Od ponad roku sytuacja na świecie jest wyjątkowa ze względu na pandemię. W związku z tym przeszliśmy na kształcenie i pracę zdalną, co wymaga od nas nowych umiejętności.

Wobec tego wielu z Was zapewne nieraz zadało sobie pytanie, jak zrobić webinar. Jak zrobić webinar, który będzie interesujący, na który zgłosi się wielu uczestników i który będzie profesjonalny i dopracowany. Jak uniknąć błędów i jak nie stresować się nową sytuacją…

Jak przygotować webinar? Sposób mega szybki

W tym wpisie opowiemy Ci, jak przygotować webinar — krok po kroku. Jeśli nigdy tego nie robiłeś, ale chcesz sprawnie go zorganizować, z pewnością przyda Ci się kilka porad. Dzisiaj poprosiliśmy Kasię z działu wsparcia klienta MyOwnConference, żeby opowiedziała Wam o podstawowych etapach w organizacji webinaru.

Oczywiście, wszystko zaczyna się od idei, ale dzisiaj nie będę opowiadać o tym, jak wybrać swój temat i przygotować prezentację. Załóżmy, że ten krok jest już za Tobą. Kolejną sprawą jest wybór odpowiedniego programu. Oczywiście, że niezawodna i intuicyjna platforma do webinarów to jest postawa sukcesu i udanego wydarzenia. Ale też założymy, że to już załatwione. Niebawem musisz zacząć spotkanie i nie masz czasu na czasochłonne studiowanie instrukcji obsługi…

Wchodzimy do panelu klienta, naciskamy trzy kropki i dalej «Dołącz». Szczerze mówiąc, niektórzy z naszych klientów wcale nie muszą wchodzić do ustawień pokoju webinarowego. Często wystarczy tylko skopiowanie linku do webinaru i wysyłanie go do swoich uczestników. Zostaje tylko powiadomienie o czasie rozpoczęcia webinaru i oczekiwanie na uczestników. Małe podpowiedzi systemu i wygląd przycisków pomogą w szybszym poznaniu platformy.

Oto, jak to wygląda.

Webinar ad hoc jest idealnym rozwiązaniem dla tych, którzy chcą natychmiast rozpocząć spotkanie. Wystarczy wysłać uczestnikom link do pokoju webinarowego i już możemy zaczynać spotkanie. Taki sposób nie sprawdzi się w każdej sytuacji. Większość z nas potrzebuje trochę więcej czasu, aby wszystko skonfigurować i zaplanować.

Moje 5 kroków, jak zrobić webinar

Nie lubię pośpiechu i wolę być przygotowana na wszystko. Opowiem teraz, jak przygotować webinar, gdy jest to twój pierwszy raz. Oczywiście, możesz zrezygnować z kroków, które uważasz za zbędne. To moje sugestie, z których możesz czerpać, ile chcesz.

Przygotować pierwszy webinar

Krok 1. Zrobić webinar bez uczestników

Skonfiguruj webinar (o tym, jak to mega szybko zrobić na MyOwnConference napisałam w dalszej części) i spróbuj przeprowadzić go bez uczestników. Koniecznie pamiętaj o tym, żeby go nagrać.

Przeczytaj o kilku trikach, jak nie pozwolić uczestnikom wyjść z pokoju webinarowego przed końcem i korzystaj z nich nawet podczas tej próby.

Obejrzyj nagranie i napraw błędy. Uważam, że nagrywanie webinaru to najlepszy sposób na to, żeby zostać lepszym speakerem.

Krok 2. Ile kosztuje webinar

Zastanów się, ile zamierzasz wydać na Twój webinar. Brzmi trochę zaskakująco, ponieważ wiele osób uważa, że prowadzenie webinarów to zupełnie darmowy sposób. Prawda jest taka, że jeśli chcesz zarobić na webinarach, musisz najpierw zainwestować pieniądze lub poświęcić temu więcej czasu. Oprócz kosztu platformy są jeszcze wydatki na reklamę, sprzęt, wynagrodzenia dla gościnnych prezenterów, a najważniejsze — Twój czas.

