В наш час все більше процесів переходять в онлайн, включаючи навчання та бізнес. У цій статті ми звернемо увагу на автоматизовані вебінари, використовуючи платформу MyOwnConference. Розглянемо, як вони полегшують організацію онлайн-заходів та підвищуючи їх ефективність.

Автоматизація вебінарів з MyOwnConference

Автовебінари – це технологія, яка дозволяє проводити вебінари автоматично, без участі ведучого в реальному часі. Ця технологія ідеально підходить для різних завдань, від освітніх до маркетингових. Вона пропонує зручні функції для взаємодії з аудиторією, включаючи чати та інтегровані кнопки продажу (CTA).

Основи роботи з автоматичними вебінарами

Автоматичні вебінари підтримують освітні та бізнес-процеси, звільняючи час організаторів для розробки нових проектів. 

Цей формат привертає увагу аудиторії за допомогою заздалегідь підготовленого контенту, що сприяє неперервному розвитку інтересу до продуктів чи послуг.

Як функціонують автовебінари

Організація автовебінарів на нашій платформі починається з підготовки відео, яке може включати вибір та обробку зовнішнього відеофайлу або створення та редагування запису прямо на нашій платформі. Після підготовки відеоконтенту слід налаштувати вебінарну кімнату, визначити час трансляції та розіслати запрошення учасникам. Завершивши ці початкові етапи, вебінар запускається автоматично у призначений час згідно з встановленим розкладом.

Запланувати автовебінар на нашій платформі можна, натиснувши пункт “Заплановані вебінари”.

Така система дозволяє ефективно керувати як окремими подіями, так і цілими серіями вебінарів, забезпечуючи стабільну взаємодію з аудиторією, незважаючи на різницю у часових поясах.

Функціональні можливості

Налаштування вебінарної кімнати на MyOwnConference є ключовим етапом підготовки до автовебінару. Воно включає вибір дизайну кімнати, налаштування аудіо та відео, а також визначення параметрів входу для учасників — таких як доступ за іменними або загальними посиланнями, платний вхід та час початку входу.

Під час налаштування параметрів ведучих у відповідному розділі, вони не впливають на процес проведення автовебінару, оскільки він відбувається автоматично і не потребує їх участі в реальному часі.

Налаштування дизайну події

У розширених налаштуваннях вебінарної кімнати користувачі можуть повністю налаштовувати дизайн своєї події. Це включає додавання власного логотипу, інтеграцію банерів для підкреслення важливої інформації або реклами, а також налаштування кольору кімнати і дизайну тексту. Крім того, для забезпечення кращого сприйняття на різних пристроях передбачена функція попереднього перегляду, що дозволяє перевірити, як подія буде виглядати на різних екранах та платформах. Ці функції створюють унікальну атмосферу, відповідну корпоративному стилю або тематиці вебінару, і забезпечують професійний та привабливий зовнішній вигляд.

Механізми запрошення учасників та взаємодії з ними

У вебінарній кімнаті ви також знайдете удосконалені інструменти для запрошення учасників та управління ведучими на вебінарах. У розширених налаштуваннях організатори можуть створювати персоналізовані запрошення, які автоматично відправляються учасникам.

Після реєстрації на подію, учасникам одразу відправляється підтвердження, а за годину до початку — нагадування про наближений старт. Також передбачено розсилку листів для тих, хто запізнився на вебінар, і окремий лист, який відправляється через годину після його завершення.

Цей автоматизований спосіб розсилки спрощує процес управління учасниками, забезпечуючи своєчасне інформування та підтримку зацікавленості аудиторії. Крім того, при плануванні автовебінару, натиснувши на кнопку “Запросити ведучих”, організатор має можливість призначити адміністратора або модератора для управління заходом.

Це дозволяє більш гнучко керувати процесом проведення вебінару, розподіляючи завдання по ключовим аспектам події, таким як управління чатом, координація запитань від учасників і/або технічна підтримка.

