Dokładne zaplanowanie webinaru, jak i każdego innego wydarzenia, może w dużym stopniu ułatwić proces organizacyjny, zaoszczędzić Twój czas i zwiększyć efektywność podjętych kroków. A przede wszystkim zminimalizować stres!

I etap planowania webinaru: przygotowywanie webinaru

Najpierw planujemy przygotowywanie webinaru i jego promowanie. Poniżej znajduje się szczegółowa lista.

Poniżej przedstawiamy w punktach, w jaki sposób zaplanować webinar. Pierwszy etap to kwestie podstawowe. Ważne, żeby były one dobrze przemyślane. Chociażby wybór platformy do webinarów może mieć znaczenie także w kontekście organizowania przyszłych wydarzeń. Warto zostać przy jednej platformie webinarowej – to wygodne zarówno dla Ciebie, jak i innych uczestników.

• wybór tematu webinaru
• wybranie daty i czasu
• znalezienie platformy do webinarów
• przygotowywanie wartościowego materiału do webinaru
• napisanie scenariusza wystąpienia
• tworzenie prezentacji
• poszukiwanie speakera i moderatora
• prowadzenie testowego webinaru
• ustawienie ceny i wybór systemu płatności

II etap planowania webinaru: promowanie webinaru

Zaplanowanie webinaru to nie tylko wybór tematu, platformy webinarowej czy stworzenie prezentacji. Ważne jest to, aby dowiedziała się o nim szersza publika. Musisz więc zaplanować kampanię reklamową, która skutecznie poinformuje potencjalnych uczestników o organizowanym przez Ciebie webinarze.

• kontakt z grupą docelową
• tworzenie landing page
• umieszczenie informacji o webinarze w swojej witrynie lub na platformach do promowania webinarów
• start reklamy kontekstowej
• reklama w sieciach społecznościowych
• wysyłka mailingu
• planowanie wydarzeń po webinarze.

Nasi stali czytelnicy doskonale znają te punkty, ale nawet doświadczeni organizatorzy webinarów nie zawsze zdają sobie sprawę z tego, jak ważna jest komunikacja w grupach w sieciach społecznościowych. Musimy odpowiedzieć sobie na pytanie: po co zapraszać moderatora oraz jaka ma być cena uczestniczenia w webinarze? Otóż dzisiaj przygotowaliśmy wskazówki dla tych, którzy o webinarach wiedzą już prawie wszystko.

Rozmawiaj z uczestnikami przed webinarem

Planowanie webinaru zacznij od rozmów z potencjalnymi uczestnikami. Dobrymi kanałami będą: newsletter, Twoje profile w mediach społecznościowych, a także kanał na YouTube. Komunikuj się z subskrybentami, zachęcaj ich do zadawania pytań. Informacja zwrotna pomoże Ci lepiej przygotować się do webinaru, a współrozmówcy poczują, że są częścią tego przygotowywania. Zaproponuj bezpłatne uczestniczenie w webinarze dla tych, którzy napiszą kilka postów o Twoim webinarze i oznaczą w nich swoich przyjaciół.

Pamiętaj, że poznanie oczekiwań uczestników to klucz do sukcesu. Mając tę wiedzę, możesz tworzyć coraz lepsze, coraz bardziej dopasowane treści, które będą odpowiadać potrzebom klientów. Dzięki temu łatwiej stworzysz swoją bazę, która będzie do Ciebie wracać.

Przeczytaj później: Webinary dla osób z niepełnosprawnością: prosty krok w kierunku integracji

Znajdź idealnego mówcę

Nie mamy wątpliwości, że jesteś bardzo dobrym mówcą. Jednak na webinarze przysłowie “co dwie głowy, to nie jedna” szczególnie się sprawdza. Zgodzisz się chyba, że trudno jest słuchać godzinnego monologu, a jeśli trwa on dłużej, to może się to stać nużące nie tylko dla prowadzącego, ale i oczywiście dla słuchaczy. Chcemy Cię jedynie uprzedzić, że zrobienie wystąpienia, które składa się z dwóch monologów nie jest najlepszym pomysłem. Jeśli zdecydujesz się na zaproszenie pomocnika, rozmawiajcie ze sobą, zadawajcie pytania, żartujcie nawzajem — widzowie docenią luźniejszą atmosferę. Wybierz osobę, z którą będziesz czuć się swobodnie, bo będzie to dla słuchaczy odczuwalne. Nie zapraszaj osób, z którym ciężko Ci się zrozumieć lub zauważasz na przykład, że wchodzicie sobie w słowo. Dobra atmosfera to podstawa!

