Dokładne zaplanowanie webinaru, jak i każdego innego wydarzenia, może w dużym stopniu ułatwić proces organizacyjny, zaoszczędzić Twój czas i zwiększyć efektywność podjętych kroków. A przede wszystkim zminimalizować stres!
Jak skutecznie zaplanować webinar?
I etap planowania webinaru: przygotowywanie webinaru
Najpierw planujemy przygotowanie webinaru i jego promocję.
Poniżej przedstawiamy w punktach, w jaki sposób zaplanować webinar. Pierwszy etap to kwestie podstawowe. Ważne, żeby były one dobrze przemyślane. Chociażby wybór platformy do webinarów może mieć znaczenie także w kontekście organizowania przyszłych wydarzeń. Warto korzystać z jednej platformy do webinarów, ponieważ jest to wygodne zarówno dla Ciebie, jak i dla wszystkich uczestników.
- wybór tematu webinaru,
- wybór daty i godziny,
- znalezienie platformy do webinarów,
- przygotowanie wartościowego materiału,
- napisanie scenariusza wystąpienia,
- stworzenie prezentacji,
- znalezienie prelegenta i moderatora,
- przeprowadzenie testowego webinaru,
- ustalenie ceny i wybór systemu płatności.
II etap planowania webinaru: promowanie webinaru
Zaplanowanie webinaru to nie tylko wybór tematu, platformy webinarowej czy stworzenie prezentacji. Ważne jest to, aby dowiedziała się o nim szersza publika. Musisz więc zaplanować kampanię reklamową, która skutecznie poinformuje potencjalnych uczestników o organizowanym przez Ciebie webinarze.
- kontakt z grupą docelową,
- stworzenie strony docelowej,
- umieszczenie informacji o webinarze na własnej witrynie lub w serwisach z zapowiedziami wydarzeń,
- start reklamy kontekstowej,
- reklama w mediach społecznościowych,
- wysyłka mailingu,
- zaplanowanie działań po webinarze.
Nasi stali czytelnicy doskonale znają te punkty, ale nawet doświadczeni organizatorzy webinarów nie zawsze zdają sobie sprawę z tego, jak ważna jest komunikacja w grupach w sieciach społecznościowych. Trzeba też odpowiedzieć sobie na pytanie, po co zapraszać moderatora i jaka ma być cena udziału w webinarze. Otóż dzisiaj przygotowaliśmy wskazówki dla tych, którzy o webinarach wiedzą już prawie wszystko.
Rozmawiaj z uczestnikami przed webinarem
Planowanie webinaru zacznij od rozmów z potencjalnymi uczestnikami. Dobrymi kanałami będą newsletter, Twoje profile w mediach społecznościowych, a także kanał na YouTube. Komunikuj się z subskrybentami, zachęcaj ich do zadawania pytań. Informacja zwrotna pomoże Ci lepiej przygotować się do webinaru, a współrozmówcy poczują, że są częścią tego przygotowywania. Zaproponuj bezpłatne uczestniczenie w webinarze dla tych, którzy napiszą kilka postów o Twoim webinarze i oznaczą w nich swoich przyjaciół.
Pamiętaj, że poznanie oczekiwań uczestników to klucz do sukcesu. Mając tę wiedzę, możesz tworzyć coraz lepsze, coraz bardziej dopasowane treści, które będą odpowiadać potrzebom klientów. Dzięki temu łatwiej stworzysz swoją bazę, która będzie do Ciebie wracać.
Przeczytaj później wpis Webinary dla osób z niepełnosprawnością.
Znajdź idealnego mówcę
Nie mamy wątpliwości, że jesteś bardzo dobrym mówcą. Jednak na webinarze przysłowie „co dwie głowy, to nie jedna” szczególnie się sprawdza. Zgodzisz się chyba, że trudno jest słuchać godzinnego monologu, a jeśli trwa on dłużej, to może się to stać nużące nie tylko dla prowadzącego, ale i oczywiście dla słuchaczy. Chcemy Cię jedynie uprzedzić, że wystąpienie złożone z dwóch monologów nie jest najlepszym pomysłem. Jeśli zdecydujesz się zaprosić pomocnika, rozmawiajcie ze sobą, zadawajcie pytania i żartujcie nawzajem, aby stworzyć przyjemną atmosferę, którą widzowie na pewno docenią. Wybierz osobę, z którą będziesz czuć się swobodnie, bo będzie to dla słuchaczy odczuwalne. Nie zapraszaj osób, z którymi ciężko Ci się dogadać albo z którymi wchodzicie sobie w słowo. Dobra atmosfera to podstawa!
