Wideokonferencja to narada, zebranie współpracowników organizacji lub firmy, która jest prowadzona przez internet.

Podczas takich konferencji online uczestnicy mogą omówić bieżące zadania, obejrzeć dokumenty i prezentacje, wymienić się pomysłami na rozwiązywanie aktualnych problemów.

Dzisiaj wiele procesów biznesowych częściowo lub całkowicie przenosi się do internetu. Sprzedaż, poszukiwanie pracowników, marketing, zarządzanie łańcuchem dostaw i wideokonferencja to tylko kilka elementów, które zastąpiły tradycyjną formę realizacji, wygodniejszą alternatywą.

Porozmawiajmy o tym, jak wygląda wideokonferencja? Jak zorganizować naradę online i jak polepszyć jej efektywność?

Wydawałoby się, że do prowadzenia spotkania biznesowego konieczna jest obecność wszystkich uczestników w tej samej przestrzeni, np. w biurze. Dzięki nowoczesnym technologiom pojawiła się możliwość spotkania na wideokonferencji.

Jakie są zalety korzystania z wideokonferencji, możesz zobaczyć na tej stronie.

Jak wygląda wideokonferencja?

1. Kolega, który jest odpowiedzialny za zorganizowanie spotkania, wysyła do innych odnośnik do internetowego pokoju konferencji.
2. W umówionym czasie uczestnicy, klikając link, wchodzą do pokoju. Włączają kamerę internetową i mikrofon, by widzieć i słyszeć siebie nawzajem. Rozmawiają, wymieniają się pomysłami.

Jednak konferencja przez internet nie ogranicza się tylko do zwykłej komunikacji. Są również inne możliwości:

• Pokazywanie prezentacji. Współpracownik robi prezentację na wybrany temat i pokazuje ją innym uczestnikom. Tu znajdziesz listę dobrych programów do tworzenia prezentacji.
• Wspólne oglądanie stron internetowych lub programów za pomocą udostępniania ekranu. Jeden z uczestników włącza pokazywanie ekranu na swoim komputerze i wszyscy mogą widzieć na swoich pulpitach dokładnie ten obraz, który chce przekazać, np. sposób korzystania z programu lub serwisu internetowego.
• Czat. Uczestnicy mogą wymieniać się wiadomościami.
• Ankiety. Szybki sposób na głosowanie lub poznanie opinii każdego uczestnika. Taki sposób ułatwia podjęcie decyzji.
• Nagrywanie spotkania. Jeśli uczestnik ominie spotkanie lub jego część, może w przyszłości obejrzeć nagranie wideokonferencji.

Jak zorganizować wideokonferencję?

Do wideokonferencji wystarczy nawet telefon i wygodny program do konferencji. Jeśli nie jesteś pewny, że wszyscy Twoi koledzy mają na swoich komputerach lub telefonach zainstalowany taki sam program, a musisz szybko zorganizować wideokonferencję, lepiej wybierz platformę do rozmów wideo, która działa w przeglądarce.

Tu napisaliśmy instrukcję, jak rozpocząć wideokonferencję w 30 sekund.

Sprawdź, jak działa wideokonferencja. Załóż darmowe konto na platformie do webinarów i wideokonferencji MyOwnConference i przetestuj wszystko bez ograniczeń czasowych.

Jak zwiększyć efektywność wideokonferencji?

Stworzyliśmy checklistę, by zwrócić uwagę na różne istotne momenty prowadzenia wideokonferencji w artykule Prezentacja online. Ostatnie przygotowania.

Wybierz program do wideokonferencji

Jest wiele platform do wideokonferencji na rynku, dlatego najlepiej jeśli wybierzesz taką, która w 100% będzie spełniała Twoje oczekiwania. Niektóre z nich mają wiele funkcji, natomiast musisz przeanalizować, czy chociaż raz skorzystasz z każdej z nich.

Napisz plan

Dobrze, gdy uczestnicy zapoznają się z listą pytań, które będą omawiane. Dzięki temu narada będzie lepiej zorganizowana i skuteczniejsza.

Moderator wideokonferencji

Wybierz moderatora. To współpracownik, który będzie dbać o przestrzeganie reguł i harmonogramu spotkania oraz pokieruje rozmową.

Dokładne przetestowanie

Przetestuj pokój webinarowy. Godzinę przed wideokonferencją poproś, by wszyscy uczestnicy weszli do gabinetu online i sprawdzili dźwięki i wideo. To nieprofesjonalne, gdy podczas narady wszyscy będą zmuszeni czekać, aż jedna osoba dokona ustawień kamery. Dyskusja powinna zacząć się od razu.

Wybierz sprawdzoną platformę do wideokonferencji. Zły dźwięk i wideo lub przerywanie transmisji mogą “spisać na straty” nawet najlepszą prezentację. Nie warto korzystać z bezpłatnych programów, lepiej wybrać platformę, która może zapewnić wysoką jakość.

Prywatność

Zablokuj pokój online. Bardzo ważne, by na wideokonferencję mogli trafić tylko współpracownicy firmy. Jeśli nie chcesz, by na spotkanie przyszli obcy ludzie, zabezpiecz pokój do wideokonferencji i wyślij linki personalne.

Odpowiedni sprzęt

Zadbaj o odpowiedni sprzęt do wideokonferencji. Wewnętrzne mikrofony i kamery zazwyczaj mają gorszą jakość niż wersja zewnętrzna. Najlepiej jeśli kupisz zewnętrzny zestaw składający się z mikrofonu i kamery. Jeśli nie masz takiej możliwości, zadbaj przynajmniej o to, żeby mikrofon do wideokonferencji był jak najlepszej jakości.