Інтеграція історії чату та запису проведеного вебінару

На MyOwnConference, організатори автовебінарів можуть, натиснувши кнопку «Додати відео», завантажувати записи вебінарів та відео у форматі MP4. Тривалість автовебінара визначається тривалістю запису, що завантажується.

Також, використовуючи функцію “Додати повідомлення”, можна імпортувати історію чатів з попередніх вебінарів у форматах CSV і XLSX, що стало можливим завдяки функції вивантаження чату, доступної в статистиці кожного проведеного заходу.

Крім того, натиснувши на кнопку “Запросити учасників” організатори можуть заздалегідь підготувати або імпортувати вже готовий список учасників у форматах CSV та XLSX.

Це спрощує інтеграцію контенту та спілкування з минулих подій, створюючи атмосферу живої участі. Такий підхід підвищує активність та взаємодію у нових вебінарах. Функція попереднього завантаження списку учасників особливо цінна для заходів з великою аудиторією, спрощуючи їх організацію та управління.

Відкладене надсилання повідомлень

У наших вебінарних кімнатах передбачена можливість планування автоматичного надсилання повідомлень від різних учасників у певний час події.

Натиснувши на кнопку “Додати повідомлення”, організатор може налаштувати тип бота, який буде надсилати це повідомлення – учасник або модератор, вибрати ім’я бота, налаштувати час відправки повідомлення, вибрати регіон відправки та текст повідомлення.

Таким чином, можна імітувати живе обговорення, задаючи питання або коментарі від імені учасників у ключові моменти презентації. Це не лише підвищує залученість аудиторії, але й сприяє створенню атмосфери реальної події, роблячи автовебінар більш привабливим та ефективним для учасників.

Функції додавання ботів під час підготовки автовебінара

Під час підготовки автовебінара на MyOwnConference, однією з доступних функцій є додавання віртуальних учасників — ботів.

Натиснувши кнопку “Додати ботів”, організатори можуть створювати ці профілі з індивідуальними іменами та вказівкою регіону.

Це сприяє візуальному збільшенню числа учасників, надаючи вебінарній кімнаті більш жвавого вигляду.

Налаштування та використання CTA (Call-to-Action) під час автовебінара

У процесі планування автоматичних вебінарів організатори мають можливість заздалегідь налаштувати CTA (Call-to-Action), таким чином інтегруючи ефективні заклики до дії під час події. Це може бути реалізовано у вигляді готових банерів або текстових повідомлень, які були заздалегідь підготовлені.

Така функція дозволяє організаторам точно планувати момент появи CTA у найважливіші моменти презентації, наприклад, для залучення учасників до реєстрації на наступні заходи, передплати розсилки або переходу на веб-сайт. Це покращує взаємодію з аудиторією та сприяє підвищенню конверсії, роблячи автовебінар більш ефективним та цілеспрямованим.

Тарифи та Можливості

На платформі MyOwnConference автоматичні вебінари доступні для всіх тарифних планів. Для користувачів безкоштовного плану існують такі обмеження: одночасно можна проводити лише один активний автовебінар, який необхідно завершити або видалити, перш ніж розпочати новий. Також обмеження в 20 учасників та 500 МБ для завантаження матеріалів. Незважаючи на ці обмеження, користувачі безкоштовного плану можуть ефективно використовувати автовебінар для демонстрації записів попередніх подій. Тоді як на платних тарифах кількість автовебінарів не обмежена.

Управління та Модерація

Управління автовебінаром включає не тільки підготовку та запуск самої події, а й контроль за його ходом.

Ефективне керування автовебінаром починається з чіткого планування змісту та часу трансляції. Ключ до успіху автовебінара — це його здатність створити відчуття живого спілкування, незважаючи на те, що контент заздалегідь записаний. Це досягається за рахунок точного тимчасового планування та використання інтерактивних елементів, таких як питання та відповіді, опитування та обговорення, які можуть бути інтегровані в автовебінар.

