В наше время все больше дел переходит онлайн, включая учебу и бизнес. В данной статье мы обратим внимание на автоматизированные вебинары, используя платформу MyOwnConference. Изучим, как они облегчают организацию онлайн-мероприятий, повышая их эффективность.

Автоматизация вебинаров с MyOwnConference

Автовебинары — это технология, которая делает возможным проведение вебинаров автоматически, без участия ведущего в реальном времени. Эта технология идеально подходит для самых разных задач, от образовательных до маркетинговых. Она предлагает удобные функции для взаимодействия с аудиторией, включая чаты и интегрированные кнопки продаж (CTA).

Основы работы с автоматическими вебинарами

Автоматические вебинары поддерживают образовательные и бизнес-процессы, освобождая время организаторов для разработки новых проектов. Этот формат удерживает внимание аудитории с помощью заранее подготовленного контента, что способствует непрерывному развитию интереса к продуктам или услугам.

Как функционируют автовебинары

Организация автовебинаров на нашей платформе начинается с подготовки видео, которое может включать выбор и обработку внешнего видеофайла или создание и редактирование записи прямо на нашей платформе. После подготовки видеоконтента следует настройка вебинарной комнаты, определение времени трансляции и рассылка приглашений участникам. Завершив эти начальные этапы, вебинар запускается автоматически в назначенное время согласно установленному расписанию.

Запланировать автовебинар на нашей платформе можно, нажав на пункт “Запланированные вебинары”.

Такая система позволяет эффективно управлять как одиночными событиями, так и целыми сериями вебинаров, обеспечивая стабильное взаимодействие с аудиторией, несмотря на различия в часовых поясах.

Функциональные возможности

Настройка вебинарной комнаты на MyOwnConference является ключевым этапом подготовки к автовебинару. Она включает выбор дизайна комнаты, настройку аудио и видео, а также определение параметров входа для участников — таких как доступ по именным или общим ссылкам, платный вход и время начала входа.

В то время как настройки ведущих задаются в соответствующем разделе, они не влияют на процесс проведения автовебинара, поскольку он происходит автоматически и не требует их участия в реальном времени.

Также подробнее про настройку обычной вебинарной комнаты, можно прочитать тут «Проведение идеального вебинара«

Настройка дизайна мероприятия

В расширенных настройках вебинарной комнаты пользователи могут полностью настраивать дизайн своего мероприятия. Это включает добавление собственного логотипа, интеграцию баннеров для акцентирования важной информации или рекламы, а также настройку цвета комнаты и дизайна текста. Кроме того, для обеспечения наилучшего восприятия на различных устройствах, предусмотрена функция предпросмотра, позволяющая проверить, как мероприятие будет выглядеть на разных экранах и платформах. Эти функции создают уникальную атмосферу, соответствующую корпоративному стилю или тематике вебинара, и обеспечивают профессиональный и привлекательный внешний вид.

Механизмы приглашения участников и взаимодействия с ними

В вебинарной комнате вы также можете найти усовершенствованные инструменты для приглашения участников и управления ведущими на вебинарах. В расширенных настройках организаторы могут создавать персонализированные пригласительные письма, которые автоматически отправляются участникам.

После регистрации на мероприятие, участникам сразу отправляется подтверждение, а за час до начала — напоминание о скором старте. Также предусмотрена рассылка писем для тех, кто опоздал на вебинар, и отдельное письмо, отправляемое через час после его окончания.

Этот автоматизированный способ рассылки упрощает процесс управления участниками, обеспечивая своевременное информирование и поддержание вовлеченности аудитории. Кроме того, при планировании автовебинара, нажав на кнопку “Пригласить ведущих”, организатор имеет возможность назначить администратора или модератора для управления мероприятием.

Это позволяет более гибко управлять процессом проведения вебинара, распределяя задачи по ключевым аспектам мероприятия, таким как управление чатом, координация вопросов от участников и/или техническая поддержка.

