Zaplanowałeś prezentację online, zaprosiłeś uczestników, wybrałeś sprzęt, slajdy i tekst – wszystkie te obowiązki można uznać za wykonane.

2 dni przed prezentacją online

Zatem co trzeba wcześniej przygotować, aby wydarzenie odbyło się bezproblemowo i efektywnie? Stworzyliśmy checklistę, by zwrócić uwagę na ważne elementy. Pomożemy Ci przygotować się do prezentacji online, by z jej pomocą wzbudzić apetyt i zainspirować Twoich klientów, kolegów lub studentów.

Skonfiguruj kolejkę wiadomości przypominających

Przed webinarem powinieneś dwa lub trzy razy przypomnieć uczestnikom o spotkaniu i wysłać linki do spotkania. Stworzenie listy z przypomnieniami jest możliwe w specjalnym serwisie do wysyłki mailingów, np. GetResponse. Możesz także skorzystać z funkcji wysyłki wiadomości, jaką oferują niektóre platformy do prezentacji online i webinarów. W MyOwnConference możesz zaplanować maile w specjalnej zakładce w panelu klienta. Nie musisz szukać dodatkowych rozwiązań i zaprzątać sobie głowy kolejnym obowiązkiem.

Zadbaj o swój wygląd

Jeśli występujesz w roli prowadzącego, najlepiej załóż ubranie, które nie rzuca się w oczy barwą, krojem albo wzorkami. Pasiaste koszule i sweterki w kratkę lub z drobnymi elementami mogą spowodować rozproszenie uwagi uczestników. Oczywiście ubranie nie może powodować dyskomfortu. Wybranie stroju, w którym nie będziesz czuł się dobrze, może spowodować, że nie poprowadzisz spotkania tak dobrze, jakbyś tego oczekiwał.

Wybierz miejsce do prowadzenia spotkania

Zadbaj o to, żeby tło za Tobą było odpowiednie. Unikaj ścian ze wzorkami oraz okien – nawet tych zasłoniętych. Wybieraj jasne pomieszczenia, w których naturalne światło będzie padało na Twoją twarz. Staraj się, żeby ściana za Tobą była jednolita. Nie oznacza to jednak, że nie może być na niej małego obrazu, kwiatka, albo niewielkiej biblioteczki. Być może znajdziesz rekwizyty, które będą odpowiadały tematowi szkolenia. Jeśli prowadzisz prezentację biznesową lub szkoleniową możesz usiąść obok półki z książkami lub jednobarwnej ściany, niekoniecznie na tle tapety w kwiaty.

Prezentacja online. Dzień przed spotkaniem

Załaduj prezentację

Dodaj prezentację i wszystkie materiały, których potrzebujesz na swoją platformę do spotkań i prezentacji online. Czasami konwersja plików na platformie może potrwać dłuższy czas, dlatego załaduj materiały odpowiednio wcześniej. Po dodaniu plików sprawdź, czy są one prawidłowo wyświetlane.

Przetestuj sprzęt

Jeśli chcesz uniknąć większości problemów technicznych podczas wideokonferencji lub prezentacji online, musisz wcześniej zrobić test swojego sprzętu i połączenia. Taką funkcję oferuje wiele programów do prowadzenia prezentacji. Jeśli test pokaże, że masz jakiekolwiek problemy, będziesz mieć jeszcze sporo czasu do ich usunięcia.

Taki test możesz wykonać także na platformie MyOwnConference. Sprawdź, czy mikrofon i kamera działają dobrze oraz, czy prędkość łącza internetowego jest wystarczająco dobra, żeby poprowadzić płynne i profesjonalne spotkanie.

Przygotuj plan działania na wypadek sytuacji kryzysowych

Nie każde szkolenie zawsze przebiega bez komplikacji. Właściwie jest niewiele spotkań, podczas których wszystko odbywa się zgodnie z planem. Sztuką jest nie pozwolić sobie, żeby takie kryzysy zepsuły cały webinar. Co może się wydarzyć?

