Jeśli chociaż raz prowadziłeś webinar, to pewnie rozumiesz, jak czasochłonne może być przygotowywanie każdego wydarzenia.

Więc kto musi być w Twojej ekipie webinarowej?

Musisz zaprojektować slajdy, skonfigurować pokój webinarowy, zaprosić uczestników, zająć się reklamą. Masz szczęście, gdy wspiera Cię ekipa webinarowa, która pomoże Ci to wszystko przygotować.

Dobrze wybrany zespół potrafi ułatwić zorganizowanie webinaru w jak najkrótszym terminie. Nie warto powierzać wszystkich zadań jednej osobie — jasny podział ról i obowiązków jest o wiele skuteczniejszy. Odpowiadając tylko za jedno zadanie, łatwiej jest wszystko kontrolować.

Speaker

Speaker powinien stworzyć prezentację, prowadzić webinar, zrobić wywiad. Jego zadaniem jest również interakcja z uczestnikami: odpowiedzi na pytania, zaproszenie do dialogu, wzbudzenie zainteresowania.

Główne zadanie speakera to zrealizowanie celów webinaru. To znaczy, że musi nie tylko poinformować o nowych usługach, nauczyć, pokazać prezentację, ale też zachęcić uczestników do odwiedzenia strony internetowej lub złożenia zamówienia.

Wybór speakera to chyba najbardziej odpowiedzialny krok. Właściwie to speaker jest “twarzą” firmy i to od niego zależy wrażenie o marce, dlatego wybieraj taką osobę dokładnie.

Designer

Designer przygotowuje szatę graficzną slajdów, stronę rejestracji i inne materiały graficzne, których możesz potrzebować do zorganizowania webinaru.

Dobrze jest, gdy designer zna się na technologii HTML do tworzenia stron internetowych i landing page’ów. Wtedy nie będzie Ci potrzebny programista.

Specjalista ds. e-marketingu

Jeśli nie będziesz promować webinaru, nikt go nie zauważy wśród innych wydarzeń. Koniecznie zaproś do zespołu e-marketingowca — specjalistę, który zna się na promowaniu towarów i usług w internecie.

By promować webinar, marketingowiec stworzy portret potencjalnego uczestnika i strategię marketingową. Skorzysta on również z różnych narzędzi do reklamowania: banery, reklama kontekstowa, sieci społecznościowe, mailing, współpraca z partnerami i liderami opinii.

Po webinarze marketingowiec przeanalizuje efektywność działań promocyjnych i zbierze odpowiednie wnioski na przyszłość.

Wsparcie techniczne

Specjalista z działu wsparcia technicznego jest odpowiedzialny za rozwiązanie wszystkich kwestii technicznych: konfigurowanie platformy do webinarów, podłączenie systemu płatności, sprawdzenie sprzętu. W trakcie webinaru będzie odpowiadać na pytania techniczne uczestników.

Jego zadaniem jest również blokada uczestników webinaru, którzy spamują czat. Innymi słowy, jego głównym obowiązkiem jest wykonywanie czynności, dzięki którym speaker będzie mógł skupić się jedynie na wystąpieniu.

Moderator

Jeśli masz możliwość zdjęcia kilku obowiązków “z barków” wsparcia technicznego, warto zatrudnić moderatora wydarzenia. Jest to osoba odpowiedzialna za rozwiązywanie wszelki problemów uczestników. Zajmuje się informowaniem gości wydarzenia o przerwach, czasie trwania lub odpowiadaniem na inne pytania niezwiązane z merytoryką. Moderator może wpisywać na czacie pytania zadane przez speakera lub podawać inne informacje organizacyjne. Odpowiada on także, za wysyłanie materiałów szkoleniowych jeśli odbywa się to w trakcie spotkania. Czuwa nad poprawnym przebiegiem wydarzenia i ma obowiązek blokować osoby, które nie przestrzegają regulaminu, uniemożliwiając prowadzenie prezentacji speakerowi i uważne słuchanie pozostałym uczestnikom.

Kilka rad, jak zebrać ekipę do prowadzenia webinaru

Kandydatów do zespołu można znaleźć na specjalnych platformach do poszukiwania pracy. Przykładem jest Jooble, to właśnie tam codziennie szukają pracy tysiące potencjalnych pracowników. Możesz znaleźć pracownika w swoim mieście lub zlecić zadania do pracy zdalnej, a w takim przypadku masz do wyboru wykonawców z całego świata.

Zwracaj uwagę, by pracownicy mieli przynajmniej podstawowe informacje o pracy z technologią webinarów, wtedy nie musisz poświęcać zbyt dużo czasu na wprowadzenie i wyjaśnienia.

Polecamy przeczytać: «Zdalne szkolenie specjalistów: jak MyOwnConference może Ci je ułatwić?»

Jakie umiejętności powinien mieć dobry:

speaker — ta rola wymaga nie tylko odpowiedniego przygotowania merytorycznego do prowadzenia konkretnego webinaru, ale także umiejętności swobodnego wypowiadania się i przekazywania myśli. Powinna być to osoba charyzmatyczna z doświadczeniem w prowadzeniu spotkań zarówno dla małych, jak i większych grup.

designer — najlepiej, żeby dysponował doświadczeniem w tworzeniu projektów graficznych. Idealnie, jeśli będą to materiały promocyjne oraz informacyjne. Istotne są w tym przypadku kreatywność, a także terminowość.

specjalista ds. e-marketingu — powinien być to ekspert z doświadczeniem we wprowadzaniu strategii marketingowych, sprzedaży produktów lub usług, jednocześnie będący na bieżąco z nowinkami marketingowymi. Najlepiej jeśli ma duże doświadczenie w prowadzeniu mediów społecznościowych. Powinna go cechować kreatywność, zdolność analizowania danych statystycznych i sprawne posługiwanie się technologiami marketingowymi.

pracownik wsparcia technicznego — ta rola wymaga przynajmniej średniozaawansowanej umiejętność technik informatycznych. Ważna jest szybka reakcja w przypadku problemów technicznych zgłaszanych przez uczestników wydarzenia.

moderator — warto zwrócić uwagę, czy potencjalny kandydat na stanowisko moderatora zna poprawne zasady pisowni, ponieważ jest to praca wymagająca odpisywania uczestnikom na czacie. Ważna jest odporność na stres oraz umiejętność elokwentnego formułowania komunikatów.

Podsumowanie

Webinar można zorganizować i przeprowadzić samodzielnie. Jednak gdy powierzysz ten proces ekipie, możesz liczyć na rzetelniejsze przygotowywanie i lepsze wyniki. Do Twojej ekipy webinarowej warto zaprosić speakera, designera, e-marketingowca, specjalistę wsparcia technicznego i moderatora.