Sztuka prowadzenia webinarów

Jak często masz trudność z tym, żeby wreszcie wziąć się do roboty i zacząć przygodę z prowadzeniem webinarów?

Sztuka prowadzenia webinarów

Wybierz odpowiedni temat

Zawsze coś odciąga naszą uwagę, brakuje nam czasu i trudno o inspirację. Na dodatek, jeśli nie mamy jasno określonego planu, wszystko zaczyna się sypać i pojawia się prawdziwy chaos. Uwierz nam, że gdy tylko zapiszesz wszystkie szczegóły na kartce, szybciej odpowiesz sobie na najważniejsze pytanie, czyli „nie wiem, co mam robić”. Jeśli nie masz pojęcia, jak przygotować taki plan, nie martw się, bo przygotowaliśmy go za Ciebie. Zaczynajmy!

Być może masz już temat, który chcesz zaprezentować swoim przyszłym uczestnikom. W takim razie warto wymyślić dla niego ciekawy, chwytliwy tytuł. Jak go napisać, możesz przeczytać tu.

Jeśli nie wiesz, jaki wybrać temat dla kolejnego webinaru, skorzystaj z tych wskazówek.

1. Napisz na kartce wszystkie swoje umiejętności i specjalności, hobby, problemy, które kiedykolwiek udało Ci się rozwiązać.
2. Z tej listy wybierz kierunek, w którym jesteś naprawdę dobry. Dzięki temu poczujesz się pewniej podczas webinaru. Oprócz tego pewnie posiadasz jakieś notatki, które można wykorzystać do przygotowania webinaru. To znaczy, że możesz szybciej napisać ciekawy scenariusz do szkolenia.
3. Zastanów się, jaki aspekt można poruszyć na webinarze. Nie próbuj wytłumaczyć wszystkiego na pierwszym szkoleniu. Lepiej obrać jeden kierunek. To zrozumiałe, że nie da się opowiedzieć wszystkiego o prawidłowym żywieniu na jednych zajęciach. Możesz porozmawiać o produktach, które powinny zostać ograniczone podczas odchudzania.

Najważniejsza wskazówka

Wybierz temat, który jest dla Ciebie ciekawy i ekscytujący. Wtedy uczestnicy po Twoim webinarze będą rozentuzjazmowani i uzyskają spore korzyści. Natomiast Ty zaczniesz tworzyć własną markę i zdobędziesz status eksperta.

Określ grupę docelową

Nawet gdy Twój webinar jest niesamowicie ciekawy, to temat nie może być jednakowo interesujący dla każdego. Trzeba wiedzieć, kto jest Twoim przyszłym uczestnikiem i jak wygląda Twoja grupa docelowa. Tylko wtedy webinar będzie naprawdę przydatny.

Aby uzyskać obraz przyszłych uczestników, napisz na kartce jak najwięcej szczegółów:

• czy to mężczyzna, czy kobieta;
• gdzie mieszka;
• ile ma lat;
• czy pracuje, czy studiuje;
• ile zarabia;
• jakie ma zainteresowania;
• jakie ma cechy charakteru.

Przeanalizowanie portretu grupy docelowej pomoże zrozumieć, jak współpracować z widownią, jak najlepiej wyjaśnić każde pytanie. Oprócz tego szybciej znajdziesz strony, fora i blogi, które odwiedzają Twoi przyszli uczestnicy. Te miejsca możesz wykorzystać także do reklamy webinaru, ale najlepiej po uzgodnieniu tego z właścicielem strony, żeby nie zostać zablokowanym za spam.

Przygotuj materiał do webinaru

Połącz wszystkie materiały, które masz na wybrany temat. Wybierz pliki na komputerze, które mogą się przydać, szukaj w internecie, rozmawiaj z kolegami i klientami. Spójrz w swoje notatki, przeczytaj o ostatnich wiadomościach i badaniach na ten temat.

Bardzo możliwe, że zbierzesz tak dużo informacji, że nie zdołasz ich wszystkich przekazać podczas jednego wydarzenia. To świetna wiadomość, bo oznacza, że masz już gotowy materiał na kolejne webinary.

Dlatego by zebrać materiał do webinaru, musisz dokładnie określić cel tego spotkania. Treść powinna być zgodna z celem. Jeśli prowadzisz webinar promocyjny i chcesz sprzedawać towary lub usługi, wtedy celem jest sprzedaż. Gdy chcesz nauczyć technik pamięciowych, zadbaj o to, by pod koniec zajęć uczestnicy potrafili je zastosować w praktyce.

