У вас уже все подготовлено к предстоящему онлайн-мероприятию? Отлично. Начинается вебинар, но все идет наперекосяк: звук не работает, спикеры не знают, когда начинать говорить, а в кадре на заднем плане кот решил поиграть с вашими носками.

Подготовить и провести вебинар без неприятностей

Провести качественный вебинар не удалось, не так ли? Но как всего этого избежать? Мы расскажем об основным моментах, на которые стоит обратить внимание и как подготовиться в мероприятию качественно и достаточно быстро.

Начинайте готовиться за три дня до онлайн-мероприятия

Постарайтесь оповестить всех, кто находится с вами в одной комнате о точном времени и продолжительности вебинара. Подготовьте все материалы, которые будете использовать во время вашего мероприятия. Обязательно проведите репетицию.

Делайте так при подготовке каждого мероприятия. Для этого вам понадобится хотя бы один помощник, который будет изображать участника. Проверьте как работает вебинарная комната, как вас видно и слышно, работают ли все кнопки и функции. Такая проба нужна не только для вашего спокойствия. Представьте себе, бывают ситуации, когда ведущий ведет вебинар уже минут пять, а в чате все пишут, что ничего не слышно. Конечно, неприятно, конечно обидно. А проблема лишь в том, что ведущий не нажал кнопку «Говорить». Поэтому еще раз напоминаем о необходимости проводить репетицию.

Настройте письма-напоминания участникам

Если вы не сделали этого раньше, поспешите и настройте рассылку приглашений и напоминаний с датой и точным временем вебинара. Еще раз отправьте ссылку с доступом к вебинарной комнате. Прикрепите инструкцию для участников и свои контактные данные.

Подготовить письма-напоминания можно в специальном сервисе email-рассылок либо воспользоваться функцией отправки писем, которую предоставляют некоторые площадки для вебинаров.

Кстати, наша платформа для проведения вебинаров позволяет настроить автоматическую рассылку тем, кто опаздывает на встречу. Это очень удобно и экономит много времени для вас.

Не игнорируйте социальные сети. Если хотите расширить аудиторию своего вебинара, то обязательно размещайте публикации с рекламой своего предстоящего мероприятия. Это позволит привлечь больше участников встречи (также поможет таргетированая реклама).

До мероприятия осталось два дня

Блокнот ваш лучший друг

Он поможет провести вебинар без мандража и сбивчивой речи. Важно держать под рукой основные тезисы вашего выступления. Как говорится, лучше иметь блокнот и не нуждаться в нем, чем нуждаться и не иметь.

Напишите в нем небольшую шпаргалку, которая начинается со слов приветствия и представления. На этом же листе набросайте план выступления и слова, которые вы хотите сказать на прощание.

После этого включите секундомер и проговорите все выступление вслух. К полученному результату добавьте время для разговоров с участниками и дополнительные пять минут. А теперь проверьте, не превысили ли вы заявленную длительность вебинара. Если да, лучше уже сейчас сократите выступление и уберите лишние слайды из презентации.

Никаких мятых рубашек!

И грязных воротничков тоже! На вебинар необходимо надевать чистую однотонную одежду. Пестрый гардероб создает неприятную рябь на видео. Одежда должна быть комфортная и не отвлекающая участников вебинара.

Подготовьте фон

Никакого хлама на заднем плане! Он может как отвлечь зрителя, так и выставить вас не в лучшем свете. Лучше навести марафет перед событием. Провести вебинар, используя уместный фон, поможет трансляция через OBS Studio. Там вы легко сможете настроить картинку за своей спиной.

Больше советов, которые помогут хорошо выглядеть на вебинаре, можно прочитать здесь.

Вы готовы провести вебинар через 24 часа?

Остался последний день. Самое время прочесть публикацию: «Хорошо звучать на вебинаре, или Почему мой вебинар невозможно слушать и как это лечить?»

Загрузите презентацию

Добавьте презентацию и все необходимые материалы в сервис вебинаров. Как правило, на конвертацию файлов на вебинарной площадке уйдет какое-то время, поэтому загрузить материалы стоит заранее. После загрузки файлов стоит проверить корректность их отображения.

Проведите тест оборудования

Большую часть технических проблем на вебинаре можно избежать, если заранее провести тест оборудования. Лучше подготовиться и воспользоваться тестом вашей вебинарной площадки, чем сервисами типа Speedtest. Если тест выявит какие-либо проблемы, у вас будет достаточно времени, чтобы их исправить. Вдруг до этого момента вы не прочитали инструкцию пользователя, тогда пришла пора это сделать.

За 60 минут до начала — проверка звука у спикеров

Тестов много не бывает. Репетиция — один из аспектов успешного вебинара. Все ведущие, которые будут выступать во время онлайн-встречи с камерой и микрофоном, должны проверить свою аппаратуру. Если что-то не так, еще есть время обратиться в техподдержку. Это поможет уменьшить количество технических сложностей на вебинаре.

Подготовиться к вебинару за 30 минут

Включите приветствие в вебинарной комнате

Гости заходят на вебинар за некоторое время до начала. Естественно, смотреть на пустой экран им будет неинтересно. Поэтому, пока участники собираются, можно запустить в комнате подборку музыкальных композиций или приветственное видео.

Разгрузите интернет-канал

Перезапустите компьютер. Выключите все загрузки и приложения, которые могут повлиять на скорость вашего интернета.

За 20 минут

Избавьтесь от посторонних шумов:

• отключите телефон;
• проверьте звукоизоляцию помещения;
• убедитесь, что плотно закрыты окна и двери (это поможет избавиться от звуков, идущих с улицы или с коридора).

Позаботьтесь о том, чтобы у вас и других спикеров был стакан с водой (желательно не минеральной). Лучше подготовиться, так как долгом разговоре может пересыхать в горле. Вода поможет сохранить голос чистым и звонким подольше.

Поправьте галстук (если, конечно, он у вас есть), выбросите отвлекающие мысли из головы.

10 минут до начала вебинара — время для расслабления

Успокойтесь, посмотрите в окно, помедитируйте или сделайте легкую разминку. Выберите тот способ, который лучше всего поможет вам справиться с волнением.

Разогрейте голосовые связки. Выполните несколько упражнений для голоса и дыхания, проговорите пару скороговорок.

Остается минута. Настройтесь, чтобы провести качественный вебинар

Когда вебинар начнется, вы можете просто забыть о необходимости записывать мероприятие. Поэтому нужно подготовиться и нажать на кнопку записи за минуту до онлайн-встречи. А убрать все лишние паузы с записи вы сможете с помощью редактора видео.

Поздравляем!

Выполнение наших советом повышает ваши шансы на то, чтобы подготовить и провести вебинар без неприятностей. Тщательная подготовка поможет вам провести мероприятие более спокойно, уверенно и продуктивно. Удачных вам вебинаров!

Напомним, что провести свой первый вебинар вы можете в рамках бесплатного тарифного плана от MyOwnConference.