Онлайн-нарада — це засідання, збори співробітників організації або підприємства, що проводиться через Інтернет. Під час інтернет-нарад учасники можуть обговорювати поточні завдання, переглядати документи та презентації, обмінюватись ідеями щодо наявних проблем.

У сучасному світі багато бізнес-процесів частково або повністю переміщуються в інтернет-простір. Продаж, пошук співробітників, маркетинг, управління постачанням і навіть наради. Здавалося б, для проведення ділової зустрічі потрібна безпосередня присутність усіх учасників в одному фізичному просторі. Але завдяки сучасним технологіям стали можливі онлайн-наради.

Як відбувається онлайн-нарада?

Отже, як відбувається онлайн-нарада:

1. Співробітник, відповідальний за організацію зустрічі, відправляє колегам посилання на онлайн-кабінет.

2. У призначений час учасники переходять за посиланням. Підключають вебкамеру та мікрофон, щоб бачити та чути один одного. Виступають, обмінюються ідеями.

Але нарада через інтернет не обмежується лише спілкуванням. Тут доступні й інші можливості:

• Демонстрація вебпрезентацій. Співробітник робить презентацію про конкретну проблему та демонструє її іншим учасникам.
• Спільний перегляд сайтів або програм. Коли один з учасників запускає демонстрацію екрана на своєму комп’ютері, решта може переглядати сайти або програми, запущені на ньому.
• Чат. Учасники можуть обмінюватись текстовими повідомленнями.
• Опитування. Швидкий спосіб проголосувати з якогось конкретного питання та ухвалити остаточне рішення.

Запис зустрічі. Якщо хтось з учасників пропустить зустріч або деякі її частини, вони можуть пізніше переглянути запис наради.

Стаття на тему: Демонстрація екрана онлайн

Як підвищити ефективність онлайн-наради?

Складайте план

Добре, якщо учасники одержують заздалегідь список питань, які планується обговорити. Так нарада буде більш організованою та результативною.

Призначте модератора. Тобто співробітника, який стежитиме за перебігом наради та повертатиме його у потрібне річище.

Організуйте тестове включення. За деякий час до початку зборів попросіть усіх учасників перейти до онлайн-кабінету та перевірити звук та відео. Прикро, якщо під час наради доведеться чекати поки хтось налаштує камеру, замість того щоб відразу перейти до обговорення.

Використовуйте закритий режим. Вкрай важливо, щоб на нараду могли потрапити лише співробітники підприємства. Жодних сторонніх людей! Тому встановіть пароль на онлайн-кабінет.

Дізнайтесь також: Модератор на вебінарі, хто це такий і навіщо він вам потрібен?

Зменште навантаження на інтернет

Якщо інтернет-з’єднання перевантажене, то ви погано чутимете і бачите інших учасників. Ефект наради знизиться. Перед зустріччю закривайте зайві вкладки браузера та зупиняйте завантаження.

Вимкніть повідомлення. Вимкніть повідомлення, які надходять на комп’ютер або смартфон. Попросіть колег зробити те саме.

Контролюйте час. Дотримуйтесь плану наради. Доручіть модератору простежити, щоб збори закінчилися вчасно.

Виберіть якісний сервіс для нарад. Якщо учасники зборів погано чутимуть або бачитимуть один одного, зв’язок буде перериватись, то вважайте, що така зустріч була проведена дарма. Не використовуйте безплатні програми. Віддайте перевагу якісним.

Обмежте кількість учасників. На звичайній зустрічі спілкування між співробітниками проходить набагато простіше, навіть тому, що їм не доводиться підключати камеру і мікрофон, щоб виступити. Тому на онлайн-нараду запрошуйте лише тих колег, які глибоко обізнані з проблемою. Чи не збирайте людей для кількості.

Підбивайте підсумки

Як і для звичайної, так і для онлайн-наради важливо підбивати підсумок: сформулювати прийняті рішення, позначити завдання, які потрібно зробити та призначити відповідальних за їх виконання.

Звичайно, онлайн-наради не можуть повністю замінити очні зустрічі. Але вони особливо актуальні для підприємств із кількома філіями чи представництвами. Адже співробітники можуть обговорити поточні завдання та проблеми, не виїжджаючи з офісу. А це значно економить час працівників та знижує витрати фірми.

Нарада-онлайн разом з MyOwnConference — це сучасний спосіб зберегти ефективність роботи команди та при цьому економити на організаційні витрати.

Запорукою успіху онлайн-наради є ретельна підготовка, чітке дотримання регламенту, а також якісний майданчик для нарад. На MyOwnConference ви зможете провести ефективні збори через інтернет, не турбуючись при цьому про якість.

Отримайте безплатний доступ до онлайн-кабінету на постійній основі.