Za każdą rejestracją na webinar stoi jakiś powód. Jedna osoba ma problem, który musi rozwiązać w tym tygodniu. Druga chce posłuchać konkretnego prelegenta. Trzecia chce tylko nagrania. Wszyscy wypełniają ten sam formularz, ale w dniu webinaru każdy zachowa się inaczej.
W tym artykule przyglądamy się tym powodom. Opieramy się na opublikowanych ankietach, a nie na domysłach, i osobno odpowiadamy na dwa pytania. Dlaczego ludzie się zapisują? I dlaczego tylko część z nich przychodzi na webinar na żywo? Odpowiedzi się różnią, a od nich zależy, jak zaplanujesz stronę rejestracji, przypomnienia i samo spotkanie.
Rejestracja i udział to dwie osobne decyzje
Zapis zajmuje minutę i nic nie kosztuje. Udział zajmuje godzinę o porze, którą wybrał ktoś inny. Pierwsza decyzja jest łatwa. Druga musi konkurować ze wszystkim, co ta osoba ma tego dnia do zrobienia.
Tę różnicę widać w liczbach. Goldcast przeanalizował 26 190 webinarów B2B, które w 2025 roku odbyły się na jego platformie. Na żywo przychodziło średnio 40% zarejestrowanych, a rok wcześniej 33%. Nawet w dobrym roku większość zapisanych nie przyszła. Goldcast opublikował te dane w raporcie 2026 B2B Webinar Benchmark Report.
Psychologowie nazywają to luką między intencją a zachowaniem, czyli rozdźwiękiem między tym, co ludzie planują, a tym, co naprawdę robią. Paschal Sheeran i Thomas Webb podsumowali te badania w przeglądzie z 2016 roku. Pokazują, że nawet duża zmiana zamiarów przekłada się na znacznie mniejszą zmianę zachowania. Lukę tworzą głównie ludzie, którzy zamierzali coś zrobić, a potem tego nie zrobili. Powody są zwykle proste. Ludzie zapominają, przegapiają właściwy moment albo pomijają drobny krok, który trzeba było zrobić wcześniej.
Rejestracja to plan. Pokazuje, że ktoś jest zainteresowany, ale nie gwarantuje, że przyjdzie. Dlatego Twoja praca nie kończy się w chwili zapisu.
Dlaczego ludzie zapisują się na webinary
Poniżej opisujemy najczęstsze powody. Jeśli ankieta pytała ludzi wprost o dany powód, podajemy jej wyniki.
Problem do rozwiązania
Najsilniejszym powodem jest temat. W ankiecie wśród 600 lekarzy na temat webinarów medycznych 81,5% badanych uznało, że przy wyborze webinaru najważniejszy jest temat, który ich dotyczy. Na drugim miejscu znaleźli się znani prelegenci (10,7%), a na trzecim dogodna pora (7,2%).
Ci sami lekarze woleli wąskie tematy. Spośród nich 71,7% wybrało bardzo konkretne zagadnienia, na przykład leczenie jednej choroby, a nie ogólne przeglądy.
To samo widać w ankiecie wśród zwykłych konsumentów. HubSpot zapytał 400 osób, który format webinaru wydaje im się najciekawszy. Najczęstsza odpowiedź, wybrana przez 30% badanych, to prezentacja, która uczy, jak zrobić coś konkretnego.
Ludzie zapisują się, bo chcą osiągnąć konkretny efekt. Tytuł „Jak wdrożyć nowego pracownika w pierwszym tygodniu” obiecuje efekt. Tytuł „Trendy w szkoleniach pracowników” niczego takiego nie obiecuje.
Prelegent, którego chcą posłuchać albo o coś zapytać
Prelegent to drugi powód i zwykle idzie w parze z tematem. Ludzie chcą usłyszeć odpowiedź od kogoś, kto dobrze zna się na rzeczy. W ankiecie wśród lekarzy ponad połowa (54,8%) wolała wystąpienia znanych prelegentów z własnego kraju.
Webinar na żywo daje coś, czego nie da nagranie. Możesz zadać własne pytanie. Pytani, dlaczego oglądają webinary na żywo, ci sami lekarze najczęściej wskazywali możliwość dopytania o to, czego nie zrozumieli (31,2%).
