Коли платформа надсилає листи про вебінар

Новачки приходять сюди зазвичай з одним із двох питань. Чи можна надіслати запрошення учасникам тієї ж миті? Чи можна швидко розіслати оголошення всім, хто зареєструвався?

На друге відповідь негативна. Написати власний лист і розіслати його за списком не можна, і так задумано. З першим справи кращі, ніж можна очікувати, адже одній людині запрошення можна вислати негайно.

Лист не дійшов до конкретного учасника? Переходьте одразу до останнього розділу.

Ми не сервіс масових розсилок

MyOwnConference це платформа для вебінарів і відеозустрічей, а не інструмент масових розсилок на кшталт Mailchimp чи Brevo. Кожен лист системи служить одній меті. Тримати зареєстрованих учасників у курсі того вебінару, на який вони записалися. Скласти власний лист і розіслати його не можна, і це свідоме рішення, а не прогалина, яку ми збираємося закрити.

Автоматичний розклад

Відкрийте налаштування вебінару і перейдіть на вкладку «Листи» ("Emails"). Там лежать вісім повідомлень, у кожного свій перемикач «Відправити» ("Send") і посилання «Подивитись» ("Preview"). Спочатку увімкнені всі вісім.

• «Підтвердження» ("Confirmation") іде тієї ж миті, коли людина зареєструвалася.
• Три нагадування, за 3 дні, за 1 день і за 1 годину, відлічують час до початку.
• Лист «Запізнілі» ("Latecomers") наздоганяє тих, хто не зайшов, коли вебінар уже почався.
• «Після вебінару» ("Post-webinar") іде слідом за заходом і може нести посилання на запис. Воно живе 30 днів, якщо не змінити дату.
• «Переплановано» ("Rescheduled") і «Скасовано» ("Cancelled") спрацьовують, лише якщо ви перенесете або скасуєте захід.

Отже, розклад це налаштування за замовчуванням, а не закон платформи. Будь-який з восьми листів вимикається для одного вебінару, не зачіпаючи решту. Кому все це взагалі йде, вирішують «Одержувачі» ("Recipients") вгорі вкладки, а варіант «Ніхто» ("Nobody") глушить розсилку цілком. Вкладку по порядку розбирає планування вебінару.

Кожен лист несе саме те, чого учасник потребує в цю мить. Спершу підтвердження реєстрації, ближче до початку персональне посилання на вхід.

Чому це влаштовано саме так

Так склалося з трьох причин.

Перша це захист від спаму. Якби ми дозволили надсилати довільні листи будь-якої миті, частина акаунтів неминуче перетворила б платформу на маркетинговий канал. Gmail, Outlook і Yahoo почали б вважати наші сервери джерелом непроханої пошти, і доставність впала б у всіх, хто веде вебінари. Привʼязка листів до життя вебінару тримає репутацію відправника чистою. Лист усе одно потрапив у теку зі спамом? Що виправити на своєму боці, розбирає стаття що робити, якщо запрошення потрапляють у спам. Саме це й заводить ваші нагадування у вхідні.

Друга це автоматика. Щойно вебінар створено і люди записалися, нагадування, посилання на вхід і листи навздогін перестають бути вашим клопотом. Увесь ланцюжок система проводить сама, від початку до кінця.

Третя це людська помилка. Відкликати надісланий лист не вміє жодна поштова система у світі. Лист залишив наші сервери, отже його вже доставлено, і жодна кнопка на жодній платформі не витягне його з чужої скриньки. Коли все автоматизовано, схибити просто ніде. Немає ні кнопки масової розсилки, ні чужого списку, який можна вибрати помилково. Налаштували вебінар невдало? У найгіршому разі учасники отримають ввічливе повідомлення про скасування або перенесення, і його система теж надішле за вас.

Закриті вебінари та персональні посилання

Кожен учасник отримує посилання входу, привʼязане до тієї адреси, на яку його відправили, і місце в ньому лише одне. Передав посилання далі, і в кімнаті залишиться той, хто відкрив його останнім, а другого викине.