Интеграция истории чата и записи проведенного вебинара

На MyOwnConference, организаторы автовебинаров могут, нажав на кнопку «Добавить видео», загружать записи вебинаров и видео в формате MP4. Длительность автовебинара определяется длительностью загружаемой записи.

Также, используя опцию «Добавить сообщения», можно импортировать историю чатов из предыдущих вебинаров в форматах CSV и XLSX, что стало возможным благодаря функции выгрузки чата, доступной в статистике каждого проведенного мероприятия.

Кроме того, нажав на кнопку “Пригласить участников” организаторы могут заранее подготовить или же импортировать уже готовый список участников в форматах CSV и XLSX.

Это упрощает интеграцию контента и общения с прошлых мероприятий, создавая атмосферу живого участия. Такой подход повышает активность и взаимодействие в новых вебинарах. Функция предварительной загрузки списка участников особенно ценна для мероприятий с большой аудиторией, облегчая их организацию и управление.

Отложенная отправка сообщений

В наших вебинарных комнатах предусмотрена возможность планирования автоматической отправки сообщений от различных участников в определенное время мероприятия.

Нажав на кнопку “Добавить сообщения”, организатор может настроить, тип бота, который будет отправлять это сообщение — участник или модератор, выбрать имя бота, настроить время отправки сообщения, выбрать регион отправителя и текст сообщения

Таким образом, можно имитировать живое обсуждение, задавая вопросы или комментарии от имени участников в ключевые моменты презентации. Это не только повышает вовлеченность аудитории, но и способствует созданию атмосферы реального мероприятия, делая автовебинар более привлекательным и эффективным для участников.

Функции добавления ботов при подготовке автовебинара

В процессе подготовки автовебинара на MyOwnConference, одной из доступных функций является добавление виртуальных участников — ботов.

Нажав на кнопку “Добавить ботов”, организаторы могут создавать эти профили с индивидуальными именами и указанием региона.

Это способствует визуальному увеличению числа участников, придавая вебинарной комнате более оживленный вид.

Настройка и использование CTA (Call-to-Action) во время автовебинара

В процессе планирования автоматических вебинаров , организаторы имеют возможность заранее настроить CTA (Call-to-Action), таким образом интегрируя эффективные призывы к действию в ходе мероприятия. Это может быть реализовано в виде готовых баннеров или текстовых уведомлений, которые были подготовлены заранее.

Такая функция позволяет организаторам точно планировать момент появления CTA в самые важные моменты презентации, например, для привлечения участников к регистрации на последующие мероприятия, подписки на рассылку или перехода на веб-сайт. Это улучшает взаимодействие с аудиторией и способствует повышению конверсии, делая автовебинар более эффективным и целенаправленным.

Тарифы и Возможности

На платформе MyOwnConference, автоматические вебинары доступны для всех тарифных планов. Для пользователей бесплатного плана существуют следующие ограничения: одновременно можно проводить только один активный автовебинар, который необходимо завершить или удалить, прежде чем начать новый. Также ограничение в 20 участников и 500 МБ для загрузки материалов. Несмотря на эти ограничения, пользователи бесплатного плана могут эффективно использовать автовебинары для демонстрации записей предыдущих мероприятий. В то время как на платных тарифах количество автовебинаров не ограничено.

Управление и Модерация

Управление автовебинаром включает в себя не только подготовку и запуск самого мероприятия, но и контроль за его ходом.

Эффективное управление автовебинаром начинается с четкого планирования содержания и времени трансляции. Ключ к успеху автовебинара — это его способность создать ощущение живого общения, несмотря на то, что контент заранее записан. Это достигается за счет точного временного планирования и использования интерактивных элементов, таких как вопросы и ответы, опросы и обсуждения, которые могут быть интегрированы в автовебинар.