Jak wybrać kamerę do webinaru lub wideokonferencji?

Dobry internet

Zajmij się łączem internetowym. Jeśli podczas transmisji będziesz pobierać pliki lub zostawisz włączone programy, które obniżają prędkość połączenia, może to spowodować, problemy z obrazem i dźwiękiem. Prowadzi to, do zmniejszenia efektywności każdego spotkania. Zamknij zbędne okna i zakładki przeglądarek, a także zakończ pobieranie plików.

Przydatne podpowiedzi do udanej wideokonferencji

1. Wyłącz powiadomienia w komórce i na komputerze. Poproś, aby inni zrobili to samo.
2. Kontroluj czas. Trzymaj się planu spotkania. Poproś, by moderator pomógł ci prowadzić i zakończyć spotkanie zgodnie z planem.
3. Ogranicz liczbę uczestników. Dyskusja z mikrofonem i kamerą wymaga porządku nawet w większym stopniu, niż zwykłe spotkanie w realu. Zapraszaj tylko tych uczestników, którzy są tego świadomi. Nie musisz zapraszać tłumów wyłącznie dlatego, by wykorzystać wszystkie wolne miejsca.
4. Przygotuj niezbędne rzeczy. Pomyśl, co może okazać się potrzebne do prowadzenia profesjonalnej wideokonferencji. Odpowiednio wcześniej przynieś szklankę wody, żeby nieco dać ulgę strunom głosowym. Notatnik i długopis zawsze się przydają. Przygotuj także dodatkową literaturę albo kartkę z notatkami, żeby łatwo powrócić do tematu, kiedy zgubisz wątek.
5. Zrób podsumowanie. Zarówno na zwykłej naradzie, jak i na wideokonferencji podsumowanie jest bardzo ważne. Pamiętaj o powtórzeniu poruszonych wcześniej kwestii, zleceniu projektu i wybraniu osób, odpowiedzialnych za wykonanie.
6. Podziel uczestników na mniejsze grupy. Coraz więcej platform oferuje tworzenie dodatkowych pokojów do pracy warsztatowej. Wtedy w kameralnym gronie uczestnicy mogą wymieniać się poglądami i pracować nad projektem, który potem przedstawią pozostałym członkom wideokonferencji.

Wideokonferencje dla firm jako alternatywa tradycyjnych spotkań

Pomimo tego, że “przedcovidowa rzeczywistość” wraca do norm, coraz więcej firm wykorzystuje rozwiązania, które zostały wprowadzone podczas pandemii. Pomyśl, czy wszelkie zebrania organizacyjne rzeczywiście wymagają “ściągania” wszystkich pracowników do firmy? Może warto zorganizować wideokonferencję zamiast tradycyjnego zebrania? Wideokonferencje dla mniejszych firm to nowoczesny i bardzo skuteczny sposób komunikacji.

Dlaczego warto prowadzić wideokonferencje?

Oszczędność czasu pracowników. Nie muszą oni jechać przez całe miasto, żeby wysłuchać, co masz do powiedzenia. Wystarczy kilka kliknięć, a efekt zostaje ten sam.

Wykorzystywanie narzędzi do prezentacji. Jeśli musisz obrazowo przedstawić jakiś problem, zawsze możesz skorzystać z narzędzi interaktywnych.

Zbieranie anonimowej opinii. Nie oszukujmy się, każdy pracodawca, który prosi pracownika o szczerą opinię, musi liczyć się z tym, że druga strona w obawie przed “narażeniem się” nie powie tego, co tak naprawdę myśli. Jednak anonimowa ankieta podczas wideokonferencji w bardzo szybki i skuteczny sposób rozwiązuje ten problem.

Prostsza i szybsza organizacja. Narada firmowa wymaga odpowiedniego przygotowania sali konferencyjnej. Trzeba przynieść materiały, zapewnić napoje oraz odpowiednią ilość miejsc do siedzenia. Dobrze jeśli jest też klimatyzacja, albo przynajmniej możliwość wpuszczenia do pomieszczenia odpowiedniej ilości powietrza. Jeśli zorganizujesz wideokonferencje przez internet, każdy z tych aspektów będzie zapewniany indywidualnie przez uczestników. Zatem Ty masz problem z głowy.

Podsumowanie

Oczywiście, wideokonferencje nie mogą całkowicie zastąpić “żywych” spotkań. Są za to świetnym rozwiązaniem dla firm, które mają kilka filii lub przedstawicieli. Daje to możliwość spotkania się ze wszystkimi współpracownikami, by omówić aktualne kwestie i wyzwania, nie wychodząc z gabinetu. W taki sposób oszczędzamy czas i koszty.

Wideokonferencja to nowoczesny sposób, pozwalający zachować efektywność pracy, a zarazem zaoszczędzić koszty na zorganizowanie spotkania.

Kluczem do sukcesu prowadzenia wideokonferencji jest staranne przygotowanie, ścisłe przestrzeganie przepisów i dobra platforma do wideokonferencji. Na stronie MyOwnConference możesz prowadzić wydajne spotkania przez internet i nie martwić się o jakość transmisji. Otrzymaj bezlimitowy, bezpłatny dostęp do gabinetu online. Przetestuj już dzisiaj potencjał najlepszej platformy do wideokonferencji na rynku.