Перешліть посилання колезі, і платформа помітить, що ним користується не той, кому його виписали, і попросить підтвердження. Разовий код піде на адресу, куди відправляли запрошення, тож продовжить лише той, хто читає цю скриньку. Технічно переслане посилання лишається робочим, ось тільки посадити другого глядача поруч із першим воно не може.

Лист із кодом такий самий системний, як і всі попередні. Іде він автоматично і підпорядковується тим самим вимогам до надійності, що й решта сповіщень.

Якщо учасник каже, що лист не прийшов

Іноді так і буває. Зазвичай лист пішов у спам, його заблокував корпоративний поштовий сервер або притримав провайдер одержувача. Розбиратися в причині зараз не так важливо, як завести людину в кімнату, тому почніть із рішення.

Відкрийте налаштування вебінару, перейдіть на вкладку «Учасники» ("Attendees") і натисніть три крапки в кінці рядка цієї людини. Там чотири дії.

«Надіслати посилання» ("Send link") тут же вишле їй запрошення. Дійде воно лише до неї однієї і ніколи до всього списку, заради цього дія й існує.

«Копіювати посилання» ("Copy link") швидше, коли навіть повторна відправка здається довгою. Клік кладе персональне посилання входу в буфер обміну. Далі вставляйте його в месенджер, у SMS чи в будь-який звичний канал спілкування з цією людиною. Вона увійде за секунди.

Що це означає для ведучого

Запрошення ви не пишете, і панель такої можливості не дає. Створіть вебінар, дайте людям сторінку реєстрації, а далі все листування йде за розкладом вище. На винятки лишаються точкові дії з окремим учасником.

Усе, що виходить за ці рамки, наприклад рекламна розсилка чи ланцюжок продажів без привʼязки до конкретного вебінару, робиться окремим сервісом емейл-маркетингу. Вивантажте список зареєстрованих і завантажте його туди.

Запрошення чи нагадування не прийшло тоді, коли обіцяє ця сторінка? Напишіть в онлайн-чат і назвіть захід, адресу одержувача і час, у який ви лист чекали.

Часті питання

Чи можна надіслати запрошення одній людині, не чіпаючи весь список?

Так. Відкрийте налаштування вебінару, перейдіть на вкладку «Учасники» ("Attendees"), натисніть три крапки в кінці рядка цієї людини і виберіть «Надіслати посилання» ("Send link"). Запрошення піде тієї ж миті й дійде лише до неї, ніколи до всього списку. Якщо і це довго, сусіднє «Копіювати посилання» ("Copy link") покладе персональне посилання входу в буфер обміну. Далі вставляйте його в месенджер, у SMS чи в будь-який інший звичний канал.

Чи можна вимкнути частину автоматичних листів?

Так, будь-який з восьми вимикається для одного вебінару, не зачіпаючи решту, адже у кожного свій перемикач «Відправити» ("Send") на вкладці «Листи» ("Emails"). Кому все це взагалі йде, вирішують «Одержувачі» ("Recipients") вгорі тієї ж вкладки, а «Ніхто» ("Nobody") глушить розсилку цілком. Спочатку увімкнені всі вісім, і по вкладці по порядку проходить планування вебінару.

Скільки живе посилання на запис у листі після вебінару?

30 днів, якщо не змінити дату. Нести це посилання може лист «Після вебінару» ("Post-webinar"), а йде він слідом за заходом, а не відлічує час до початку, як три нагадування.

Я неправильно налаштував вебінар, а листи вже пішли. Їх можна відкликати?

Ні, і не вміє цього жодна поштова система у світі. Лист залишив наші сервери, отже його вже доставлено, і жодна кнопка на жодній платформі не витягне його з чужої скриньки. Зате ви можете перенести або скасувати захід. «Переплановано» ("Rescheduled") і «Скасовано» ("Cancelled") спрацьовують тільки тоді, і учасники отримають ввічливе повідомлення від системи.

Що буде, якщо учасник перешле своє посилання входу колезі?

Місце в посиланні одне, тому в кімнаті залишиться той, хто відкрив його останнім, а другого викине. Платформа до того ж помітить, що посиланням користується не той, кому його виписали, і попросить підтвердження, а разовий код піде на адресу, куди відправляли запрошення. Технічно переслане посилання лишається робочим, ось тільки посадити другого глядача поруч із першим воно не може.