Odpowiednia cena

Zdecyduj, jaka ma być cena uczestniczenia w webinarze. Jakie narzędzie do pobierania opłat będzie najwygodniejsze? A może lepiej zorganizować serię bezpłatnych webinarów? Mimo że darmowy webinar wygląda kusząco, większość uważa, że wiedza jest o wiele bardziej wartościowa, gdy musimy za nią zapłacić. Tacy użytkownicy rzadziej pomijają webinar w przeciwieństwie do uczestników bezpłatnych szkoleń. Z pewnością zauważyłeś, że w darmowych webinarach uczestniczy mniej niż połowa zarejestrowanych osób.

Cenę powinieneś wyznaczyć samodzielnie, ale gdy chcesz, by była powyżej średniej, upewnij się, że:

• możesz podzielić się ogromnym doświadczeniem i gruntowną wiedzą w zakresie wszystkich szczegółów, które dotyczą tematu webinaru,
• ten temat jest niewystarczająco lub nieprofesjonalnie przedstawiony w innych źródłach,
• masz duże doświadczenie w prowadzeniu podobnych wydarzeń,
• możesz zaproponować łatwy sposób pobrania płatności lub kilka opcji
• płatności do wyboru,
• planujesz serię wydarzeń.

Planuj promowanie inaczej

Zadbaj o to, by klient dowiedział się czegoś o Tobie. O tym, jak promować wydarzenie mówimy już nie pierwszy raz. Musisz wziąć pod uwagę to, że sposobów promocji webinarów nigdy nie jest zbyt wiele. Jeśli obecnie spróbowałeś wszystkich metod lub chcesz wypróbować inne opcje, przygotowaliśmy dla Ciebie kilka rad.

Dołącz się do grup na Facebooku

Musi to być grono osób o podobnych zainteresowaniach, nawet jeśli jest ich niewiele. By ten krok był owocny, powinieneś spędzić tam trochę czasu. W tym przypadku nie liczy się liczba godzin. Naszym celem jest zdobycie zaufania członków grupy. Dlatego pomocne będzie, gdy w ciągu chociaż miesiąca będziesz pisać małe posty, odpowiadać na pytania innych uczestników, zachęcać ich do przyjacielskiej dyskusji. Po jakimś czasie, zaproś wszystkich do uczestniczenia w swoim webinarze (oczywiście po uzyskaniu zgody moderatora). Możesz zaproponować specjalną zniżkę dla członków grupy. Po co to wszystko? Będziesz pewny, że to jest właśnie Twoja grupa docelowa. Są zainteresowani zdobyciem nowej wiedzy, a więc chętniej zostaną Twoimi subskrybentami i klientami.

Poza tym obecność w różnych grupach o podobnych zainteresowaniach powoduje, że jesteś na bieżąco. To bardzo ważne. Daj się poznać ludziom z branży, pokaż, że jesteś zainteresowany tematyką, którą się zajmujesz i ciągle go zgłębiasz. Pokazując swój entuzjazm, wyrobisz sobie opinię osoby, której warto posłuchać… a to oznacza, że zyskasz nowych uczestników Twoich webinarów.

Rozdawaj ulotki

Brzmi to dość zaskakująco, gdyż mówimy o wydarzeniu internetowym. Mimo wszystko jest to efektywne narzędzie. Jeśli wiesz już, gdzie możesz spotkać swojego potencjalnego klienta — śmiało zacznij działać. Nawet gdy nie trafiłeś na niego w internecie, możesz wręczyć mu swoje zaproszenie. Niekoniecznie więc chodzi nam o wyjście na ulicę i rozdawanie ich przypadkowym osobom. Możesz zanieść je do miejsc, w których Twoi potencjalni klienci mogą bywać (oczywiście zapytaj wcześniej o zgodę!). Zadbaj o to, aby ulotki były w widocznym miejscu i zachęcały wyglądem. Wówczas ludzie sami po nie sięgną. Dodatkowym plusem jest to, że nikt nie będzie czuć się “nagabywany”, jak to często zdarza się, gdy ulotki rozdaje się przechodniom.