Zostaw tylko te informacje, które naprawdę pomogą osiągnąć cel. Wszystko, co niepotrzebne, możesz spokojnie usunąć. Pamiętaj, że idealny czas trwania webinaru to około 60 minut. Samo wystąpienie zajmuje z tego około 40 minut, a pozostałe 20 minut warto przeznaczyć na sesję pytań i odpowiedzi.

Przygotuj materiał, który wyślesz uczestnikom po spotkaniu, na przykład prezentację, checklistę albo krótkie podsumowanie. Muszą dostać coś, dzięki czemu przypomną sobie szczegóły.

Napisz plan webinaru

Przygotuj krótkie notatki, by opowiedzieć o wszystkim, co zaplanowałeś. Przygotowaliśmy schemat, który pomoże Ci w napisaniu planu.

Wstęp

• Przedstawienie siebie i pozostałych prelegentów.
• Omówienie programu webinaru.
• Opis problemu i tematu spotkania.

Część główna, czyli właściwa prezentacja lub szkolenie.

Odpowiedzi na pytania. Zarezerwuj na nie czas i już na początku powiedz, kiedy uczestnicy je usłyszą. Możesz odpowiadać także w trakcie webinaru, ale to rozprasza uwagę grupy.

Podsumowanie

• Przedstawienie wniosków.
• Zapowiedź kolejnych webinarów i kursów.

Podaj swoje dane kontaktowe, wskaż profile w mediach społecznościowych i powiedz, jak Cię znaleźć oraz gdzie zadać pytanie. Zachęcaj uczestników, by napisali swoją opinię o webinarze oraz o wynikach, które udało się osiągnąć.

Tworzymy stronę docelową

Strona docelowa, czyli landing page, to miejsce, w którym można przeczytać szczegóły webinaru i zapisać się na wydarzenie.

Najważniejsze elementy strony docelowej

• nazwa webinaru;
• data i czas;
• imię i informacja o prezenterze;
• do kogo ten webinar będzie skierowany;
• jaki jest cel webinaru;
• bonusy dla uczestników;
• cena;
• wezwanie do działania;
• formularz rejestracji (imię, e-mail).

Nie musisz koniecznie wpisywać tych wszystkich elementów. Możesz coś dodać lub usunąć. Najważniejsze, by umieścić na tej stronie podstawowe informacje, żeby po przeczytaniu treści użytkownik zechciał się zarejestrować.

Promocja przed prowadzeniem webinaru

Na naszym blogu już kilkukrotnie pisaliśmy o promocji webinaru. Teraz wymienimy główne i najbardziej skuteczne sposoby:

Wysyłka maili

Jeśli masz własną listę subskrybentów, poinformuj ich o zbliżającym się webinarze. To właśnie ta grupa osób zna Cię i interesuje się tym, co robisz. Kupowanie bazy od innych firm lub osób to bardzo zły pomysł, ponieważ w ten sposób nie zdobędziesz prawdziwych klientów. Zamiast tego Twoje wiadomości najprawdopodobniej trafią do folderu ze spamem.

Media społecznościowe

Obecnie to jeden z najchętniej wybieranych kanałów promocji. Skorzystaj ze wszystkich swoich stron w różnych sieciach. Napisz ogłoszenia w swoim profilu i w grupach, w których jesteś moderatorem. Jeśli zaplanowałeś wydać trochę pieniędzy, koniecznie skorzystaj z reklam targetowanych. Przeczytaj też nasze wskazówki, jak promować wydarzenie na Facebooku oraz w innych sieciach społecznościowych.

Strony do planowania eventów

Istnieje wiele stron do planowania eventów. Dzięki dużej frekwencji na takich portalach możesz zyskać nowych uczestników. Podaj informacje o swoim webinarze, ale pamiętaj, by taki anons wyglądał zachęcająco.

Reklama za pomocą partnerów

Jeśli masz partnerów, umów się z nimi, aby napisali o Twoim webinarze na swoich stronach w mediach społecznościowych i w newsletterze. Gdy jeszcze nie masz partnerów, znajdź kilka osób, które pracują z Twoją grupą docelową i mają z nią stały kontakt.

Tworzymy prezentację

Mamy już gotowy plan webinaru oraz szczegółowe notatki do prezentacji. W kolejnym kroku zajmijmy się stroną wizualną, czyli dodajmy obrazki, wykresy oraz tekst.

Prezentację możesz zrobić w PowerPoint lub wybrać inny ciekawy serwis.