Bycie na bieżąco w swojej dziedzinie
Wielu specjalistów zapisuje się, żeby być na bieżąco. W ankiecie wśród lekarzy drugim najchętniej wybieranym rodzajem webinaru były nowości w medycynie (39,5%). Częściej wybierano tylko webinary, które pokazują umiejętności kliniczne albo chirurgiczne (47,5%). Dla wielu specjalistów taka nauka to część pracy.
Hobby albo dobra zabawa
Nie każdy zapis dotyczy pracy. W ankiecie HubSpota wśród konsumentów 27% najchętniej wzięłoby udział w webinarze o swojej pasji albo hobby. Kolejne 24% wybrało webinary rozrywkowe. Tylko 18% wybrało webinary o swojej karierze albo branży. HubSpot zaznacza, że pytał zwykłych konsumentów w różnym wieku. Widownia biznesowa zapewne częściej wybierałaby tematy zawodowe.
Sprawdzenie produktu przed zakupem
Demo produktu albo case study przyciąga ludzi, którzy już porównują oferty. Chcą zobaczyć produkt w działaniu i usłyszeć, jak rozwiązuje problem podobny do ich własnego. Chcą też ocenić, czy mogą zaufać firmie. Webinar pozwala im zrobić to wszystko bez rozmowy z handlowcem.
Inni uczestnicy
Niektórzy przychodzą w równym stopniu dla widowni, co dla prelegenta. W ankiecie wśród lekarzy 10,7% podało, że ogląda na żywo, żeby mieć kontakt z innymi uczestnikami. To niewielka grupa, a taki kontakt da jej tylko spotkanie na żywo.
Ktoś inny kazał im przyjść
Niektórzy uczestnicy w ogóle nie wybrali webinaru sami. Przełożony zapisał ich na szkolenie, nauczyciel zaplanował zajęcia albo zaprosił ich partner biznesowy. Przychodzą, bo muszą, i często potrzebują potwierdzenia obecności.
Nagranie na później
Wiele osób zapisuje się tylko po to, żeby obejrzeć webinar później. Połowa lekarzy (49,3%) wolała nagrany webinar od transmisji na żywo. Powody były praktyczne. Nagranie mogli zatrzymać i potem oglądać dalej (35,2%), pora transmisji im nie pasowała (26,3%), a w nagraniu mogli od razu przeskoczyć do potrzebnych fragmentów (24,2%).
Ale zamiar obejrzenia później to też tylko plan i często zawodzi tak samo. W danych Goldcastu za 2025 rok nagranie było dostępne po wydarzeniu w 89,1% webinarów. Mimo to tylko 2,62% zarejestrowanych obejrzało nagranie, nie przychodząc na żywo. Bardzo niewielu z tych, którzy przegapili transmisję, nadrobiło ją później.
Które powody sprowadzają ludzi na webinar na żywo
Część tych potrzeb nagranie zaspokaja w pełni. Pozostałe da się zaspokoić tylko na żywo. Tabela pokazuje naszą ocenę każdego powodu, a nie dane z ankiet.
| Powód | Czy wystarczy nagranie? | Co sprawi, że ta osoba przyjdzie na żywo |
|---|---|---|
| Konkretny problem | W dużej mierze | Jasna obietnica efektu i przypomnienie przed startem |
| Pytanie do prelegenta | Nie | Prawdziwa sesja Q&A zapowiedziana na stronie rejestracji |
| Bycie na bieżąco w swojej dziedzinie | W dużej mierze | Coś, czego nie będzie w nagraniu, na przykład odpowiedzi na żywo |
| Hobby albo dobra zabawa | W dużej mierze | Dobry prowadzący i pora dopasowana do tej widowni |
| Sprawdzenie produktu | Częściowo | Demo na żywo z odpowiedziami na ich własne pytania |
| Inni uczestnicy | Nie | Otwarty czat i szansa, żeby zabrać głos |
| Ktoś inny kazał im przyjść | Zależy od zasad | Obecność, która jest odnotowana i się liczy |
| Nagranie na później | Tak | Niewiele, i to nic złego |
Najsilniejszym powodem, żeby przyjść na żywo, jest coś, co dzieje się tylko na żywo. Potwierdzają to lekarze. Drugim najczęstszym powodem, dla którego oglądali webinary na żywo, było to, że nie mogli obejrzeć ich później (26,0%).
