Zdecydowałeś się zorganizować i poprowadzić webinar, więc najpierw wybierasz temat, potem tworzysz prezentację, a następnie zapraszasz gości.
Praktyczne wskazówki do webinaru
Zakładamy, że zależy Ci na jak największej sali, która zostanie z Tobą od początku do końca. Ale co robić, jeśli pod koniec wydarzenia uczestnicy zaczynają wychodzić z pokoju webinarowego?
W tym artykule przeczytasz o głównych przyczynach, które powodują, że uczestnik opuści webinar jeszcze przed końcem. Podajemy wskazówki, jak tego uniknąć.
Planowanie cyklu webinarów
Nasza pierwsza wskazówka to zaplanowanie kilku webinarów. Planując cały cykl szkoleń online w jednym obszernym temacie, możesz zyskać o wiele więcej, niż w przypadku prowadzenia oddzielnych webinarów. Planowanie cyklu wydarzeń oszczędzi Twój czas, pieniądze oraz wysiłek, który musisz włożyć w każdą kolejną promocję wydarzenia.
Dodatkowo użytkownikowi jest o wiele łatwiej zarejestrować się na jeden cykl webinarów. W taki sposób możesz pozyskać więcej uczestników na swoje spotkania.
Prowadzimy spotkania online w duecie
Lepiej, gdy na webinarze będzie dwóch prezenterów. Pierwszy z was może prowadzić wydarzenie, a drugi, czyli moderator, będzie odpowiedzialny za organizację i kwestie technicznie. Do obowiązków moderatora należy też zarządzanie procesem pozyskiwania informacji zwrotnych, np. na czacie, oraz wspieranie prezentera.
Zaproszenie moderatora umożliwi Ci skupienie się na prowadzeniu webinaru. Nie będziesz musiał marnować czasu na takie komentarze uczestników, jak „nic nie słyszę i nie widzę współdzielonego ekranu”.
W ten sposób zmniejszysz własny stres, a Twoje szkolenie wyjdzie skuteczniej.
Zobacz też najczęstsze błędy popełniane na webinarach.
Sprawdzamy, czy dobrze nas słychać
Prezenterzy zwykle proszą salę o plus na czacie, gdy dźwięk jest dobry, i o minus, gdy coś nie gra. Taka informacja niewiele daje, bo nie widać po niej skali problemu. Znacznie lepiej poprosić o ocenę od 1 do 10. Taka ocena będzie korzystniejsza dla wykrycia możliwych problemów ze sprzętem lub łączem internetowym.
Jeśli uczestnik pisze na czacie, że nie słyszy prelegenta, to odpowiadanie mu przez mikrofon jest pozbawione sensu. Odpowiedź z rozwiązaniem problemu musisz napisać na czacie.
Rozgrzewamy struny głosowe przed webinarem
Głos dla prezentera webinaru jest jego głównym narzędziem pracy. Szczególnie wtedy, gdy musi prowadzić spotkanie bez kamery, na przykład z powodu słabego łącza u uczestników. Prowadzącemu zwykle łatwiej wystąpić przed żywą publicznością niż przed obiektywem, bo od sali dostaje natychmiastową reakcję, czyli mimikę i gesty. W przypadku prowadzenia szkolenia online bez użycia kamery szczególnie trzeba zadbać o klarowność wymowy i prawidłową intonację głosu. W tym celu istnieją specjalne ćwiczenia, łamańce językowe, z których warto skorzystać przed prowadzeniem webinaru.
Prowadzimy webinar w odpowiednim miejscu
Pomyśl nad odpowiednim miejscem prowadzenia spotkania. Ważne, żebyś mógł być w pomieszczeniu sam. Jeśli wiesz, że w mieszkaniu znajdują się poza Tobą inne osoby, poproś je o zachowanie ciszy. Możesz powiesić na klamce hotelową zawieszkę z prośbą o ciszę. Kto zapomni o Twoim szkoleniu, ten przypomni sobie o nim, przechodząc obok drzwi. Nie możesz ustawić komputera pod światło, czyli np. tyłem do okna. Najlepiej zwróć go w ten sposób, żeby naturalne światło padało na Twoją twarz.
Wysyłamy więcej niż tylko nagranie webinaru
Ta wskazówka dotyczy tego, co zrobić już po webinarze. Po zakończeniu spotkania możesz wysłać do uczestników przeróżne materiały informacyjne (slajdy z prezentacji, listę kontrolną i ulotki, oraz linki do artykułów). Zaskarbisz sobie w ten sposób sympatię słuchaczy, którzy zapamiętają zarówno Ciebie, jak i Twój webinar. To także niezła zachęta do udziału w kolejnych spotkaniach. Jeśli dopiero zaczynasz, mamy dla Ciebie kilka pomysłów na pierwszy webinar, a osobno piszemy o tym, jak zbierać opinie uczestników.