Ролі учасників

Організатор: як правило, займається підготовкою та записом контенту
Ведучі: Вони є ключовими фігурами у проведенні вебінарів, але не мають доступу до створення заходів. Ведучі мають три типи прав:

• Адміністратор: Мають широкі повноваження для керування вебінаром, включаючи технічні аспекти та керування контентом.
• Модератор: Їхня роль майже не відрізняється від адміністратора, включаючи підтримку порядку та управління обговореннями в чаті.
• Запрошені ведучі: Мають обмежений набір можливостей, переважно пов’язаних з участю у вебінарі, але не з його керуванням.

Можливості управління та втручання у процес автовебінара

Для ефективного управління процесом автовебінару важну роль відіграє модератор. Він слідкує за ходом події, контролюючи взаємодію учасників і підтримуючи порядок у чаті. Модератор активно реагує на запити та коментарі учасників, сприяючи плавному проведенню обговорення та поліпшенню загальної динаміки вебінару. До його завдань також входить своєчасне інформування технічної команди про виникаючі проблеми, забезпечуючи ефективне вирішення питань у реальному часі.

Застосування в різних сферах

Як ми вже раніше розглядали, ця технологія забезпечує ефективне поширення інформації та взаємодію з аудиторією в різних сферах, чи то освіта чи бізнес, завдяки своїй здатності доставляти заздалегідь підготовлений контент широкому колу одержувачів.

Використання в освіті та бізнесі

У навчальній сфері автоматичні вебінари допомагають подолати географічні та часові бар’єри, надаючи студентам доступ до навчальних матеріалів під час запланованих заходів. Це особливо важливо для дистанційного навчання.

У бізнесі автовебінари використовуються для проведення тренінгів, презентацій продуктів та маркетингових заходів. Вони дозволяють компаніям досягати більшої аудиторії та поліпшувати взаємодію з клієнтами.

Планування та Створення Серії Автовебінарів

Планування серії автовебінарів на нашій платформі – це стратегічний процес, що включає розробку ланцюжка подій для постійного залучення аудиторії. Один з ключових плюсів полягає в тому, що під час проведення ланцюжка автоматизованих вебінарів організатори можуть займатися розробкою наступних заходів, не втрачаючи аудиторію. Це забезпечує неперервну взаємодію з учасниками та підтримку їх зацікавленості.

Як провести автовебінар з максимальним залученням аудиторії

Для збереження уваги аудиторії протягом усього вебінару важливо створити якісний, структурований контент, який відповідатиме на ключові питання та потреби глядачів. Підготуйте матеріал так, щоб він був логічним та послідовним, включаючи приклади та кейси, які допоможуть аудиторії краще зрозуміти тему. При додаванні опитувань та тестів врахуйте, що їх активація вимагає входу на вебінар у ролі додаткового ведучого, який не є головним доповідачем, та їх запуск здійснюється вручну.

Організація опитувань та взаємодія з аудиторією

Опитування на автоматичних вебінарах відіграють ключову роль у наданні цінної інформації для організаторів. Ці інструменти дозволяють ефективно оцінювати розуміння матеріалу аудиторією та збирати думки з різних тем. Їх використання вносить динаміку в заходи, роблячи їх більш корисними як для учасників, так і для організаторів.

Недоліки автовебінарів

Незважаючи на численні переваги автовебінарів, вони стикаються з низкою обмежень:

• Відсутність безпосередньої, реальної взаємодії між провідними та учасниками.
• Обмеження передзаписаним контентом та заздалегідь підготовленими запитаннями та відповідями, на відміну від живих вебінарів, де взаємодія відбувається в реальному часі.
• Зменшення рівня залученості учасників та обмеження глибини обговорення через ці обмеження.

Необхідність враховувати ці обмеження при плануванні та прагнення до ефективного використання доступних інтерактивних інструментів.

Висновок

У підсумку, наша платформа вебінарів MyOwnConference представляє автовебінари як ефективний інструмент для взаємодії з аудиторією, поєднуючи гнучкість, зручність і персоналізацію. Автовебінари дозволяють створювати унікальні події, що відповідають різним потребам, і стають ключовим елементом для освіти і бізнесу.

FAQ