Teraz o zyskach. Pewnie, że bezpłatny webinar też może być zyskowny, ale jeśli zamierzasz prowadzić płatne szkolenia, zastanów się, ile będzie to kosztowało i jak będziesz przyjmować opłatę.

Krok 3-4. Mailing i promowanie wydarzenia

Myśląc o tym, w jaki sposób zrobić webinar, nie możesz zapominać o jednej, ważnej rzeczy — webinar sam się nie obroni. Potrzebujesz promocji i solidnego marketingu.

Napisz szablony listów do uczestników. Przetestuj swój system do wysyłki maili. Zobacz, jak komunikacja e-mailowa z uczestnikami webinaru może stać się częścią strategii marketingowej.

Następnie napisz plan promowania wydarzenia i zaczynaj promocję. O tym, jak to zrobić na Facebooku, przeczytasz tu.

Krok 5. Próba generalna

Jeszcze raz popatrz na swój plan webinaru, prezentację, sprzęt i zrób krótki test z kilkoma ochotnikami (przyjaciele, rodzice, sąsiadka). Poproś, aby dokładnie przeszli wszystkie kroki: rejestrację, listy potwierdzenia, zaproszenia, przypominanie i logowanie. Nie musisz prowadzić całego webinaru. To skuteczny sposób, żeby sprawdzić, jak to wygląda ze strony uczestnika i jakie problemy techniczne może on napotkać po drodze.

Wypróbuj wszystkie funkcje, z których zamierzasz korzystać na webinarze: testy, demonstrację ekranu, zaproszenie do dialogu, pokaz filmów.

Oczywiście możesz, a właściwie musisz, samodzielnie sprawdzić działanie webinaru, logując się jako uczestnik, ale szczera opinia innej osoby jest niezbędna, jeśli zależy Ci na wysokiej jakości spotkania.

Wszystkie uwagi, pytania, trudności powinieneś zapisać i opracować. Pamiętaj, że dział wsparcia klienta, jest po to, by Ci pomóc.

Nic nie może Cię zaskoczyć. Na swojej platformie przeczytaj instrukcję dla uczestników webinaru i wklej link w Twoichwiadomościach przypominających użytkownikom o webinarze. Jeśli podczas spotkania ktoś napisze, że ma problem, możesz wysłać mu ten link ponownie. Często wystarczy wyczyścić cache przeglądarki lub odświeżyć stronę, ale zakładam, że nie chcesz pisać o tym na czacie podczas trwania webinaru.

Tu znajdziesz przykład przedwebinarowej checklisty dla uczestników.

Jakie elementy składają się na dobre webinarium?

Wybór sprzętu

Jeśli nie jesteś pewien, jak zrobić webinar i nie zastanawiasz się przy tym, jaki sprzęt do tego wybrać, to zdecydowanie powinieneś ponownie rozważyć swoje priorytety. To właśnie na sprzęt techniczny musisz zwrócić szczególną uwagę.

Nawet najlepszy najbardziej charyzmatyczny webinar przekazujący mnóstwo pouczających treści może zostać zepsuty przez zły dźwięk, rozmyty obraz, opóźnienia w Internecie lub inne, czysto techniczne drobiazgi. Można tego uniknąć, poprzez zapewnienie sobie niezbędnego minimum: kamery internetowej, mikrofonu, słuchawek, telefonu komórkowego, tabletu lub komputera. Nie kupuj kota w worku — poczytaj opinie na temat kupowanych przez Ciebie sprzętów lub, w razie potrzeby, kup nowy.