Zapewniamy odpowiedni sprzęt
Jest kilka złotych zasad dotyczących sprzętu niezbędnego do prowadzenia szkoleń online. Przede wszystkim internet podłączony kablem jest zwykle stabilniejszy niż sieć bezprzewodowa. Nawet szybkie łącze nie pomoże, jeśli komputerowi brakuje wolnej pamięci. Przed rozpoczęciem webinaru zamknij niepotrzebne okna przeglądarki i programy, które działają w tle. Jeśli masz możliwość, zakup zewnętrzny zestaw słuchawkowy. Mikrofon i kamera wbudowane w laptopa są zazwyczaj słabszej jakości niż sprzęt zewnętrzny.
Zobacz też zestawienie przydatnych narzędzi do pracy zdalnej.
Masz już najważniejsze wskazówki dotyczące prowadzenia webinaru. Stosując je, oszczędzisz sobie wielu przykrych niespodzianek. Wszystko, co da się zaplanować wcześniej, zaplanuj naprawdę wcześnie. Będziesz miał jeszcze zapas czasu na wykluczenie ewentualnych problemów np. technicznych.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twój webinar przebiegnie bez problemu, wybierz odpowiednią platformę. Zwróć uwagę na sprawną obsługę techniczną, intuicyjne działanie i pojemność pokoju. Wszystkie te warunki spełnia MyOwnConference, a zdjęcie z głowy spraw technicznych to już połowa sukcesu.
Podsumowanie
Podsumowując, dobrze zaplanowany cykl webinarów pozwala zachować spójność i zwiększa szanse na wysoką frekwencję. Prowadzenie wydarzenia z pomocą moderatora umożliwia skupienie się na najważniejszych treściach, a jednocześnie zmniejsza ryzyko pojawienia się problemów technicznych. Jakość dźwięku oraz odpowiednie przygotowanie głosu mają ogromne znaczenie dla profesjonalnego odbioru całego wydarzenia. Starannie dobrane miejsce prowadzenia i sprzęt dobrej jakości dodatkowo wpływają na komfort uczestników.
Warto również pamiętać, że po zakończeniu webinaru najlepiej jest przekazać uczestnikom coś więcej niż tylko samo nagranie. Udostępnienie dodatkowych materiałów wzmacnia lojalność odbiorców i zachęca ich do uczestnictwa w kolejnych wydarzeniach.
Właśnie dlatego warto zadbać o każdy etap organizacji, od promocji i logistyki, przez sprawy techniczne, aż po działania po zakończeniu spotkania. Takie podejście wyraźnie podnosi jakość webinarów, a zaplanowane cele stają się dużo łatwiejsze do osiągnięcia.
Pytania i odpowiedzi
Dlaczego warto zaplanować cykl webinarów zamiast pojedynczego wydarzenia?
Cykl zmniejsza nakład pracy i promocji przypadający na jedno wydarzenie, a uczestnikom łatwiej zapisać się raz na całą serię niż osobno na każde spotkanie. Zwykle przekłada się to na wyższą frekwencję.
Jaką rolę pełni moderator podczas webinaru i dlaczego to się opłaca?
Moderator pomaga prowadzącemu odciążyć się technicznie i organizacyjnie, zajmuje się czatem i kwestiami technicznymi, co pozwala prowadzącemu skupić się na merytoryce i zmniejszyć stres związany ze spotkaniem online.
Co zrobić, żeby dobrze sprawdzić jakość dźwięku w webinarze?
Poproś uczestników o ocenę jakości dźwięku w skali od 1 do 10, bo widać po niej znacznie więcej niż po zwykłym plusie albo minusie na czacie.
Dlaczego prowadzący webinar powinien zadbać o głos i intonację przed wystąpieniem?
Głos jest głównym narzędziem pracy prowadzącego, zwłaszcza gdy kamera pozostaje wyłączona. Wyraźna wymowa oraz odpowiednia intonacja pomagają wtedy utrzymać uwagę uczestników.
Po co wysyłać uczestnikom coś więcej niż samo nagranie?
Dodatkowe materiały, czyli slajdy, lista kontrolna albo linki do artykułów, pomagają lepiej zapamiętać spotkanie, poprawiają wrażenia z udziału i zachęcają do przyjścia na kolejne webinary.
