У наш час усе більше процесів переходить в онлайн, зокрема навчання та бізнес. У цій статті ми звернемо увагу на автоматизовані вебінари, використовуючи платформу MyOwnConference.
Основи та використання автовебінарів
Розглянемо, як вони полегшують організацію онлайн-заходів та підвищують їх ефективність.
Автоматизація вебінарів з MyOwnConference
Автовебінари це технологія, яка дозволяє проводити вебінари автоматично, без участі ведучого в реальному часі. Ця технологія ідеально підходить для різних завдань, від освітніх до маркетингових. Вона пропонує зручні функції для взаємодії з аудиторією, включаючи чати та інтегровані кнопки продажу (CTA).
Основи роботи з автоматичними вебінарами
Автоматичні вебінари підтримують освітні та бізнес-процеси, звільняючи час організаторів для розробки нових проєктів. Тут ми пояснюємо, навіщо потрібен такий формат, а порядок дій у панелі описано у статті планування автовебінару.
Цей формат привертає увагу аудиторії за допомогою заздалегідь підготовленого контенту, що сприяє безперервному розвитку інтересу до продуктів чи послуг.
Як функціонують автовебінари
Організація автовебінарів на нашій платформі починається з підготовки відео, яке може включати вибір та обробку зовнішнього відеофайлу або створення та редагування запису прямо на нашій платформі. Після підготовки відеоконтенту слід налаштувати вебінарну кімнату, визначити час трансляції та розіслати запрошення учасникам. Після завершення цих початкових етапів вебінар запускається автоматично у призначений час згідно зі встановленим розкладом.
Запланувати автовебінар на нашій платформі можна в розділі «Календар», де під календарем стоїть кнопка «Create automated webinar».
Така система дозволяє ефективно керувати як окремими подіями, так і цілими серіями вебінарів, забезпечуючи стабільну взаємодію з аудиторією, незважаючи на різницю у часових поясах.
Функціональні можливості
Налаштування вебінарної кімнати на MyOwnConference це ключовий етап підготовки до автовебінару. Воно включає вибір дизайну кімнати, налаштування аудіо та відео, а також визначення параметрів входу для учасників, таких як доступ за іменними або загальними посиланнями, платний вхід та час початку входу.
Параметри ведучих, які задають у відповідному розділі, не впливають на процес проведення автовебінару, оскільки він відбувається автоматично і не потребує їхньої участі в реальному часі.
Налаштування дизайну події
На вкладці «General» користувачі можуть повністю налаштовувати дизайн своєї події. Це включає додавання власного логотипу, інтеграцію банерів для підкреслення важливої інформації або реклами, а також налаштування кольору кімнати і дизайну тексту. Крім того, для забезпечення кращого сприйняття на різних пристроях передбачена функція попереднього перегляду, що дозволяє перевірити, як подія буде виглядати на різних екранах та платформах. Ці функції створюють унікальну атмосферу, відповідну корпоративному стилю або тематиці вебінару, і забезпечують професійний та привабливий зовнішній вигляд.
Механізми запрошення учасників та взаємодії з ними
У вебінарній кімнаті ви також знайдете удосконалені інструменти для запрошення учасників та управління ведучими на вебінарах. На вкладці «Emails» організатори можуть створювати персоналізовані запрошення, які автоматично відправляються учасникам.
Після реєстрації на подію учасникам одразу надсилається підтвердження, а за годину до початку надходить нагадування про наближення старту. Також передбачено розсилку листів для тих, хто запізнився на вебінар, і окремий лист, який надсилається через годину після його завершення.
Цей автоматизований спосіб розсилки спрощує процес управління учасниками, забезпечуючи своєчасне інформування та підтримку зацікавленості аудиторії. Крім того, під час планування автовебінару організатор на вкладці «Модератори» додає ведучих для управління заходом і обирає кожному роль, «Модератор і спікер» або «Запрошений спікер».
Це дозволяє гнучкіше керувати процесом проведення вебінару, розподіляючи завдання за ключовими аспектами події, такими як управління чатом, координація запитань від учасників та технічна підтримка.
Інтеграція історії чату та запису проведеного вебінару
На MyOwnConference організатори автовебінарів натискають кнопку «Videos» у налаштуваннях події та обирають запис вебінару або завантажують відео у форматі MP4 на вкладці «Uploaded videos». Тривалість автовебінару визначається тривалістю обраного запису, а поки відео не обрано, решта вкладок налаштувань лишається сірою.
Також на вкладці «Chat» кнопка «Import» приймає історію чатів з попередніх вебінарів у форматах CSV і XLSX, що стало можливим завдяки вивантаженню чату в статистиці кожного проведеного заходу.