• Uczestnik zada pytanie, na które nie będziesz znał odpowiedzi. Najlepiej w takiej sytuacji poprosić pytającego, o wysłanie pytania w mailu. Obiecaj, że dołożysz starań, żeby rozwiązać problem, z którym do Ciebie przyszedł. Każdy jest tylko człowiekiem i nie zna gotowej recepty na każdą zagwozdkę.
• Problemy techniczne. Przygotuj sobie wcześniej najszybszy sposób na skontaktowanie się ze wsparciem technicznym. Nie masz wpływu na wszelkie kryzysowe sytuacje techniczne, które mogą się przydarzyć. Postaraj się jedynie o szybki internet. Najlepiej podłącz go kablem, a nie przez łącze bezprzewodowe.

60 minut przed

Sprawdź dźwięk i wideo speakerów

Poproś, aby prelegenci, którzy będą korzystać z kamery i mikrofonu, również przetestowali swój sprzęt. Pomoże to zmniejszyć zagrożenie wystąpienia problemów technicznych w trakcie prezentacji.

Nie zapomnij zadbać o ciszę

Przypomnij współlokatorom lub współpracownikom, że nie mogą Ci przeszkadzać. Najlepiej zawieś na drzwiach odpowiednią karteczkę. Nie chcesz przecież tłumaczyć się z niezręcznych sytuacji, które mogą mieć miejsce jeśli ktoś zapomni o tym, że prowadzisz spotkanie.

Wyłącz także wszelkie powiadomienia z Facebooka. Wycisz telefon.

30 minut przed

Ustaw powitanie

Jeśli prowadzisz prezentację online na platformie do webinarów i prezentacji internetowych, masz możliwość dopasowania pokoju webinarowego do celów spotkania, np. wybrać kolory, logo. Nie zapomnij jeszcze o tym, że goście zaczynają dołączać wcześniej. Naturalnie, że patrzenie na pusty ekran nie jest czymś interesującym. Możesz włączyć w pokoju webinarowym muzykę lub wideo z powitaniem, aby umilić uczestnikom oczekiwanie.

Przyspiesz łącze internetowe

Wstrzymaj lub zakończ pobieranie plików, zamknij aplikacje, które obniżają prędkość połączenia. Nie zapomnij, że inne komunikatory mogą zakłócać przekaz, dlatego wyłącz aplikacje typu Skype, Viber itp.

20 minut przed

Przynieś niezbędne rzeczy

Sprawdź, czy wszelkie rekwizyty, które mogą się przydać podczas szkolenia, są w zasięgu ręki. Może uczestnicy będą mieli dodatkowe pytania odnośnie książki, o której opowiadasz? Może będziesz potrzebował innego dokumentu? Przynieś te rzeczy i połóż przy biurku.

Zadbaj o swój komfort

Gdy długo o czymś opowiadasz, możesz poczuć suchość w gardle. Woda lub inny napój pomogą zachować głos w dobrym stanie na dłużej. Przynieś wcześniej szklankę wody. Otwórz okno, jeśli stwierdzisz, że stres może spowodować złe samopoczucie.

1 minuta przed startem

Włącz nagrywanie prezentacji online

Przed prezentacją możesz zapomnieć o tym, że chciałeś nagrać wydarzenie. Dlatego lepiej nacisnąć przycisk nagrywania przed spotkaniem.

Teraz jesteś już gotowy na prowadzenie prezentacji online. Rzetelne przygotowanie się do wystąpienia pomoże Ci prowadzić każdą konferencję internetową spokojnie, produktywnie i bez niespodzianek. Więcej rad o prowadzeniu webinarów i prezentacji internetowych możesz przeczytać tu. Udanych prezentacji i szkoleń!

Jeśli szukasz platformy, która w znacznym stopniu ułatwi Ci przygotowania do webinarów, wypróbuj MyOwnConference. Bezpłatne konto pozwoli Ci poznać możliwości profesjonalnego programu do wideokonferencji. Świetny dział wsparcia, narzędzie do przeprowadzenia testu łącza oraz bardzo dobrze rozwinięta funkcja mailingu to tylko nieliczne z zalet MyOwnConference. Przetestuj już dzisiaj: https://myownconference.com/