Któregoś dnia trafiłam na wiadomość w Linkedin. Jej autorem był zdumiony organizator webinaru, który nie mógł zrozumieć, dlaczego na jego wydarzenie przyszło tak mało osób. Wysłał maile do prawie 10 000 swoich subskrybentów.

Zwiększ uczestnictwo w webinarach: Przyczyny i rozwiązania

Spośród nich, 300 osób zaznaczyło, że weźmie udział w webinarze. Ostatecznie jednak na webinarze pojawiło się zaledwie 15 uczestników. Oczywiście, organizator spodziewał się większej liczby słuchaczy. Co takiego się wydarzyło?

Temat jest bardzo aktualny. Zależy nam na jak największej ilości uczestników, to oczywiste. To nie tylko zysk, ale też dużo większe możliwości rozpromowania Twojej firmy, profilu. Często jednak zebranie dużej ilości uczestników może być trudne. Nie oznacza to od razu, że Twoja praca nie ma sensu. Istnieją konkretne powody, które możesz prześledzić i określić, czy nie popełniasz jakiegoś błędu. Z tego artykułu dowiesz się, co zrobić, żeby zwiększyć liczbę uczestników szkolenia.

Przeczytaj nasz artykuł, z którego dowiesz się, co zrobić, jeśli pokój webinarowy jest prawie pusty. Dlaczego uczestnicy nie wzięli udziału w Twoim wydarzeniu i jak zminimalizować takie zagrożenie? Zapraszamy do lektury!

Dlaczego jest tak mało uczestników? Możliwe przyczyny

Jeśli na webinarze jest mało uczestników, oznacza to, że gdzieś musiałeś popełnić błąd. Ich poprawa będzie składać się z kilku podstawowych kroków. Jeśli chcesz zobaczyć więcej uczestników na swoim webinarze, musisz sprawić, aby ludzie:

1. Zobaczyli informacje o webinarze.
2. Kliknęli Twoją reklamę lub ogłoszenie o webinarze.
3. Zarejestrowali się.
4. Przeczytali Twoje maile.
5. Znaleźli czas na udział w webinarze.
6. Pojawili się na tym wydarzeniu.

Zacznijmy po kolei.

Jak rozpowszechnić informacje o webinarze?

Przyjęło się, że najczęstszym powodem małej frekwencji na webinarze jest nieskuteczna promocja. Na naszym blogu poświęciliśmy dużo uwagi temu problemowi. Zebraliśmy nasze najlepsze artykuły, które pomogą Ci w promowaniu webinarów.

Dlaczego to takie ważne? Promocja pełni wiele funkcji. Oprócz tego, że sprawi, że potencjalni uczestnicy usłyszą o Twoim webinarze i zapiszą się na niego, reklama stworzy także Twój wizerunek. Warto na niej nie oszczędzać. Dobra promocja może zachęcić klienta nie tylko do zapisania się na webinar, ale również do sprawdzenia Twojej firmy, Ciebie. Liczy się pierwsze wrażenie i przyciągnięcie uwagi! Jeśli nie zaciekawisz swojego klienta albo w jakiś sposób go irytujesz, możesz już nie otrzymać drugiej szansy.

Nie zapomnij, że są też inne niedociągnięcia, przez które uciekają Ci uczestnicy.

Jak przekonać użytkownika do kliknięcia reklamy?

Przede wszystkim ważna jest Twoja reputacja. Praca nad reputacją trwa dłużej niż jeden dzień, dlatego już teraz możesz opowiedzieć o sobie na swojej stronie, funpage’u, blogu. Wytłumacz, dlaczego warto przyjść właśnie do Ciebie. Pochwal się sukcesem swoich klientów. Pokaż, że znasz się na tym, o czym mówisz, że jesteś na bieżąco.