Крім того, на вкладці «Attendees» організатори заздалегідь готують список учасників або завантажують готовий кнопкою «Import» у форматах CSV та XLSX, а кнопка «Export» вивантажує його назад.
Це спрощує інтеграцію контенту та спілкування з минулих подій, створюючи атмосферу живої участі. Такий підхід підвищує активність та взаємодію у нових вебінарах. Функція попереднього завантаження списку учасників особливо цінна для заходів з великою аудиторією, спрощуючи їх організацію та управління.
Відкладене надсилання повідомлень
У наших вебінарних кімнатах передбачена можливість планування автоматичного надсилання повідомлень від різних учасників у певний час події.
На вкладці «Chat» кнопка «New message» відкриває форму, де організатор задає час надсилання від початку автовебінару, тип відправника, тобто гість чи модератор, імʼя, країну та сам текст повідомлення.
Таким чином, можна імітувати живе обговорення, задаючи питання або коментарі від імені учасників у ключові моменти презентації. Це не лише підвищує залученість аудиторії, а й сприяє створенню атмосфери реальної події, роблячи автовебінар привабливішим та ефективнішим для учасників.
Функції додавання ботів під час підготовки автовебінару
Під час підготовки автовебінару на MyOwnConference, однією з доступних функцій є додавання віртуальних учасників, тобто ботів.
На вкладці «Bots» кнопка «New bot» створює такий профіль з іменем і країною, а кнопка «Import» приймає готовий список файлом.
Це сприяє візуальному збільшенню числа учасників, надаючи вебінарній кімнаті жвавішого вигляду.
Налаштування та використання CTA (Call-to-Action) під час автовебінару
У процесі планування автоматичних вебінарів організатори мають можливість заздалегідь налаштувати CTA (Call-to-Action), таким чином інтегруючи ефективні заклики до дії під час події. Це може бути реалізовано у вигляді готових банерів або текстових повідомлень, які були заздалегідь підготовлені.
Така функція дозволяє організаторам точно планувати момент появи CTA у найважливіші моменти презентації, наприклад, для залучення учасників до реєстрації на наступні заходи, передплати розсилки або переходу на веб-сайт. Це покращує взаємодію з аудиторією та сприяє підвищенню конверсії, роблячи автовебінар більш ефективним та цілеспрямованим.
Тарифи та можливості
На платформі MyOwnConference автоматичні вебінари доступні для всіх тарифних планів. Для користувачів безкоштовного плану існують такі обмеження, дозволено один автовебінар на добу, який необхідно завершити або видалити, перш ніж розпочати новий. Також діє обмеження в 5 учасників та 500 МБ для завантаження матеріалів. Незважаючи на ці обмеження, користувачі безкоштовного плану можуть ефективно використовувати автовебінар для демонстрації записів попередніх подій. А на платних тарифах кількість автовебінарів не обмежена.
Управління та модерація
Управління автовебінаром включає не тільки підготовку та запуск самої події, а й контроль за її ходом.
Ефективне керування автовебінаром починається з чіткого планування змісту та часу трансляції. Ключ до успіху автовебінару полягає у його здатності створити відчуття живого спілкування, незважаючи на те, що контент заздалегідь записаний. Це досягається за рахунок точного планування в часі та використання інтерактивних елементів, таких як сценарій чату, віртуальні учасники та кнопки заклику до дії, які можна інтегрувати в автовебінар.
Ролі учасників
Організатор, як правило, займається підготовкою та записом контенту. Ведучі це ключові фігури у проведенні вебінарів, але без доступу до створення заходів. Ведучі мають три типи прав:
- Адміністратор має широкі повноваження для керування вебінаром, включно з технічними аспектами та керуванням контентом.
- Модератор, його роль майже не відрізняється від адміністратора, включно з підтримкою порядку та управлінням обговореннями в чаті.
- Запрошені ведучі мають обмежений набір можливостей, переважно повʼязаних з участю у вебінарі, але не з його керуванням.
Можливості управління та втручання у процес автовебінару
Для ефективного управління процесом автовебінару важливу роль відіграє модератор. Він слідкує за ходом події, контролюючи взаємодію учасників і підтримуючи порядок у чаті. Модератор активно реагує на запити та коментарі учасників, сприяючи плавному проведенню обговорення та поліпшенню загальної динаміки вебінару. До його завдань також входить своєчасне інформування технічної команди про проблеми, що виникають, забезпечуючи ефективне вирішення питань у реальному часі.