Wygląd webinaru

Wygląd i tło odgrywają bardzo ważną rolę. Bez względu na to, jak banalne może Ci się to wydawać, jest to absolutna podstawa. To, jak się zaprezentujesz oraz co będziesz mieć w tle za sobą wpłynie na to, w jaki sposób zostanie odebrany Twój webinar. Pomyśl o tym wcześniej i przygotuj się. Wybierz eleganckie, schludne i niepomięte ubranie, zadbaj o porządek. Najlepiej, aby tło było jednolite, może to być jasna ściana lub Twoja domowa biblioteczka. Więcej informacji o tym, jak wyglądać profesjonalnie podczas webinaru, znajdziesz na naszym blogu.

A teraz o tym, jak przygotować webinar na MyOwnConference

Najpierw załóż konto testowe. Następnie wejdź do panelu klienta, aby zaplanować webinar. Możesz od razu sprawdzić, jakie to proste. Przetestuj wszystko za darmo — bez limitu czasu.

Teraz przypuśćmy, że planujesz stworzyć webinar bezpłatny, nieważne, czy będzie to spotkanie dla 20 czy 5000 osób.

Zobaczyć swój harmonogram i zaplanować kolejne spotkanie możesz w sekcji «Kalendarz».

Po naciśnięciu tych przycisków otworzy się okno ustawień nowego webinaru.

Zajrzyj po kolei do każdej zakładki i zaznacz wszystkie ważne dla Ciebie opcje.

Dodajemy uczestników i prezenterów i ustawiamy kolejkę listów do nich.

Tworzymy linki do zaproszenia uczestników

Oprócz wysłania maili, możesz zaprosić uczestników na webinar jeszcze poprzez wysłanie do nich linka, korzystając na przykład z komunikatorów, lub umieścić go w sieciach społecznościowych.

Dodajemy pliki do webinaru

Zawsze polecam załadować wszystkie pliki przed webinarem. Nawet jeśli masz szybki Internet, zajmie to trochę czasu. Nie wiadomo, czy akurat w dniu webinaru połączenie internetowe nie zwolni. Dajesz sobie spokój i pewność. Linki do filmów z YouTube również dodaj wcześniej. Wygląda to lepiej, gdy wszystko masz pod ręką, a nie szukasz potrzebnego pliku na komputerze, powtarzając: „Chwileczkę, gdzieś go tu mam”.

Korzystaj z ankiet. Zawsze mamy jakieś pytania do naszych uczestników. I lepiej zbierać odpowiedzi nie poprzez czat, a za pomocą właśnie ankiety. Ponadto wiele prezenterów woli wyłączyć czat podczas webinaru, aby nic im nie przeszkadzało w prezentowaniu materiału.

Mimo tego, że ankietę można utworzyć w kilka sekund w pokoju webinarowym, zrób to wcześniej. Jakie pytania możesz zadać? Wszystkie, począwszy od technicznych, kończąc na zebraniu opinii. Jest to wygodniejsze niż liczyć plusy i minusy na czacie. I co ważne, każdy uczestnik odpowie na Twoje pytanie.

• Czy dobrze mnie widać i słychać?
• Może znasz już coś na temat…?
• Czy spodobał ci się ten webinar?

I to są najważniejsze moim zdaniem kroki, w których pokazuję Ci, jak przygotować webinar. Oczywiście, mógłbyś już wystartować ze swoim webinarem, ale jeśli masz ochotę, dowiedz się o kilku ważnych sprawach i drobiazgach przed webinarem. To kwestie, o które warto zadbać, aby zarówno Ty, jak i Twój webinar, wyglądały profesjonalnie. Znajdziesz je w tym wpisie. Ta checklista pomoże uniknąć przykrych niespodzianek podczas wystąpienia i zainteresować uczestników.

Życzę Ci powodzenia i wielu udanych webinarów!

Wypróbuj platformę do webinarów MyOwnConference. Znajdziesz tutaj mnóstwo możliwości, które świetnie sprawdzą się podczas spotkania. Możesz liczyć na wsparcie obsługi technicznej – w przypadku jakichkolwiek problemów czy pytań, nie zostaniesz sam.