Анонімний вебінар і захист даних учасників за GDPR

Вимог до персональних даних тих, хто приходить на онлайн-заходи, стає дедалі більше. Іноді вебінар треба провести так, щоб імен учасників не бачив ніхто із зали, ні в ефірі, ні в записі, ні в чаті. Але заходу все одно треба лишитися живим. Налаштування нижче саме про це. Усі вони лежать усередині одного вебінару або однієї кімнати.

Що таке анонімний вебінар і кому він потрібен

Анонімний вебінар це захід, де решта зали не бачить імен і прізвищ учасників. Замість повного імені стоять, наприклад, ініціали. Найчастіше такий формат просять медицина, право, HR, психологія та держсектор, тобто скрізь, де конфіденційність аудиторії обовʼязкова.

Вимога приходить із внутрішньої політики компанії, з галузевих стандартів або з регламентів на кшталт GDPR. Мета в усіх одна, провести повноцінне навчання чи презентацію і не розкрити персональні дані. Це бік зали, а все інше розбирає безпека платформи, від шифрування трансляції до того, хто взагалі потрапить у кімнату.

Анонімні імена в чаті

Відкрийте налаштування вебінару або кімнати й лишайтеся на вкладці «Загальні» ("General"). Потрібні перемикачі зібрані в групі «Налаштування чату» ("Chat settings").

Першим вмикають «Анонімізувати імена учасників» ("Anonymize attendee names"), його і помічають. З ним учасники бачать одне одного за ініціалами, і Михайло Бондаренко перетворюється на «МБ». Писати в чат, ставити питання й реагувати на побачене вони й далі можуть, а хто є хто, зала більше не бачить.

Варто розуміти, докуди це доходить. Ініціали беруться зі справжнього імені, тому в маленькій групі або там, де люди одне одного знають, людину все одно впізнають. Ведучі та модератори бачать повні імена весь час, інакше їм кімнату не вести, а імʼя самого ведучого не анонімізується взагалі. Обидва боки однієї кімнати показує модерація чату.

Вмикають його не лише заради відповідності вимогам. Анонімність знижує психологічний барʼєр, і зала від цього часто оживає, адже під прихованим імʼям у чат пишуть охочіше.

Модерація чату

«Модерація чату» ("Chat moderation") лежить у тій самій групі й підстраховує анонімні імена. Підказка каже прямо, повідомлення учасників зʼявляться в чаті лише після схвалення модератором. У спільний чат нічого не потрапить, поки ви це не пропустите.

Налаштування захищають різне. З одного боку приховані імена, з іншого модератор вирішує, що прозвучить уголос. Для заходів, де регламент стосується публічно показаної інформації, це і важливо.

Прибрати список учасників зовсім

Навіть під ініціалами видно, скільки людей у кімнаті. Якщо і це зайве, відкрийте налаштування «Учасники» ("Attendees") на тій самій вкладці «Загальні» ("General"), воно вирішує, що учасники бачать одне про одного. Варіант «Приховати список учасників» ("Hide attendees list") не показує нічого.

З ним список у вебінарній кімнаті учасникам просто недоступний. Відкрити його не можна, і скільки поруч народу, вони не дізнаються. Ведучі та модератори бачать повний список як завжди, тож вести захід не складніше, ніж раніше.

Три інші варіанти відрізняються лише обсягом показаного, це імена самі по собі, імена з прапорами країн та імена з граватарами.

Імʼя ведучого

Ближче до верху тієї самої вкладки лежить окреме налаштування, чи показувати імʼя ведучого. За замовчуванням воно стоїть просто на відео під час ефіру, щоб зала розуміла, хто говорить. Потрібна анонімність і з боку організатора? Вимкніть «Відображати імʼя ведучого» ("Show host name"), і імʼя зникне з екрана.

Діє воно ширше за ефір, і про це наступний розділ.

Записи без персональних даних

Що опиниться в готовому файлі, вирішує вкладка «Запис» ("Record"). Персональних даних стосуються два налаштування на ній.

«Включаючи імена модераторів» ("Including the moderators' names") вписує в запис імена ведучих поверх їхнього відео чи аватарів. Вимкнено, і відео зберігається взагалі без підписів.