CTA nie są doskonałe. Niewidoczne, nieprzekonujące i nieklarowne wezwania do działania niszczą konwersję. Przeczytaj więc, jak sprawdzić, czy Twoje CTA są dobre, i jak możesz je ulepszyć.

A może temat jest już nieaktualny? Nie możesz rozpocząć przygotowań do webinaru, jeśli nie zbadasz wcześniej popytu na temat, który planujesz poruszyć. Zadbaj o to, aby był on aktualny i odpowiadał na potrzeby uczestników.

Jak zachęcić użytkownika do rejestracji?

Użytkownik wszedł na stronę rejestracji, ale w trakcie zrezygnował? Sprawdźmy, co poszło nie tak.

Brak chwytliwego tytułu i głośnego wezwania do działania, za mało informacji o webinarze, za dużo powiedziałeś o sobie? Powody, przez które strona docelowa nie zachęca do rejestracji mogą być różne. Koniecznie przeczytaj o tym, jak sobie z tym poradzić i jak sprawić, by strona rejestracji była naprawdę skuteczna.

Cena popełnienia błędu na tym etapie jest zbyt wysoka. Jeśli chcesz, by ludzie zaczęli płacić za Twoje webinary, najpierw musisz zorganizować kilka darmowych spotkań. Udowodnij, że potrafisz dobrze nauczać. Jeśli pokażesz, że Twoje webinary są wartościowe, to klienci z chęcią za nie zapłacą. Dlaczego? Bo każdy wie, że ciężko o dobrego eksperta, który potrafi umiejętnie przekazać wiedzę.

Jeśli prowadzisz bezpłatne webinarium internetowe, upewnij się, że w reklamach i na stronie rejestracji ta informacja jest podkreślona. Myślisz, że wystarczy o tym powiedzieć tylko raz? Nic bardziej mylnego. Powtarzaj i podkreślaj zachęcające „Za darmo” na każdym etapie promocji webinaru. Ludzie boją się ukrytych kosztów.

Sprawdź maile

Niestety, obecnie trudno jest nakłonić subskrybenta do przeczytania maila, nie mówiąc już o zagrożeniu związanym z wylądowaniem Twoich wysyłek w spamie. Nie rezygnuj jednak z wysyłania wiadomości do swoich klientów. Mimo wszystko jest to świetny sposób na podsycanie ciekawości potencjalnego uczestnika. Oczywiście, jeśli zrobisz to dobrze. Zasady są tylko dwie. Najważniejsze to zachować umiar. Wysyłanie wiadomości każdego dnia to przesada, ale wysłanie tylko jednej wiadomości to zdecydowanie zbyt mało. Na początku wysyłaj jednego maila tygodniowo o tej samej porze. Potem wyślij przypomnienie trzy dni przed webinarem oraz dwa maile w dniu webinaru. To ilość, którą klient nie poczuje się “osaczony”.

Druga zasada mówi, że wysyłka mailowa powinna być interesująca, czyli musi wzbudzać zainteresowanie. Może to być:

• artykuł, wideo, informacje o webinarze,
• opinie klientów,
• zadanie lub lifehack,
• przypomnienie o początku webinaru i link do pokoju webinarowego,
• ankieta: czego uczestnicy chcieliby się dowiedzieć.

Wybierz odpowiedni termin webinaru

Jeśli chcesz przyciągnąć więcej uczestników na webinar, musisz dobrze wybrać termin. Jeśli tego nie zrobisz, nic dziwnego, że na webinarze zobaczysz niską frekwencję.

Jaki to jest zły termin? Oto przykład. Decydujesz się na przeprowadzenie webinaru tuż przed świętami, albo w weekend… Zapytaj siebie, czy chciałbyś wziąć udział w webinarze, gdy masz wiele obowiązków w życiu prywatnym i zawodowym, bo raczej nie, dlatego warto wybierać takie terminy, które będą dla ciebie naprawdę wygodne. Kolejny przykład? Twoją grupą docelową są księgowi, a obecnie jest okres przygotowań raportu rocznego. Nie spodziewaj się więc tłumu uczestników.