Mimo to nagrywaj swoje webinary. Około dwóch trzecich tych samych lekarzy (65,8%) chciało obejrzeć webinar ponownie, jeśli było dostępne nagranie. Zdecyduj z góry, kto dostanie nagranie i kiedy, i napisz o tym na stronie rejestracji.
W MyOwnConference ustawisz to na karcie «Maile» ("Emails") w ustawieniach webinaru. Wiadomość «Po webinarze» ("Post-webinar") może zawierać link do nagrania, a lista odbiorców w tym samym bloku decyduje, kto ją dostanie. Do wyboru są «Wszyscy» ("All registered for the webinar"), czyli każdy zarejestrowany, «Uczestnicy webinaru» ("Attendees who attended the webinar"), czyli ci, którzy na nim byli, oraz «Ci, którzy nie byli na webinarze» ("Attendees who missed the webinar"). Link przestaje działać po 30 dniach, chyba że zmienisz datę. Link do nagrania webinaru wymaga planu na miesiąc albo dłuższego. Na darmowym Starterze ani na planie jednodniowym go nie ma.
Dopasuj stronę rejestracji do tych powodów
Kiedy wiesz, dlaczego ludzie się zapisują, wiesz też, co musi robić strona rejestracji. Musi pokazać każdemu odwiedzającemu, że dostanie to, po co przyszedł.
Umieść obiecany efekt w tytule. W MyOwnConference tytuł pojawia się w większej liczbie miejsc, niż można się spodziewać. Widać go w każdym mailu, na górze strony rejestracji i w samym pokoju. Pisz go dla kogoś, kto nigdy nie słyszał o Twoim wydarzeniu.
Pokaż program i prelegentów. Kto przychodzi dla tematu, szuka programu. Kto przychodzi dla prelegenta, szuka nazwisk. Na karcie «Wejście» ("Entry") jest przełącznik «Nazwa webinaru» ("Show the webinar details"). Wbrew nazwie wyświetla on na stronie rejestracji krótki opis albo pełny program. Przełącznik «Pokaż moderatorów webinaru» ("Show webinar moderators") dodaje do strony osoby, które wystąpią.
Napisz, co wydarzy się tylko na żywo. Jeśli będzie sesja Q&A, napisz o tym na stronie. Wyjaśnij, co znajdzie się w nagraniu i kto je dostanie. Wtedy nikt nie zapisze się, licząc na coś, czego nie zamierzasz wysłać.
Pytaj tylko o to, z czego skorzystasz. Formularz zaczyna się od imienia i nazwiska oraz adresu e-mail. Przyciskiem «Dodaj pole» ("+ Add field") dodasz pola takie jak «Stanowisko» ("Position"), «Specjalność» ("Specialty") czy «Firma» ("Company"). Każde dodane pole jest domyślnie obowiązkowe, więc każde kolejne oznacza mniej zapisów. Pole «Stanowisko» albo «Specjalność» często pokazuje, czy ktoś zajmuje się tym na co dzień, czy decyduje o zakupie.
Pomóż ludziom pamiętać o webinarze aż do startu
Wiele osób, które się zapisują, a potem nie przychodzą, po prostu zapomina albo w chwili startu ma coś innego do zrobienia. Badania podpowiadają też rozwiązanie. Sheeran i Webb opisują intencje implementacyjne, czyli plany typu „jeśli…, to…”. Według nich to jeden z najlepiej sprawdzonych sposobów, żeby zamienić zamiar w działanie. Taki plan łączy konkretną chwilę z konkretnym działaniem, na przykład „jeśli jest wtorek, godzina 15:00, to otwieram link”. Wpis w kalendarzu to gotowy plan tego typu.
