Анонимный вебинар и защита данных участников по GDPR

Требований к персональным данным тех, кто приходит на онлайн-мероприятия, становится всё больше. Иногда вебинар нужно провести так, чтобы имена участников не видел никто из зала, ни в эфире, ни в записи, ни в чате. Живым мероприятие остаться всё равно должно. Настройки ниже как раз про это. Все они лежат внутри одного вебинара или одной комнаты.

Что такое анонимный вебинар и кому он нужен

Анонимный вебинар это мероприятие, где остальной зал не видит имён и фамилий участников. Вместо полного имени стоят, например, инициалы. Чаще всего такой формат просят медицина, право, HR, психология и госсектор, везде, где конфиденциальность аудитории обязательна.

Требование приходит из внутренней политики компании, из отраслевых стандартов или из регламентов вроде GDPR. Цель у всех одна, провести полноценное обучение или презентацию и не раскрыть персональные данные. Это сторона зала, а всё остальное разбирает безопасность платформы, от шифрования трансляции до того, кто вообще попадёт в комнату.

Анонимные имена в чате

Откройте настройки вебинара или комнаты и оставайтесь на вкладке «Общие» ("General"). Нужные переключатели собраны в группе «Настройки чата» ("Chat settings").

Первым включают «Анонимизировать имена участников» ("Anonymize attendee names"), его и замечают. С ним участники видят друг друга по инициалам, и Иван Петров превращается в «ИП». Писать в чат, задавать вопросы и реагировать на происходящее они по-прежнему могут, а кто есть кто, зал больше не видит.

Стоит понимать, докуда это доходит. Инициалы берутся из настоящего имени, поэтому в маленькой группе или там, где люди друг друга знают, человека всё равно узнают. Ведущие и модераторы видят полные имена всё время, иначе им комнату не вести, а имя самого ведущего не анонимизируется вовсе. Обе стороны одной комнаты показывает модерация чата.

Включают его не только ради соответствия требованиям. Анонимность снижает психологический барьер, и зал от этого часто оживает, ведь под скрытым именем в чат пишут охотнее.

Модерация чата

«Модерация чата» ("Chat moderation") лежит в той же группе и подстраховывает анонимные имена. Подсказка говорит прямо, сообщения участников появятся в чате только после одобрения модератором. В общий чат ничего не попадёт, пока вы это не пропустите.

Настройки защищают разное. С одной стороны скрыты имена, с другой модератор решает, что прозвучит вслух. Для мероприятий, где регламент касается публично показанной информации, это и важно.

Убрать список участников совсем

Даже под инициалами видно, сколько человек в комнате. Если и это лишнее, откройте настройку «Участники» ("Attendees") на той же вкладке «Общие» ("General"), она решает, что участники видят друг о друге. Вариант «Скрыть список участников» ("Hide attendees list") не показывает ничего.

С ним список в вебинарной комнате участникам просто недоступен. Открыть его нельзя, и сколько рядом народу, они не узнают. Ведущие и модераторы видят полный список как обычно, так что вести мероприятие не сложнее прежнего.

Остальные три варианта отличаются только объёмом показанного, это имена сами по себе, имена с флагами стран и имена с граватарами.

Имя ведущего

Ближе к верху той же вкладки лежит отдельная настройка, показывать ли имя ведущего. По умолчанию оно стоит прямо на видео во время эфира, чтобы зал понимал, кто говорит. Нужна анонимность и со стороны организатора? Выключите «Отображать имя ведущего» ("Show host name"), и имя с экрана пропадёт.

Действует она шире эфира, о чём следующий раздел.

Записи без персональных данных

Что окажется в готовом файле, решает вкладка «Запись» ("Record"). Персональных данных касаются две настройки на ней.

«Включая имена модераторов» ("Including the moderators' names") впечатывает в запись имена ведущих поверх их видео или аватаров. Выключено, и видео сохраняется вообще без подписей.