Застосування в різних сферах
Як ми вже раніше розглядали, ця технологія забезпечує ефективне поширення інформації та взаємодію з аудиторією в різних сферах, чи то освіта, чи бізнес, завдяки своїй здатності доставляти заздалегідь підготовлений контент широкому колу одержувачів.
Використання в освіті та бізнесі
У навчальній сфері автоматичні вебінари допомагають подолати географічні та часові барʼєри, надаючи студентам доступ до навчальних матеріалів під час запланованих заходів. Це особливо важливо для дистанційного навчання.
У бізнесі автовебінари використовуються для проведення тренінгів, презентацій продуктів та маркетингових заходів. Вони дозволяють компаніям досягати більшої аудиторії та поліпшувати взаємодію з клієнтами.
Планування та створення серії автовебінарів
Планування серії автовебінарів на нашій платформі це стратегічний процес, що включає розробку ланцюжка подій для постійного залучення аудиторії. Один з ключових плюсів полягає в тому, що під час проведення ланцюжка автоматизованих вебінарів організатори можуть займатися розробкою наступних заходів, не втрачаючи аудиторію. Це забезпечує безперервну взаємодію з учасниками та підтримку їхньої зацікавленості.
Як провести автовебінар з максимальним залученням аудиторії
Для збереження уваги аудиторії протягом усього вебінару важливо створити якісний, структурований контент, який відповідатиме на ключові питання та потреби глядачів. Підготуйте матеріал так, щоб він був логічним та послідовним, включаючи приклади та кейси, які допоможуть аудиторії краще зрозуміти тему. Плануючи сценарій чату та кнопки заклику до дії, привʼяжіть їх до конкретних моментів відео, щоб взаємодія відбувалася саме тоді, коли вона доречна.
Взаємодія з аудиторією під час автовебінару
Вкладок «Опитування» та «Тести» в автовебінарі немає, натомість є три власні інструменти, це «Боти», «Чат» і «CTA». Заздалегідь підготовлений сценарій чату, віртуальні учасники та кнопки заклику до дії привʼязані за часом до відео. Саме це вносить динаміку в захід і робить його кориснішим як для учасників, так і для організаторів.
Недоліки автовебінарів
Незважаючи на численні переваги автовебінарів, вони стикаються з низкою обмежень:
- Відсутність безпосередньої, реальної взаємодії між ведучими та учасниками.
- Обмеження передзаписаним контентом та заздалегідь підготовленими запитаннями та відповідями, на відміну від живих вебінарів, де взаємодія відбувається в реальному часі.
- Зменшення рівня залученості учасників та глибини обговорення через ці чинники.
Ці обмеження необхідно враховувати під час планування, прагнучи ефективно використовувати доступні інтерактивні інструменти.
Висновок
У підсумку, наша платформа вебінарів MyOwnConference пропонує автовебінари як ефективний інструмент для взаємодії з аудиторією, поєднуючи гнучкість, зручність і персоналізацію. Автовебінари дозволяють створювати унікальні події, що відповідають різним потребам, і стають ключовим елементом для освіти і бізнесу.
Найчастіші запитання
Що таке автовебінари?
Автовебінар це вебінар, який було записано заздалегідь і який відтворюється у визначений час, створюючи відчуття живого ефіру. Завдяки цьому організатор може поділитися корисною інформацією, навіть якщо ведучий не бере участі особисто під час трансляції. Такий формат робить проведення події простішим і зручнішим, а глядачі можуть переглядати матеріал саме тоді, коли їм найзручніше.
Як автовебінари допомагають економити час та ресурси?
Автовебінари дозволяють значно економити час та ресурси, оскільки організаторам не потрібно щоразу проводити захід наживо. Це особливо ефективно для регулярних тренінгів або курсів, де той самий матеріал може використовуватися багаторазово.
Чи можу я взаємодіяти з аудиторією під час автовебінару?
Взаємодія з аудиторією під час автовебінару можлива за рахунок попереднього налаштування контенту, який відтворюватиметься в режимі реального часу. Ви можете налаштувати показ слайдів з важливою інформацією, підготувати відеоролики з відповідями на найчастіші запитання або скерувати учасників на ваш сайт для подальших дій в кінці вебінару.
Чому варто використовувати автовебінари на платформі MyOwnConference?
MyOwnConference пропонує зручний та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс для створення та проведення автовебінарів. Платформа забезпечує високу якість трансляції, широкий спектр інструментів для взаємодії з аудиторією та можливості аналітики. Це робить MyOwnConference ідеальним рішенням для організацій усіх розмірів, які прагнуть максимально ефективно використовувати автовебінари для освіти та бізнесу.