Odpowiednia cena
Zdecyduj, jaka ma być cena uczestniczenia w webinarze. Jakie narzędzie do pobierania opłat będzie najwygodniejsze? A może lepiej zorganizować serię bezpłatnych webinarów? Mimo że darmowy webinar wygląda kusząco, większość uważa, że wiedza jest o wiele bardziej wartościowa, gdy musimy za nią zapłacić. Tacy użytkownicy rzadziej pomijają webinar w przeciwieństwie do uczestników bezpłatnych szkoleń. Z pewnością zauważyłeś, że na darmowe webinary przychodzi zauważalnie mniej osób, niż się zarejestrowało.
Cenę powinieneś wyznaczyć samodzielnie, ale gdy chcesz, by była powyżej średniej, upewnij się, że:
- możesz podzielić się ogromnym doświadczeniem i gruntowną wiedzą w zakresie wszystkich szczegółów, które dotyczą tematu webinaru,
- ten temat jest niewystarczająco lub nieprofesjonalnie przedstawiony w innych źródłach,
- masz duże doświadczenie w prowadzeniu podobnych wydarzeń,
- możesz zaproponować łatwy sposób płatności albo kilka opcji do wyboru,
- planujesz serię wydarzeń.
Planuj promowanie inaczej
Zadbaj o to, by klient dowiedział się czegoś o Tobie. O tym, jak promować wydarzenie, mówimy już nie pierwszy raz. Weź pod uwagę, że sposobów promocji webinarów nigdy nie jest zbyt wiele. Jeśli wypróbowałeś już wszystkie znane Ci metody i szukasz nowych, przygotowaliśmy dla Ciebie kilka rad.
Dołącz do grup na Facebooku
Musi to być grono osób o podobnych zainteresowaniach, nawet jeśli jest ich niewiele. By ten krok był owocny, spędź tam trochę czasu, przy czym nie chodzi o liczbę godzin, tylko o zdobycie zaufania członków grupy. Dlatego pomocne będzie, gdy w ciągu chociaż miesiąca będziesz pisać małe posty, odpowiadać na pytania innych uczestników, zachęcać ich do przyjacielskiej dyskusji. Po jakimś czasie zaproś wszystkich do udziału w swoim webinarze (oczywiście po uzyskaniu zgody moderatora). Możesz zaproponować specjalną zniżkę dla członków grupy. Po co to wszystko? Będziesz pewny, że to jest właśnie Twoja grupa docelowa. Są zainteresowani zdobyciem nowej wiedzy, a więc chętniej zostaną Twoimi subskrybentami i klientami.
Poza tym obecność w różnych grupach o podobnych zainteresowaniach powoduje, że jesteś na bieżąco. To bardzo ważne. Daj się poznać ludziom z branży, pokaż, że interesujesz się swoją tematyką i ciągle ją zgłębiasz. Dzięki temu entuzjazmowi wyrobisz sobie opinię osoby, której warto posłuchać, a to oznacza nowych uczestników Twoich webinarów.
Rozdawaj ulotki
Brzmi to dość zaskakująco, gdyż mówimy o wydarzeniu internetowym. Mimo wszystko jest to efektywne narzędzie. Jeśli już wiesz, gdzie możesz spotkać swojego potencjalnego klienta, to po prostu zacznij działać. Nawet gdy nie trafiłeś na niego w internecie, możesz wręczyć mu swoje zaproszenie. Niekoniecznie więc chodzi nam o wyjście na ulicę i rozdawanie ich przypadkowym osobom. Możesz zanieść je do miejsc, w których Twoi potencjalni klienci mogą bywać (oczywiście zapytaj wcześniej o zgodę!). Zadbaj o to, aby ulotki były w widocznym miejscu i zachęcały wyglądem. Wówczas ludzie sami po nie sięgną. Dodatkowym plusem jest to, że nikt nie będzie czuć się „nagabywany”, jak to często zdarza się, gdy ulotki rozdaje się przechodniom.