«Включая список участников» ("Including a list of attendees") добавляет в конец записи экран с именами и фотографиями всех, кто был. Выключено, и до файла этот экран не доходит.

Эти два переключателя не сами по себе

Каждый привязан к настройке в другом месте, и на этом спотыкаются.

• «Включая имена модераторов» ("Including the moderators' names") доступно, только пока включено «Отображать имя ведущего» ("Show host name"). Выключите имя ведущего, и настройка погаснет.
• «Включая список участников» ("Including a list of attendees") требует сразу двух вещей. «Режим» ("Mode") записи должен включать интерфейс, то есть «Камеры, микрофоны, рабочая зона и интерфейс» ("Webcams, microphones, working area, and interface"), а настройка «Участники» ("Attendees") должна список показывать. Не хватит одного, и настройка погаснет, ведь сохранять будет нечего.

На практике это скорее помогает, чем мешает. Стоит выключить имя ведущего, скрыть список участников и выбрать режим без интерфейса, и обе настройки отпадут сами. Случайно их обратно не включить.

С обеими выключенными в готовой записи остаётся только содержание, то есть слайды, показ экрана, речь и реакции зала.

Сохранность сообщений чата

Сами сообщения платформа тоже бережёт. Читать переписку участники могут только пока идёт вебинар. После окончания история хранится в панели организатора, и обратной дороги к ней у участников нет.

Всё вместе

Вебинар, где включено всё, работает так.

• Участники видят друг друга по инициалам вместо полных имён, а ведущие и модераторы видят всех целиком.
• Каждое сообщение ждёт модератора и только потом появляется.
• Никто из зала не откроет список участников и не посчитает комнату, а ведущие откроют.
• Ведущий выходит в эфир без имени на экране.
• Запись сохраняется без имён модераторов и без списка участников, обе настройки встают так сами, стоит выставить всё перечисленное выше.
• История чата остаётся в панели организатора.

Вопросы, ответы и реакции работают по-прежнему, мероприятие живое, как любое другое. Исчезают из него персональные данные, которые иначе увидели бы другие участники и запись.

Если после всех настроек имя или адрес где-то всё же всплыли, напишите в онлайн-чат. Скажите, где вы это увидели и какие из переключателей были включены.

Часто задаваемые вопросы

Видят ли ведущие, кто есть кто?

Да, всё время. Участники видят друг друга по инициалам, а ведущие и модераторы видят полные имена. Полный список участников остаётся у них даже с выбранным «Скрыть список участников» ("Hide attendees list"), так что вести мероприятие не сложнее прежнего. Имя самого ведущего тоже не анонимизируется.

Можно ли узнать человека по инициалам?

Иногда да. Инициалы берутся из настоящего имени, Иван Петров превращается в «ИП», и в маленькой группе или среди знакомых человека узнают. Заодно по анонимным именам видно, сколько народу в комнате. Если и это лишнее, поставьте настройке «Участники» ("Attendees") на вкладке «Общие» ("General") значение «Скрыть список участников» ("Hide attendees list").

Почему погасло «Включая список участников» ("Including a list of attendees")?

Потому что сохранять нечего, списка участников нет. Настройке нужны сразу две вещи. Первая, «Режим» ("Mode") записи должен включать интерфейс, то есть «Камеры, микрофоны, рабочая зона и интерфейс» ("Webcams, microphones, working area, and interface"). Вторая, настройка «Участники» ("Attendees") должна показывать список. Соседняя «Включая имена модераторов» ("Including the moderators' names") гаснет так же, стоит выключить «Отображать имя ведущего» ("Show host name").

Можно ли участникам читать чат после вебинара?

Нет. Читать переписку они могут только пока идёт вебинар, а после окончания дороги обратно к ней нет. История хранится в панели организатора, так что у вас она остаётся.

Не убьёт ли анонимность живое общение?

Нет. Участники так же пишут в чат, задают вопросы и реагируют на происходящее, а зал видит только инициалы. Мероприятие живое, как любое другое. Исчезают из него персональные данные, а не общение.