakość dźwięku oraz odpowiednie przygotowanie głosu mają ogromne znaczenie dla profesjonalnego odbioru całego wydarzenia. Starannie dobrane miejsce prowadzenia i sprzęt dobrej jakości dodatkowo wpływają na komfort uczestników.

Warto również pamiętać, że po zakończeniu webinaru najlepiej jest przekazać uczestnikom coś więcej niż tylko samo nagranie. Udostępnienie dodatkowych materiałów wzmacnia lojalność odbiorców i zachęca ich do uczestnictwa w kolejnych wydarzeniach.

Właśnie dlatego warto poświęcić uwagę każdemu etapowi organizacji. Obejmuje to zarówno promocję i przygotowania logistyczne, jak i kwestie techniczne oraz działania podejmowane po zakończeniu spotkania. Tak kompleksowe podejście sprawia, że jakość webinarów wyraźnie się poprawia, a osiągnięcie zaplanowanych celów staje się dużo prostsze.

Pytania i odpowiedzi

Galina Jaworskaja

Dołącz do nas na blogu Platforma do webinarów MyOwnConference, gdzie dzielimy się wiedzą o tworzeniu i promowaniu efektywnych webinarów.