В современном мире многие бизнес-процессы частично или полностью перемещаются в интернет-пространство. Продажи, поиск сотрудников, маркетинг, управление поставками и даже совещания. Казалось бы, для проведения деловой встречи необходимо непосредственное присутствие всех участников в одном физическом пространстве. Но благодаря современным технологиям стали возможны онлайн-совещания.

Что такое онлайн-совещания?

Онлайн-совещание — это заседание, собрание сотрудников организации или предприятия, которое проводится через интернет. Во время интернет-совещаний участники могут обсуждать текущие задачи, просматривать документы и презентации, обмениваться идеями относительно существующих проблем.

План организации

1. Сотрудник, ответственный за организацию встречи, отправляет коллегам ссылку на онлайн-кабинет. Следует назначить организатора, который свяжется с участниками еще до начала мероприятия. Он также будет контактным лицом по техническим вопросам до и во время встречи.

2. В назначенное время участники переходят по ссылке. Подключают веб-камеру и микрофон, чтобы видеть и слышать друг друга. Выступают, обмениваются идеями.

Но совещание через интернет не ограничивается только общением. Здесь доступны и другие возможности:

• Демонстрация веб-презентаций. Сотрудник делает презентацию о конкретной проблеме и демонстрирует ее другим участникам.
• Совместный просмотр сайтов или приложений. Когда один из участников запускает демонстрацию экрана на своем компьютере, остальные могут просматривать сайты или программы, запущенные на нем.
• Чат. Участники могут обмениваться текстовыми сообщениями.
• Опрос. Быстрый способ проголосовать по какому-то конкретному вопросу и принять окончательное решение.
• Запись встречи. Если кто-то из участников пропустит встречу или некоторые ее части, он может просмотреть запись совещания позже и быть в курсе новых идей и принятых решений.

Как повысить эффективность онлайн-совещания?

Составляйте план. Хорошо, если участники получают заранее список вопросов, которые планируется обсудить. Так совещание будет более организованным и результативным.

Назначьте модератора. То есть сотрудника, который будет следить за ходом совещания и поворачивать его в нужное русло. Он также следит за чатом, отвечает на вопросы участников и занимается технической частью онлайн-встречи.

Организуйте тестовое включение. За некоторое время до начала собрания попросите всех участников перейти в онлайн-кабинет и проверить звук и видео. Будет обидно, если во время совещания придется ждать пока кто-то настроит камеру, вместо того чтобы сразу перейти к обсуждению.

Используйте закрытый режим. Крайне важно, чтобы на совещание могли попасть только сотрудники предприятия. Никаких посторонних людей! Поэтому установите пароль на онлайн-кабинет.

Уменьшите нагрузку на интернет. Если интернет-соединение перегружено, то вы будете плохо слышать и видеть других участников. Эффект совещания снизится. Перед встречей закрывайте лишние вкладки браузера и останавливайте загрузки.

Отключите уведомления. Выключите уведомления, которые приходят на компьютер или смартфон. Попросите коллег сделать то же самое.

Контролируйте время. Придерживайтесь плана совещания. Поручите модератору проследить за тем, чтобы собрание закончилось вовремя.

Выберите качественный сервис для совещаний. Если участники собрания будут плохо слышать или видеть друг друга, связь будет прерываться, то считайте, что такая встреча была проведена зря. Не используйте бесплатные приложения. Отдайте предпочтение качественным.

Ограничьте количество участников

На обычной встрече, общение между сотрудниками проходит гораздо проще, даже потому что им не приходится подключать камеру и микрофон, чтобы выступить. Поэтому на онлайн-совещание приглашайте только тех коллег, которые глубоко осведомлены в проблеме. Не собирайте людей для количества.

Убедитесь, что все вовлечены и могут внести свой вклад во встречу. Помните, что мероприятие должно быть доступным для всех участников. Не все обрабатывают информацию одинаково быстро. Поэтому в конце вы можете спросить мнение сотрудников, чтобы убедиться, что у всех есть возможность поделиться своими мыслями. Также важно дать возможность записывать главные моменты со встречи: например, предоставить доступ к Google Docs или включить функцию чата.

Не забывайте о том, что это, все же, онлайн-встреча. Поэтому попробуйте ее оживить, используя язык тела и тон голоса так же, как в разговоре лицом к лицу.

Подводите итоги. Как и для обычного, так и для онлайн-совещания важно сделать выводы: сформулировать принятые решения, обозначить задачи, которые нужно сделать и назначить ответственных за их выполнение.

Заключение

Конечно, онлайн-совещания не могут полностью заменить очные встречи. Но они особо актуальны для предприятий с несколькими филиалами или представительствами. Ведь сотрудники могут обсудить текущие задачи и проблемы, не выезжая из офиса. А это значительно экономит время работников и снижает затраты фирмы.

Онлайн-совещания — это современный способ сохранить эффективность работы команды и при этом экономить на организационных расходах. Согласно данным портала smallbiztrends, 83% сотрудников проводят до трети своей рабочей недели на видеовстречах. Интересно, что 55% говорят, что сейчас у них больше совещаний, чем когда они работали в офисе 5 раз в неделю.

Залогом успеха онлайн-совещания являются тщательная подготовка, четкое соблюдение регламента, а также качественная площадка для совещаний. На сайте MyOwnConference вы сможете провести эффективные собрания через интернет, не беспокоясь при этом о качестве. Получите бесплатный доступ к онлайн-кабинету на постоянной основе.

FAQ