Zaktualizuj swój podpis

Zmień nie tylko newsletter, ale też wszystkie Twoje listy wychodzące. Zadbaj o to, żeby był w nich ślad mówiący o tym, że prowadzisz webinary na wysokim poziomie. Umieść link do swojej witryny lub do strony zapisu na kolejny webinar. Pamiętaj, by regularnie zmieniać link, kiedy planujesz nowe wydarzenie. Ten krok nie wymaga zbyt wiele wysiłku i poświęconego czasu, lecz przyniesie nie tylko kilka dodatkowych rejestracji, ale będzie solidną cegiełką w kolejnym etapie budowy reputacji.

Nasz wpis: Chcę więcej uczestników! Co robić, jeśli na wydarzeniu jest mało osób?

Prowadzenie webinaru bez zarzutu

Slajdy i ich ilość. Jeśli należysz do grona osób, które uważają, że przygotowanie dobrych slajdów to strata czasu, to muszę wyprowadzić Cię z błędu. Kilka przypadkowych zdjęć i Twój monolog nie zainteresują odbiorców. Zastanów się, jak długo potrafisz patrzeć na jeden obrazek? Jeśli dodatkowo prowadzący nie włącza kamery, wtedy uczestnik bardzo szybko znudzi się takim webinarem i zrazi się do kolejnych spotkań prowadzonych przez Ciebie.. Gdybyś prowadził szkolenie w sali, wystarczyłoby zmieniać obrazek co 3 minuty, ale na webinarze, aby przyciągnąć uwagę, musisz przełączać slajd częściej niż raz na minutę, a najlepiej co 40 sekund. Czas naszego skupienia ciągle się kurczy i powinieneś zawsze brać to pod uwagę. Oczywiście, powinieneś przećwiczyć to i popracować nad częścią wizualną, ale jeśli śledzisz nasz blog, to na pewno wiesz, w jaki sposób przygotować świetną prezentację z lakonicznymi, ładnymi i zrozumiałymi slajdami.

Korzystaj z różnych typów kontentu. W MyOwnConference możesz załadować wideo lub muzykę. Skorzystaj z tych funkcji. Wybierz muzykę tła lub wcześniej nagrany tekst na wybrany temat. Włącz go, gdy zdarzy się nagła, nieprzewidziana sytuacja lub będziesz potrzebować pauzy by pozbierać myśli, czy skontaktować z działem technicznym. Goście nie mogą czekać w ciszy.

Zastanów się nad przygotowaniem dla uczestników planu wystąpienia i wysłaniem go na początku webinaru. Gdy zdecydujesz się na pokazywanie swojego ekranu (zachęcamy do tego ), poćwicz delikatne przesuwanie myszki i fiksowanie jej na ważnych przyciskach lub napisach, by uczestnicy mogli nadążyć za Tobą. Dla większej przejrzystości i atrakcyjności użyj narzędzi do rysowania na pulpicie.

Moderacja czatu. W swoim planie wystąpienia zostaw informację, kiedy włączysz lub wyłączysz czat. Jeśli prowadzisz webinar bez pomocnika-moderatora, wiadomości uczestników będą rozpraszać zarówno Twoją uwagę, jak i innych gości. Nikt nie lubi, kiedy jego pytanie długo pozostaje bez odpowiedzi Już na samym na początku powiedz, kiedy przewidujesz czas na Q&A.

Planowanie webinaru, na który nikt się nie spóźnia

Przypomnienia. Pamiętasz o tych danych, które zbiera się podczas rejestracji na webinar?

Potrzebujemy ich nie tylko do wysłania linka zapraszającego. Skorzystaj z danych, aby dwukrotnie przypomnieć o webinarze w dniu transmisji. Postaraj się, by Twoje listy były przyjazne, a nie męczące. Oprócz tego umieść w nich link do instrukcji dla uczestnika webinaru. Taki mały dodatek zaoszczędzi sporo czasu i nerwów w trakcie webinaru.

Facebook Live i Periscope. Oczywiście, wykorzystanie ich do prowadzenia webinarów jest niewystarczające, ale to świetny sposób, by przypomnieć swoim subskrybentom, że webinar zacznie się za 5 minut. Pokaż, jak idą przygotowywania do spotkania i pokaż, że będzie to ciekawe i inspirujące doświadczenie.

Nie warto obawiać się, że planowanie webinarów składa się z wielu elementów. Planowanie każdego szkolenia to proces twórczy i elastyczny. Gdy wydaje Ci się, że jakiś krok jest zbędny, nie musisz go bezrefleksyjnie powtarzać. Warto tylko raz stworzyć schemat planowania webinaru, a następnie wszystko pójdzie sprawnie. Mamy nadzieję, że nasze dzisiejsze wskazówki Ci w tym pomogły.