Dlaczego nadal nie mam uczestników na webinarze?

Mogą tutaj działać także przyczyny psychologiczne. Czasem ludzi bardziej zachęca myśl o tym, że mogą czegoś się nauczyć niż sam proces nauki, który wydaje się być nudny i żmudny.

Ludzie z natury często unikają wysiłku, dlatego warto zachęcić swoich subskrybentów do działania. Pomyśl, w jaki sposób możesz ich zainspirować i pokaż im, jakie umiejętności zdobędą po Twoim webinarze. Wyjaśnij też, jak Twój webinar wpłynie na ich rozwój i co może w nich zmienić, ponieważ taka wizja może być dla nich naprawdę motywująca.

Aby zapewnić sobie więcej uczestników w pokoju webinarowym, musisz ich wzbudzić ich zaangażowanie i zmotywować do podjęcia pewnych zobowiązań. Wykorzystaj czas, w którym większość z nich ma w sobie zapał i chęć zdobycia nowej wiedzy oraz jest pewna, że pojawi się na webinarze.

Poprowadź ich. Zachęć do zapisania się do newslettera, aby niczego nie przegapili i otrzymali nagranie webinaru.

Ale sam newsletter nie wystarczy. Zaproponuj subskrybentom, żeby wpisali webinar do swojego kalendarza, tak żeby o nim nie zapomnieli, szczególnie jeśli mają wiele innych spraw na głowie.

Zaproś ich do jednej z grup w sieciach społecznościowych lub na messengerze, żeby na bieżąco mogli dostawać najważniejsze informacje o webinarze, ale nie tylko. Zadbaj o to, aby twoje media społecznościowe były ciekawym miejscem, gdzie będą mogli dowiedzieć się czegoś interesującego, poznać osoby, które są do nich podobne

Zachęć ich do udostępniania informacji o wydarzeniu ich przyjaciołom.

Wyślij kilka małych zadań lub test przed webinarem.

Przyczyny techniczne

• źle skonfigurowana wysyłka,
• mało przypomnień,
• nieoznaczona data i czas wydarzenia,
• brak linku i hasła do logowania,
• uczestnicy nie mogą wejść do pokoju webinarowego.

Niektóre platformy wymagają, aby uczestnik pobrał specjalną aplikację do udziału w webinarze. Wielu osobom to się nie podoba, ktoś może zapomnieć o tej konieczności lub nie zrozumieć instrukcji. Jeśli jednak wybrałeś platformę do webinarów, która wymaga od uczestników wykonywania dodatkowych działań, zrób wszystko, aby upewnić się, że każdy chętny może wejść do pokoju webinarowego. Najlepiej stwórz swój dział techniczny, tak, aby każdy uczestnik mógł zadzwonić i poprosić o pomoc.

Wyślij maila z instrukcją, jak uczestniczyć w webinarze, ale dodatkowo krótko opisz w treści maila, jak dołączyć do seminarium internetowego (nie każdy pobierze załącznik lub kliknie link).

Nie zmieniaj hasła i linku do webinaru przed webinarem, jeśli już wysłałeś go uczestnikom.

Wejdź do pokoju webinarowego jako uczestnik, aby upewnić się, że wszystko działa tak, jak powinno.

Napisz powitanie w pokoju: temat i czas rozpoczęcia spotkania, aby uczestnicy wiedzieli, że trafili na właściwy webinar i wszystko działa.

Bądź w pokoju webinarowym 15 minut przed startem.

Co robić, jeśli na liczniku gości jest 0 osób? Szybka reakcjia

No cóż, czasem tak jest… Na webinarze jest zaledwie parę osób.