MyOwnConference wysyła przy każdym webinarze osiem automatycznych maili i domyślnie wszystkie są włączone. Wiadomość «Potwierdzenie» ("Confirmation") wychodzi w chwili rejestracji. Potem «Przypomnienie na 3 dni przed» ("3-day reminder"), «Przypomnienie na 1 dzień przed» ("1-day reminder") i «Przypomnienie na 1 godzinę przed» ("1-hour reminder") odliczają czas do startu. Wiadomość «Spóźnialscy» ("Latecomers") trafia do każdego, kto nie dołączył, choć webinar już się zaczął. Pozostałe opisuje artykuł o tym, kiedy wychodzą maile o webinarze.
Na tej samej karcie przełącznik «Dołącz zaproszenie do kalendarza» ("Include calendar invite") dołącza do maili plik kalendarza. Możesz też dopisać krótki opis do wpisu w kalendarzu. Dzięki temu ludzie wiedzą, czego dotyczy wpis, nawet gdy zobaczą go po kilku dniach albo tygodniach. Powtórz w nim efekt, dla którego się zapisali.
Głównej treści tych maili nie zmienisz. To celowe, bo dzięki stałej treści maile rzadziej trafiają do spamu. Zmienisz za to tytuł, baner na górze i opis w kalendarzu. To wystarczy, żeby przypomnieć ludziom, po co się zapisali.
Liczy się też pora spotkania, a ta zależy od widowni. Spośród lekarzy 62,8% wolało weekendy, a 52,8% wieczór, czyli godziny od 16:00 do 20:00. Zespół sprzedaży odpowiedziałby pewnie inaczej. To, które dni i godziny są najlepsze na webinar, zależy od tego, kogo zapraszasz.
Daj każdej grupie to, po co przyszła
Strona rejestracji składa obietnice, a spotkanie musi ich dotrzymać. Każda grupa uczestników potrzebuje czegoś innego.
Osoby z problemem chcą szybko zobaczyć obiecany efekt. Pokaż go w pierwszej części spotkania i powtórz w krótkim podsumowaniu przed końcem.
Osoby, które mają pytanie, muszą mieć gdzie je zadać. Włącz w ustawieniach webinaru przełącznik «Włącz sekcję Q&A» ("Enable Q&A section"). Gdy moderator doda pytanie z czatu do zakładek, trafia ono na listę «Pytania» ("Questions"). Uczestnicy mogą ocenić każde pytanie kciukiem w górę albo w dół. Liczby głosów pokazują, które pytania są ważne dla większości osób w pokoju.
Niektórzy w ogóle nie pytają. W ankiecie wśród lekarzy 36,3% nie zadawało pytań, bo wolało najpierw więcej przeczytać o temacie. Kolejne 15,6% obawiało się, że ich pytanie jest zbyt proste. Takim osobom pomaga prywatny czat. Po włączeniu przełącznika «Włącz prywatny czat z moderatorami» ("Enable private chat with moderators") uczestnicy znajdą pozycję «Zadaj pytanie» ("Ask the question") w grupie «Opinie» ("Feedback") w swoim menu pokoju. Nasz poradnik o technikach moderacji webinaru pokazuje, jak obsługiwać pytania, żeby żadne nie przepadło.
Osoby, które przyszły, żeby spotkać innych, potrzebują okazji do udziału w rozmowie. Zostaw czat otwarty, w zaplanowanych momentach proś o reakcje, a gdy pasuje to do tematu, zaproś uczestnika na antenę.
Osoby, które sprawdzają produkt, muszą wiedzieć, co zrobić dalej. Pomoże im przycisk wezwania do działania w pokoju. Karta «CTA» w raporcie z webinaru liczy kliknięcia w ten przycisk.
Osoby, które musiały przyjść, potrzebują dowodu obecności. Karta «Obecność» ("Attendance") na ekranie «Wnioski z webinaru» ("Webinar insights") ma osobny wiersz dla każdej osoby i pokazuje, jaki procent spotkania ta osoba spędziła w pokoju. Jeśli webinar kończy się certyfikatem, test pokaże, kto zrozumiał materiał. Platforma ocenia test i przekazuje Ci wyniki. Certyfikat wystawiasz sam.
