Kiedy wychodzą maile o webinarze

Nowi prowadzący przychodzą tu zwykle z jednym z dwóch pytań. Czy mogę wysłać zaproszenie uczestnikom w tej chwili? Czy mogę szybko rozesłać ogłoszenie do wszystkich, którzy się zarejestrowali?

Na drugie odpowiedź brzmi nie. Nie da się napisać własnej wiadomości i rozesłać jej po liście, i to celowo. Z pierwszym jest lepiej, niż można się spodziewać, bo jednej osobie zaproszenie wyślesz od ręki.

Szukasz pomocy, bo do jednego uczestnika mail nie dotarł? Przejdź od razu do ostatniej sekcji.

Nie jesteśmy serwisem masowych wysyłek

MyOwnConference to platforma do webinarów i wideospotkań, a nie narzędzie do masowych wysyłek w rodzaju Mailchimpa czy Brevo. Każda wiadomość systemu służy jednemu celowi. Ma informować zarejestrowanych uczestników o tym jednym webinarze, na który się zapisali. Napisać własnego maila i rozesłać go nie można, a to świadoma decyzja, nie luka, którą zamierzamy załatać.

Automatyczny harmonogram

Otwórz ustawienia webinaru i przejdź na kartę «Maile» ("Emails"). Jest tam osiem wiadomości, każda z własnym przełącznikiem «Wyślij» ("Send") i linkiem «Podgląd» ("Preview"). Na starcie włączone są wszystkie osiem.

• «Potwierdzenie» ("Confirmation") wychodzi w chwili, gdy ktoś się rejestruje.
• Trzy przypomnienia, na 3 dni, na 1 dzień i na 1 godzinę przed, odliczają czas do startu.
• «Spóźnialscy» ("Latecomers") to wiadomość dla tych, którzy nie weszli, choć webinar już się zaczął.
• «Po webinarze» ("Post-webinar") idzie w ślad za wydarzeniem i może nieść link do nagrania. Ten żyje 30 dni, jeśli nie zmienisz daty.
• «Przełożone» ("Rescheduled") i «Anulowane» ("Cancelled") odezwą się tylko wtedy, gdy przeniesiesz albo odwołasz wydarzenie.

Harmonogram to ustawienie domyślne, a nie prawo platformy. Każdą z ośmiu wiadomości wyłączysz dla jednego webinaru, nie ruszając pozostałych. Do kogo to wszystko w ogóle idzie, decyduje «Odbiorcy» ("Recipients") u góry karty, a wariant «Brak» ("Nobody") wycisza wysyłkę w całości. Przez całą kartę po kolei prowadzi planowanie webinaru.

Każda wiadomość niesie to, czego uczestnik potrzebuje w danej chwili. Najpierw potwierdzenie rejestracji, bliżej startu osobisty link do wejścia.

Dlaczego działa to właśnie tak

Złożyły się na to trzy rzeczy.

Pierwsza to ochrona przed spamem. Gdybyśmy pozwolili wysyłać dowolne maile w dowolnym momencie, część kont nieuchronnie zrobiłaby z platformy kanał marketingowy. Gmail, Outlook i Yahoo zaczęłyby wtedy czytać nasze serwery jako źródło niechcianej poczty, a dostarczalność spadłaby każdemu, kto prowadzi webinary. Powiązanie maili z życiem webinaru trzyma reputację nadawcy w czystości. Mail i tak trafił do folderu ze spamem? Co poprawić po swojej stronie, omawia co zrobić, gdy zaproszenia na webinar trafiają do spamu. To właśnie te poprawki wprowadzają twoje przypomnienia do skrzynki odbiorczej.

Druga to automatyka. Gdy webinar już istnieje, a ludzie się zapisali, przypomnienia, linki do wejścia i maile w ślad za wydarzeniem przestają być twoim zmartwieniem. Całą sekwencję system prowadzi sam, od początku do końca.

Trzecia to ludzki błąd. Odwołać wysłanej wiadomości nie potrafi żaden system pocztowy na świecie. Wyszła z naszych serwerów, czyli już dotarła, a żaden przycisk na żadnej platformie nie wyciągnie jej z cudzej skrzynki. Gdy cała sekwencja chodzi sama, nie ma gdzie się pomylić. Nie ma ani przycisku masowej wysyłki, ani cudzej listy, którą można wybrać przez nieuwagę. Coś w ustawieniach webinaru poszło nie tak? W najgorszym razie uczestnicy dostaną uprzejme powiadomienie o odwołaniu albo przeniesieniu, a i je system wyśle za ciebie.

Zamknięte webinary i osobiste linki

Każdy uczestnik dostaje link do wejścia przypisany do tego adresu, na który go wysłano, a miejsce w nim jest tylko jedno. Przekaże link dalej i w pokoju zostanie ten, kto otworzył go jako ostatni, a drugi wyleci.