W żadnym wypadku niczego nie odwołuj. Nawet jeśli czujesz się przygnębiony (każdemu się zdarza), weź się w garść i mimo wszystko prowadź wydarzenie, tak starannie, jakbyś miał kilka tysięcy uczestników. Dlaczego? Każdy uczestnik powinien być dla Ciebie równie ważny. Każdy z nich może polecić Twój webinar swoim znajomym, napisać o nim na swoich profilach społecznościowych. To ogromna wartość, której nie powinieneś lekceważyć.

Żeby czuć się troszeczkę pewniej, dodaj kilka botów do pokoju webinarowego, aby nie zrazić uczestników tym, że są jedynymi słuchaczami. Webinar w końcu ma charakter masowy.

W momencie, kiedy uczestnicy będą odpowiadać na pytania na czacie lub oglądać filmik, spróbuj szybko zaprosić subskrybentów Twoich sieci społecznościowych do wzięcia udziału w webinarze. Nie zapomnij o linku z zaproszeniem.

Facebook live jest idealnym rozwiązaniem w tej sytuacji. Nagraj krótkie wideo, w którym powiesz, że webinar wkrótce się zacznie.

Jak wykorzystać taką sytuację?

Nawet jeśli nie udało Ci się zebrać dużej liczby uczestników, możesz na tym zyskać.

Włącz nagrywanie i spróbuj przeprowadzić profesjonalny webinar. Później możesz wysłać zapisane wideo do użytkowników, którym nie udało się dotrzeć na Twoje wydarzenie. Użyj tego nagrania w swojej strategii wideomarketingowej.

Tutaj znajdziesz więcej informacji na ten temat: Jak wdrożyć webinary w swojej strategii wideomarketingowej?

Nie pozwól uciec subskrybentom po webinarze. Jeśli nawet nie było ich na wydarzeniu, ale pokazali, że są zainteresowani, poświęć im czas. Weź pod uwagę, że zainwestowałeś już czas i pieniądze na przygotowanie materiału, więc nie możesz ich tak łatwo stracić. Przygotuj dla nich osobne maile. Jeśli nie pojawili się na pierwszym webinarze, możliwe, że będą mogli przyjść na następny lub obejrzeć nagranie. Być może, że zareagują dopiero na czwarte lub piąte zaproszenie. Jeśli, oczywiście, do tego czasu nie zrezygnują z subskrypcji, ale to już oddzielna kwestia.

Spróbuj dowiedzieć się przez maila, dlaczego osoba nie wzięła udziału w webinarze. Najlepiej od razu zaproponować kilka wariantów odpowiedzi, by klient szybko zaznaczył właściwą opcję. W ten sposób łatwiej będzie Ci zrozumieć, na którym etapie straciłeś uczestnika.

W trosce o przygotowanie i promocję webinaru należy zwrócić uwagę nie tylko na wybór platformy i reklamy. Wszystko jest ważne: newsletter, wygląd landing page’a i rodzaj przycisków, a nawet rodzaj koszuli, którą masz na sobie. Dopiero wtedy nie będziesz miał problemu z pustym pokojem webinarowym.

Podsumowanie

Podsumowując, aby uniknąć sytuacji, w której sala webinarowa pustoszeje, warto najpierw upewnić się, że informacja o wydarzeniu dociera do odpowiedniej grupy odbiorców. Następnie należy zadbać o to, aby strona zapisu oraz działania promocyjne były przejrzyste i zachęcające. Kolejnym krokiem jest upewnienie się, że termin i forma spotkania odpowiadają oczekiwaniom uczestników. Na końcu trzeba dopilnować, aby wszelkie kwestie techniczne zostały dopięte na ostatni guzik. Nawet gdy frekwencja na początku jest niska, warto przeprowadzić webinar z pełnym zaangażowaniem i wykorzystać powstałe nagranie jako materiał uzupełniający lub lead magnet, ponieważ dzięki temu czas i wysiłek włożone w przygotowania na pewno nie pójdą na marne.

Pytania i odpowiedzi