Sprawdź, dlaczego zapisała się Twoja widownia
Ankiety opisują cudzą widownię. Twoja może mieć inne powody. Znajdziesz je w trzech krokach.
Zapytaj na początku. Otwórz spotkanie ankietą z jednym pytaniem, na przykład „Co sprowadziło Cię dziś na webinar?”, i podaj cztery albo pięć odpowiedzi do wyboru, opartych na powodach opisanych wyżej. Ankietę uruchamiasz ręcznie w wybranej chwili, a uczestnicy odpowiadają, nie wychodząc z pokoju. Wyniki zostają w sekcji «Pliki» ("Storage"), na karcie «Ankiety» ("Polls"). Co jeszcze potrafią ankiety, pokazuje strona o ankietach i testach na webinarze.
Sprawdź, jak długo ludzie zostali. Blok «Interakcja» ("Engagement") pokazuje na wykresie, ile osób było w pokoju w trakcie spotkania. Nagły spadek po głównym demo znaczy coś innego niż powolny odpływ przez całą godzinę. Wszystkie bloki raportu objaśnia artykuł o statystykach i raportach z webinaru.
Zapytaj jeszcze raz na koniec. Pole «Strona podziękowania po webinarze» ("Thank you page") na karcie «Ogólne» ("General") wskazuje stronę, na którą trafiają uczestnicy, gdy webinar się kończy albo gdy wychodzą wcześniej. Dlatego to dobre miejsce na krótką ankietę.
Po dwóch, trzech webinarach porównaj odpowiedzi z tematami spotkań. Powody, które przyciągnęły Twoją widownię, podpowiedzą Ci, co napisać w kolejnym tytule.
Pytania i odpowiedzi
Jaki jest główny powód, dla którego ludzie przychodzą na webinary?
Temat. W ankiecie wśród 600 lekarzy 81,5% uznało temat, który ich dotyczy, za najważniejszy czynnik. Znani prelegenci (10,7%) i dogodna pora (7,2%) zostali daleko w tyle. Ludzie zapisują się, bo chcą osiągnąć konkretny efekt, więc wąski, praktyczny tytuł budzi większe zainteresowanie niż ogólny.
Dlaczego ludzie zapisują się na webinar, a potem nie przychodzą?
Zapis jest łatwy, a udział musi konkurować ze wszystkim innym, co ktoś ma tego dnia do zrobienia. Psychologowie nazywają to luką między intencją a zachowaniem. Badania pokazują, że tworzą ją głównie ludzie, którzy planowali coś zrobić i tego nie zrobili. Często po prostu zapomnieli albo przegapili moment. W obu przypadkach pomagają przypomnienia i wpis w kalendarzu.
Czy udostępnienie nagrania zmniejsza frekwencję na żywo?
Może odebrać ludziom jeden z powodów, żeby przyjść na żywo. W jednej z ankiet 26,0% lekarzy podało, że ogląda na żywo, bo nie może obejrzeć webinaru później. Jednak w danych Goldcastu za 2025 rok tylko 2,62% zarejestrowanych obejrzało nagranie, nie przychodząc na żywo. Zdecyduj, kto dostanie nagranie, i napisz o tym na stronie rejestracji.
Jaka frekwencja na webinarze to dobry wynik?
W badaniu Goldcastu, które objęło 26 190 webinarów B2B z 2025 roku, średnia wyniosła 40%, a rok wcześniej 33%. Badania liczą frekwencję na różne sposoby. Jedne wliczają osoby, które obejrzały nagranie, inne nie. Porównuj swój wynik tylko z badaniem, które liczy frekwencję tak samo jak Ty.
Jak sprawdzić, dlaczego ludzie zapisali się na mój webinar?
Zapytaj ich na początku spotkania w ankiecie z jednym pytaniem. Podaj cztery albo pięć odpowiedzi do wyboru, na przykład rozwiązanie problemu, pytanie do prelegenta, bycie na bieżąco w swojej dziedzinie albo nagranie. Potem porównaj odpowiedzi z tym, jak długo ludzie zostali, i z wynikami krótkiej ankiety po webinarze.