Kilka porad:

1. Nie opieraj slajdów na animacjach. Platformy do webinarów przerabiają prezentację na własny format, żeby wyglądała tak samo na każdym urządzeniu, a animacje i osadzone wideo tej konwersji nie przeżywają. Film prześlij osobnym plikiem.
2. Zadbaj o spójność. Na każdym slajdzie przedstaw tylko jeden pomysł. Używaj jednej lub dwóch czcionek i maksymalnie trzech kolorów.
3. Wykorzystuj firmowe elementy, takie jak logo oraz kolory związane z identyfikacją wizualną Twojej firmy.

Wybierz platformę do prowadzenia webinarów

Wybór platformy do webinarów może sprawiać duży kłopot. Na rynku jest dostępnych mnóstwo serwisów webinarowych. Najważniejsze funkcje, których warto szukać, zebraliśmy na stronie naszej platformy.

Aby wybrać odpowiednie oprogramowanie do webinarów, możesz skorzystać z tych podpowiedzi.

1. Koniecznie przetestuj program. Załóż konto darmowe, spróbuj zorganizować testowy webinar i nagraj go.
2. Wejdź do panelu klienta, by zobaczyć, czy potrafisz zrobić webinar samodzielnie. Jeśli platforma ma dobre instrukcje użytkownika i samouczki wideo, będzie Ci łatwiej nauczyć się wszystkiego.
3. Sprawdź podstawowe funkcje. Najważniejsze to wiedzieć, jak zaprosić uczestników, załadować prezentację, włączyć mikrofon i kamerę, no i zacząć webinar.

Sprawdź darmowy plan na webinary i zajęcia online od MyOwnConference.

Przed przeprowadzeniem webinaru zadbaj o dobrej jakości sprzęt

Decydując się na prowadzenie szkolenia, nie możesz rozpocząć bez upewniania się, czy Twój sprzęt do webinarów jest wystarczająco dobry. Na co zwrócić uwagę?

1. Wbudowany mikrofon i kamera zazwyczaj będą średniej jakości. Jeśli w planach masz poprowadzenie kilku lub kilkunastu webinarów, zainwestuj w zewnętrzną kamerę i mikrofon.
2. Najlepiej podłącz internet po kablu. Sieć bezprzewodowa będzie zawsze nieco mniej stabilna. Nie chcesz przecież, żeby co drugie zdanie było przerywane. Nic tak nie irytuje jak słaba jakość dźwięku.
3. Zrób wcześniej test łącza i upewnij się, że prędkość jest odpowiednia. Niektóre platformy, na przykład MyOwnConference, mają własny test sprzętu, który sprawdza jednocześnie internet, kamerę, mikrofon i głośniki. Ile dokładnie potrzeba, wyjaśnia artykuł Prędkość internetu dla pokoju webinarowego.
4. Jak już zaopatrzysz się we wszystko, co jest niezbędne do prowadzenia webinaru, poproś znajomych, żebyście wspólnie sprawdzili, czy jakość jest dobra. Zrób to z odpowiednim wyprzedzeniem, żeby w przypadku problemów mieć zapas czasu na zmianę.

Skonfiguruj wysyłkę przypomnień

Po zarejestrowaniu się na webinar uczestnik powinien dostać kilka ważnych listów. Jest to niezbędne, by mógł otrzymać dane do logowania na webinar i nie zapomniał o wydarzeniu.

Do wysyłki przygotuj cztery wiadomości, a potem wystarczy wstawić imię uczestnika.

Mail 1

Skonfiguruj kolejkę wiadomości tak, by pierwsza z nich trafiła do uczestnika tuż po rejestracji.

Pierwszy mail to potwierdzenie rejestracji i podziękowanie za chęć uczestniczenia w spotkaniu. Nie zapomnij napisać o tym, jak można zapłacić za webinar, jeśli będzie to webinar płatny.

Mail 2

Druga wiadomość powinna być przypomnieniem o spotkaniu, z datą i godziną rozpoczęcia webinaru. Podziel się też ciekawym faktem dotyczącym tematu spotkania. W ten sposób wzbudzisz zainteresowanie uczestników i dodasz motywacji do przyjścia na webinar.

Maile 3 i 4

Dwa przypomnienia o webinarze, pierwsze na dwie godziny, a drugie na trzydzieści minut przed spotkaniem. Dołącz do tego link i wpisz hasło do pokoju webinarowego. Dobrze, gdy wyjaśnisz uczestnikom, jak wejść na webinar z komputera i smartfona, jakie mają dostępne opcje na spotkaniu.