Prześlij link koledze, a platforma zauważy, że korzysta z niego ktoś inny niż adresat, i poprosi o potwierdzenie. Jednorazowy kod pójdzie na adres, na który wysłano zaproszenie, więc dalej przejdzie tylko ten, kto czyta tę skrzynkę. Technicznie przesłany link nadal działa, tyle że nie posadzi drugiego widza obok pierwszego.

Mail z kodem jest tak samo systemowy jak wszystkie powyżej. Wychodzi automatycznie i spełnia te same wymagania niezawodności, co pozostałe powiadomienia.

Gdy uczestnik mówi, że mail nie dotarł

Czasem tak bywa. Zwykle wiadomość poszła do spamu, zablokował ją firmowy serwer pocztowy albo przytrzymał dostawca odbiorcy. Przyczyna liczy się teraz mniej niż wprowadzenie tej jednej osoby do pokoju, więc zacznij od rozwiązania.

Otwórz ustawienia webinaru, przejdź na kartę «Uczestnicy» ("Attendees") i naciśnij trzy kropki na końcu jego wiersza. Są tam cztery działania.

«Wyślij link» ("Send link") od razu wyśle mu zaproszenie. Dotrze ono tylko do niego i nigdy do całej listy, po to właśnie to działanie istnieje.

«Kopiuj link» ("Copy link") jest szybsze, gdy nawet ponowna wysyłka wydaje się długa. Jedno kliknięcie kopiuje osobisty link do wejścia do schowka. Dalej wklej go do komunikatora, do SMS-a albo do dowolnego kanału, z którego zwykle korzystasz w kontakcie z tą osobą. Wejdzie w kilka sekund.

Co to znaczy dla prowadzącego

Zaproszeń nie piszesz, a panel takiej możliwości nie daje. Stwórz webinar, daj ludziom stronę rejestracji, a dalej cała korespondencja idzie według harmonogramu powyżej. Na wyjątki zostają punktowe działania przy jednym uczestniku.

Wszystko poza tymi ramami, na przykład reklamową wysyłkę albo sekwencję sprzedażową bez związku z konkretnym webinarem, robi się osobnym serwisem e-mail marketingu. Wyeksportuj listę zarejestrowanych i wczytaj ją tam.

Zaproszenie albo przypomnienie nie przyszło wtedy, gdy obiecuje ta strona? Napisz na czacie online i podaj wydarzenie, adres odbiorcy oraz godzinę, o której mail miał dotrzeć.

Często zadawane pytania

Czy mogę wysłać zaproszenie jednej osobie, nie ruszając całej listy?

Tak. Otwórz ustawienia webinaru, przejdź na kartę «Uczestnicy» ("Attendees"), naciśnij trzy kropki na końcu jej wiersza i wybierz «Wyślij link» ("Send link"). Zaproszenie pójdzie od razu i dotrze tylko do niej, nigdy do całej listy. Jeśli i to trwa za długo, sąsiednie «Kopiuj link» ("Copy link") skopiuje osobisty link do wejścia do schowka. Dalej wklej go do komunikatora, do SMS-a albo do innego zwykłego kanału.

Czy mogę wyłączyć część automatycznych maili?

Tak, każdą z ośmiu wyłączysz dla jednego webinaru, nie ruszając pozostałych, bo każda ma własny przełącznik «Wyślij» ("Send") na karcie «Maile» ("Emails"). Do kogo to wszystko idzie, decyduje «Odbiorcy» ("Recipients") u góry tej samej karty, a «Brak» ("Nobody") wycisza wysyłkę w całości. Na starcie włączone są wszystkie osiem, a po karcie po kolei prowadzi planowanie webinaru.

Jak długo żyje link do nagrania w mailu po webinarze?

30 dni, jeśli nie zmienisz daty. Nieść ten link może wiadomość «Po webinarze» ("Post-webinar"), a idzie ona w ślad za wydarzeniem, zamiast odliczać czas do startu jak trzy przypomnienia.

Webinar miał złe ustawienia, a maile już poszły. Da się je odwołać?

Nie, i nie potrafi tego żaden system pocztowy na świecie. Wiadomość, która wyszła z naszych serwerów, już dotarła, a żaden przycisk na żadnej platformie nie wyciągnie jej z cudzej skrzynki. Możesz za to przenieść albo odwołać wydarzenie. «Przełożone» ("Rescheduled") i «Anulowane» ("Cancelled") odezwą się tylko wtedy, a uczestnicy dostaną uprzejme powiadomienie od systemu.

Co się stanie, gdy uczestnik prześle swój link do wejścia koledze?

Miejsce w linku jest tylko jedno, więc w pokoju zostanie ten, kto otworzył go jako ostatni, a drugi wyleci. Platforma w dodatku zauważy, że korzysta z linku ktoś inny niż adresat, i poprosi o potwierdzenie, a jednorazowy kod pójdzie na adres, na który wysłano zaproszenie. Technicznie przesłany link nadal działa, tyle że nie posadzi drugiego widza obok pierwszego.