Роли участников мероприятия

Организатор: как правило, занимается подготовкой и записью контента
Ведущие: Они являются ключевыми фигурами в проведении вебинаров, но не имеют доступа к созданию мероприятий. У ведущих есть три типа прав:

• Администратор: Обладают широкими полномочиями для управления вебинаром, включая технические аспекты и управление контентом.
• Модератор: Их роль почти не отличается от администратора, включая поддержание порядка и управление обсуждениями в чате.
• Приглашенные ведущие: Имеют ограниченный набор возможностей, в основном связанных с участием в вебинаре, но не с его управлением.

Возможности управления и вмешательства в процесс автовебинара

Для эффективного управления процессом автовебинара важную роль играет модератор. Он следит за ходом мероприятия, контролируя взаимодействие участников и поддерживая порядок в чате. Модератор активно реагирует на запросы и комментарии участников, способствуя плавному проведению обсуждения и улучшая общую динамику вебинара. В его задачи также входит своевременное информирование технической команды о возникающих проблемах, обеспечивая эффективное решение вопросов в режиме реального времени.

Применение в Различных Сферах

Как мы уже рассматривали ранее, эта технология обеспечивает эффективное распространение информации и взаимодействие с аудиторией в различных сферах, будь то образование или бизнес, благодаря своей способности доставлять заранее подготовленный контент широкому кругу получателей.

Использование в образовании и бизнесе

В образовательной сфере автоматические вебинары помогают преодолеть географические и временные барьеры, предоставляя студентам доступ к учебным материалам во время запланированных мероприятий. Это особенно важно для дистанционного обучения.

В бизнесе автовебинары применяются для проведения тренингов, презентаций продуктов и маркетинговых мероприятий. Они позволяют компаниям достигать большей аудитории и улучшать взаимодействие с клиентами.

Планирование и Создание Серии Автовебинаров

Планирование серии автовебинаров на нашей платформе — это стратегический процесс, включающий разработку цепочки событий для постоянного привлечения аудитории.
Один из ключевых плюсов заключается в том, что, пока идет цепочка автоматизированных вебинаров, организаторы могут заниматься разработкой следующих мероприятий, не теряя аудиторию. Это обеспечивает непрерывное взаимодействие с участниками и поддержание их заинтересованности.

Как провести автовебинар с максимальным вовлечением аудитории

Для удержания внимания аудитории на протяжении всего мероприятия, важно создать качественный, структурированный контент, который будет отвечать на ключевые вопросы и потребности зрителей.
Подготовьте материал так, чтобы он был логическим и последовательным, включая примеры и кейсы, которые помогут аудитории лучше понять тему. При добавлении опросов и тестов учтите, что их активация требует входа на вебинар в роли дополнительного ведущего, не являющегося главным докладчиком, и их запуск осуществляется вручную.

Организация опросов и взаимодействие с аудиторией

Опросы в автоматических вебинарах играют ключевую роль, в предоставлении ценных данных для организаторов. Эти инструменты позволяют эффективно оценивать понимание материала аудиторией и собирать мнения по различным темам. Их использование вносит динамику в мероприятия, делая их более полезными, как для участников,
так и для организаторов.

Подробная инструкция по созданию и настройке опроса.

Недостатки автовебинаров

Несмотря на многочисленные преимущества автовебинаров, они сталкиваются с рядом ограничений:

• Отсутствие непосредственного, реального взаимодействия между ведущими и участниками.
• Ограничение предварительно записанным контентом и заранее подготовленными вопросами и ответами, в отличие от живых вебинаров, где взаимодействие происходит в реальном времени.
• Снижение уровня вовлеченности участников и ограничение глубины обсуждения из-за этих ограничений.

Необходимость учитывать эти ограничения при планировании и стремление к эффективному использованию доступных интерактивных инструментов.

Заключение

В заключение, автовебинары на нашей платформе являются эффективным инструментом для взаимодействия с аудиторией, сочетая гибкость, удобство и персонализацию. Они позволяют создавать уникальные мероприятия, отвечающие различным потребностям, и становятся ключевым элементом для образования и бизнеса.

FAQ