Zaktualizuj swój podpis
Zmień nie tylko newsletter, ale też wszystkie Twoje listy wychodzące. Zadbaj o to, żeby był w nich ślad mówiący o tym, że prowadzisz webinary na wysokim poziomie. Umieść link do swojej witryny lub do strony zapisu na kolejny webinar. Pamiętaj, by regularnie zmieniać link, kiedy planujesz nowe wydarzenie. Ten krok nie wymaga zbyt wiele wysiłku i poświęconego czasu, lecz przyniesie nie tylko kilka dodatkowych rejestracji, ale będzie solidną cegiełką w kolejnym etapie budowy reputacji.
Zajrzyj też do wpisu Co robić, jeśli na wydarzeniu jest mało osób.
Prowadzenie webinaru bez zarzutu
Slajdy i ich liczba. Jeśli należysz do grona osób, które uważają, że przygotowanie dobrych slajdów to strata czasu, musimy wyprowadzić Cię z błędu. Kilka przypadkowych zdjęć i Twój monolog nie zainteresują odbiorców. Zastanów się, jak długo sam potrafisz patrzeć na jeden obrazek. Jeśli dodatkowo prowadzący nie włącza kamery, wtedy uczestnik bardzo szybko znudzi się takim webinarem i zrazi się do kolejnych spotkań prowadzonych przez Ciebie. Gdybyś prowadził szkolenie w sali, wystarczyłoby zmieniać obrazek co 3 minuty, ale na webinarze, aby przyciągnąć uwagę, musisz przełączać slajd częściej niż raz na minutę, a najlepiej co 40 sekund. Czas naszego skupienia ciągle się kurczy i powinieneś zawsze brać to pod uwagę. Oczywiście, powinieneś przećwiczyć to i popracować nad częścią wizualną, ale jeśli śledzisz nasz blog, to na pewno wiesz, w jaki sposób przygotować świetną prezentację z lakonicznymi, ładnymi i zrozumiałymi slajdami.
Korzystaj z różnych rodzajów materiałów. W MyOwnConference załadujesz wideo lub plik dźwiękowy, więc przygotuj sobie muzykę w tle albo wcześniej nagrany komentarz. Włączysz go, gdy zdarzy się nagła, nieprzewidziana sytuacja albo gdy potrzebujesz pauzy, żeby pozbierać myśli lub skontaktować się z działem technicznym. Goście nie mogą czekać w ciszy.
Zastanów się nad przygotowaniem dla uczestników planu wystąpienia i wysłaniem go na początku webinaru. Gdy zdecydujesz się pokazywać swój ekran, a zachęcamy do tego, poćwicz delikatne przesuwanie myszy i zatrzymywanie jej na ważnych przyciskach lub napisach, żeby uczestnicy mogli za Tobą nadążyć. Dla większej przejrzystości i atrakcyjności użyj narzędzi do rysowania na pulpicie.
Moderacja czatu. W swoim planie wystąpienia zostaw informację, kiedy włączysz lub wyłączysz czat. Jeśli prowadzisz webinar bez pomocnika-moderatora, wiadomości uczestników będą rozpraszać zarówno Twoją uwagę, jak i innych gości. Nikt nie lubi, kiedy jego pytanie długo pozostaje bez odpowiedzi. Już na samym początku powiedz, kiedy przewidujesz czas na pytania i odpowiedzi.
Planowanie webinaru, na który nikt się nie spóźnia
Przypomnienia. Pamiętasz o tych danych, które zbiera się podczas rejestracji na webinar?
Potrzebujemy ich nie tylko do wysłania linka zapraszającego. Skorzystaj z danych, aby dwukrotnie przypomnieć o webinarze w dniu transmisji. Postaraj się, by Twoje listy były przyjazne, a nie męczące. Oprócz tego umieść w nich link do instrukcji dla uczestnika webinaru. Taki mały dodatek zaoszczędzi sporo czasu i nerwów w trakcie webinaru.
Transmisje na żywo w mediach społecznościowych. Do prowadzenia całego webinaru się nie nadają, ale to świetny sposób, by przypomnieć subskrybentom, że spotkanie zaczyna się za pięć minut. Pokaż, jak idą przygotowania i zapowiedz, co ciekawego czeka uczestników.