Na koniec garść przydatnych wskazówek

1. Prowadź webinar w jasnym pomieszczeniu, ale nie pod światło. Najlepiej, żeby w tle nie było wielu przedmiotów rozpraszających uwagę.
2. Miej przy sobie wszystko, co może Ci się przydać, czyli szklankę wody, notatki oraz książki, po które sięgniesz w razie trudnych pytań.
3. Dopasuj swój ubiór do okoliczności. Zazwyczaj jasna koszula to uniwersalne ubranie każdego prowadzącego. Unikaj dodatków rozpraszających uwagę oraz wszelkich wzorków.
4. Przed webinarem poinformuj domowników albo współpracowników, że potrzebujesz ciszy. Możesz wywiesić na drzwiach odpowiednią informację, żeby nikomu to nie umknęło.
5. Nie ignoruj pytań, na które nie znasz odpowiedzi. Każdy rozumie, że nie musisz wiedzieć wszystkiego, jednak sztuką jest „wybrnąć” z takiej sytuacji. Obiecaj, że postarasz się mailowo odpowiedzieć na takie pytanie już po spotkaniu. Natomiast jeśli uważasz, że pytanie w żaden sposób nie dotyczy tematu spotkania, powiedz o tym.

To już wszystkie podstawowe kroki przygotowania webinaru. Zostaje tylko checklista ostatnich przygotowań przed wydarzeniem, dzięki której spotkanie przebiegnie sprawnie i produktywnie. Niech Twoje webinary zawsze będą udane!

Przydatne informacje na temat kontaktu z uczestnikami po webinarze znajdziesz we wpisie Jak rozmawiać z klientami po webinarze.

Jeśli jesteś ciekawy, jak zorganizować profesjonalny webinar niewielkim wysiłkiem, zajrzyj na platformę MyOwnConference. Znajdziesz tam funkcje, dzięki którym zaplanujesz wydarzenie w prosty sposób, a w razie kłopotów pomoże obsługa techniczna. Zacznij od bezpłatnego konta i przekonaj się sam.

Podsumowanie

Przygotowanie i przeprowadzenie skutecznego webinaru wymaga świadomego zaplanowania każdego etapu. Proces ten zaczyna się od wyboru tematu i określenia grupy docelowej, a następnie obejmuje zarówno przygotowanie merytoryczne, jak i techniczne. Kolejnym ważnym krokiem jest skuteczna promocja oraz profesjonalna realizacja wydarzenia.

Na sukces webinaru wpływa nie tylko interesująca treść, lecz także zaangażowanie uczestników i sprawna obsługa techniczna. Oznacza to między innymi dobrą jakość dźwięku i obrazu, a także odpowiednio przygotowane przypomnienia i kanały komunikacji z uczestnikami.

Jeśli wszystkie te elementy dobrze ze sobą współgrają, masz większe szanse na stworzenie wydarzenia, które przyciągnie uwagę, przyniesie realne efekty i wzmocni Twój wizerunek eksperta.

Pytania i odpowiedzi

Co powinienem sprawdzić w sprzęcie przed rozpoczęciem webinaru?

Zanim rozpoczniesz wydarzenie online, warto upewnić się, że masz dobrą kamerę i mikrofon, a także stabilne połączenie z internetem. Dobrze jest przetestować jakość dźwięku i obrazu, a jeśli masz taką możliwość, lepiej skorzystać z połączenia przewodowego zamiast Wi-Fi, ponieważ zapewnia ono większą stabilność transmisji.

Jak przygotować prezentację, by utrzymać uwagę uczestników?

Przygotowując slajdy, wybierz jedno główne przesłanie na każdy z nich, ogranicz liczbę czcionek i kolorów oraz unikaj animacji, bo nie przetrwają konwersji. Dodaj logo i firmowe kolory oraz zachowaj spójność stylistyczną.

Jak promować webinar, by przyciągnąć uczestników?

Promocja webinaru powinna obejmować komunikację z partnerami, media społecznościowe i newslettery. Poproś znajome osoby z grupy docelowej, by pomogły Ci dotrzeć do właściwej publiczności i zwiększyć liczbę zgłoszeń.

Co zrobić, by uczestnicy nie zapomnieli o wydarzeniu?

Po rejestracji uczestnika wyślij wiadomość potwierdzającą, a następnie przypomnienie z linkiem i instrukcją logowania. Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko, że ktoś przeoczy webinar lub wejdzie spóźniony.

Dlaczego warto nagrać webinar i jak wykorzystać nagranie potem?

Nagrane wydarzenie daje możliwość dotarcia do osób, które nie mogły być obecne na żywo. Możesz udostępnić nagranie, wykorzystać je jako materiał edukacyjny lub narzędzie do remarketingu, co zwiększa jego trwałą wartość.