«Включаючи список учасників» ("Including a list of attendees") додає в кінець запису екран з іменами та фотографіями всіх, хто був. Вимкнено, і до файлу цей екран не доходить.

Ці два перемикачі не самі по собі

Кожен привʼязаний до налаштування в іншому місці, і саме на цьому спотикаються.

• «Включаючи імена модераторів» ("Including the moderators' names") доступне, лише поки ввімкнено «Відображати імʼя ведучого» ("Show host name"). Вимкніть імʼя ведучого, і налаштування згасне.
• «Включаючи список учасників» ("Including a list of attendees") вимагає одразу двох речей. «Режим» ("Mode") запису має включати інтерфейс, тобто «Камери, мікрофони, робоча зона та інтерфейс» ("Webcams, microphones, working area, and interface"), а налаштування «Учасники» ("Attendees") має список показувати. Не вистачить одного, і налаштування згасне, бо списку для збереження просто немає.

На практиці це радше допомагає, ніж заважає. Варто вимкнути імʼя ведучого, приховати список учасників і вибрати режим без інтерфейсу, і обидва налаштування відпадуть самі. Випадково їх назад не ввімкнути.

Коли обидва вимкнені, у готовому записі лишається тільки зміст, тобто слайди, показ екрана, голос і реакції зали.

Збереження повідомлень чату

Самі повідомлення платформа теж береже. Читати листування учасники можуть лише поки триває вебінар. Після завершення історія зберігається в панелі організатора, і дороги назад до неї в учасників немає.

Усе разом

Вебінар, де ввімкнено все, працює так.

• Учасники бачать одне одного за ініціалами замість повних імен, а ведучі та модератори бачать усіх повністю.
• Кожне повідомлення чекає на модератора і лише потім зʼявляється.
• Ніхто із зали не відкриє список учасників і не порахує кімнату, а ведучі відкриють.
• Ведучий виходить в ефір без імені на екрані.
• Запис зберігається без імен модераторів і без списку учасників, обидва налаштування стають так самі, щойно виставлено все перелічене вище.
• Історія чату лишається в панелі організатора.

Питання, відповіді та реакції працюють як раніше, захід живий, як будь-який інший. Зникають із нього персональні дані, які інакше побачили б інші учасники та запис.

Якщо після всіх налаштувань імʼя чи адреса десь усе ж спливли, напишіть в онлайн-чат. Скажіть, де ви це побачили і які з перемикачів були ввімкнені.

Часті питання

Чи бачать ведучі, хто є хто?

Так, увесь час. Учасники бачать одне одного за ініціалами, а ведучі та модератори бачать повні імена. Повний список учасників лишається в них навіть з вибраним «Приховати список учасників» ("Hide attendees list"), тож вести захід не складніше, ніж раніше. Імʼя самого ведучого теж не анонімізується.

Чи можна впізнати людину за ініціалами?

Іноді так. Ініціали беруться зі справжнього імені, Михайло Бондаренко перетворюється на «МБ», і в маленькій групі чи серед знайомих людину впізнають. Заразом за анонімними іменами видно, скільки народу в кімнаті. Якщо і це зайве, поставте налаштуванню «Учасники» ("Attendees") на вкладці «Загальні» ("General") значення «Приховати список учасників» ("Hide attendees list").

Чому згасло «Включаючи список учасників» ("Including a list of attendees")?

Тому що зберігати нічого, списку учасників немає. Налаштуванню потрібні одразу дві речі. Перша, «Режим» ("Mode") запису має включати інтерфейс, тобто «Камери, мікрофони, робоча зона та інтерфейс» ("Webcams, microphones, working area, and interface"). Друга, налаштування «Учасники» ("Attendees") має показувати список. Сусіднє «Включаючи імена модераторів» ("Including the moderators' names") згасає так само, щойно ви вимкнете «Відображати імʼя ведучого» ("Show host name").

Чи можуть учасники читати чат після вебінару?

Ні. Читати листування вони можуть лише поки триває вебінар, а після завершення дороги назад до нього немає. Історія зберігається в панелі організатора, тож у вас вона лишається.

Чи не вбʼє анонімність живе спілкування?

Ні. Учасники так само пишуть у чат, ставлять питання й реагують на побачене, а зала бачить лише ініціали. Захід живий, як будь-який інший. Зникають із нього персональні дані, а не спілкування.