Nie warto obawiać się, że planowanie webinarów składa się z wielu elementów. Planowanie każdego szkolenia to proces twórczy i elastyczny. Gdy wydaje Ci się, że jakiś krok jest zbędny, nie musisz go bezrefleksyjnie powtarzać. Warto tylko raz stworzyć schemat planowania webinaru, a następnie wszystko pójdzie sprawnie. Mamy nadzieję, że nasze dzisiejsze wskazówki Ci w tym pomogły.
Podsumowanie
Podsumowując, skuteczne zaplanowanie webinaru wymaga uwzględnienia zarówno dokładnego przygotowania merytorycznego, jak i konsekwentnej promocji oraz zapewnienia bezbłędnego przebiegu w dniu wydarzenia. Wybór odpowiedniego tematu i platformy wpływa na późniejsze sukcesy, a aktywna komunikacja z uczestnikami i właściwe ustalenie ceny pomagają stworzyć zaangażowaną społeczność. Starannie opracowana forma webinarium z ciekawą prezentacją i moderacją zwiększa szansę na utrzymanie uwagi odbiorców. Wykorzystanie przypomnień i dopracowanie kwestii organizacyjnych pozwala ograniczyć ryzyko spóźnień lub niskiej frekwencji, co prowadzi do profesjonalnego i skutecznego wydarzenia online, czyli do dobrze zaplanowanego webinaru.
Pytania i odpowiedzi
Jakie są pierwsze etapy planowania webinaru?
Na początek należy zastanowić się nad dokładnym tematem webinaru. Warto zrobić dobry research, napisać scenariusz. Następnym ważnym krokiem jest wybór platformy webinarowej, ponieważ będziemy z niej zapewne korzystać również przy kolejnych webinarach. Należy zadbać też o przygotowanie odpowiednich materiałów dla uczestników oraz tych, które pokażemy podczas prezentacji. Webinar musimy też zareklamować, na przykład na swoich mediach społecznościowych.
W jaki sposób promować swój webinar?
Przede wszystkim na profilach społecznościowych. Zadbaj o to, żeby informacja o nadchodzącym webinarze była na każdym profilu. Oprócz tego możesz na przykład aktywnie udzielać się na tematycznych grupach na Facebooku, gdzie będziesz mógł poinformować o swoich webinarach. Doskonałym pomysłem jest również stworzenie ulotek i zostawianie ich w miejscach, gdzie mogłyby kogoś zainteresować.
Dlaczego warto dokładnie określić temat webinaru?
Dokładne określenie tematu webinaru pozwala przyciągnąć właściwą grupę odbiorców i przygotować materiał, który spełni ich oczekiwania. Dzięki temu wydarzenie staje się bardziej angażujące i wartościowe.
Jak wybrać najlepszy dzień i godzinę dla webinaru?
Wybierając dzień i godzinę, warto wziąć pod uwagę preferencje grupy docelowej oraz strefę czasową uczestników. Dobrze zaplanowany termin zwiększa liczbę osób obecnych na żywo i zmniejsza liczbę nieobecnych.
Po co robić testową sesję przed webinarem?
Testowa sesja pozwala upewnić się, że wszystko działa technicznie, w tym kamera, mikrofon oraz prezentacja, a także umożliwia sprawdzenie, czy prowadzenie przebiega płynnie. Dzięki temu podczas właściwego wydarzenia możesz skoncentrować się na treści merytorycznej i nie musisz martwić się o ewentualne problemy techniczne.
Jak zachęcić uczestników do aktywnego udziału w webinarze?
Możesz zachęcić uczestników poprzez wysłanie wiadomości przed wydarzeniem, zaproszenie ich do zadawania pytań oraz zapewnienie interakcji podczas transmisji, na przykład za pomocą czatu czy ankiet. Dzięki temu poczują się zaangażowani i będą bardziej skoncentrowani.
Czy warto wysyłać przypomnienia przed rozpoczęciem webinaru?
Tak, przypomnienia są bardzo ważne. Warto wysłać przynajmniej jedno przypomnienie na kilka godzin przed wydarzeniem, a w nim link, instrukcję dołączania i informację o tym, co należy przygotować. To zmniejsza ryzyko, że uczestnicy się spóźnią lub w ogóle nie pojawią.
