Когда уходят письма о вебинаре

Новички приходят сюда обычно с одним из двух вопросов. Можно ли отправить приглашение участникам прямо сейчас? Можно ли быстро разослать объявление всем, кто зарегистрировался?

На второй ответ отрицательный. Написать своё письмо и разослать его по списку нельзя, и так задумано. С первым дела обстоят лучше, чем можно ожидать, ведь одному человеку приглашение высылается прямо сейчас.

Пришли из-за того, что письмо не дошло до конкретного участника? Переходите сразу к последнему разделу.

Мы не сервис массовых рассылок

MyOwnConference это платформа для вебинаров и видеовстреч, а не инструмент массовых рассылок вроде Mailchimp или Brevo. Каждое письмо системы служит одной цели. Держать зарегистрированных участников в курсе того вебинара, на который они записались. Составить своё письмо и разослать его нельзя, и это осознанное решение, а не пробел, который мы собираемся закрыть.

Автоматическое расписание

Откройте настройки вебинара и перейдите на вкладку «Письма» ("Emails"). Там лежат восемь сообщений, у каждого свой переключатель «Отправить» ("Send") и ссылка «Посмотреть» ("Preview"). Изначально включены все восемь.

• Подтверждение уходит в тот момент, когда человек зарегистрировался.
• Три напоминания, за три дня, за сутки и за час, отсчитывают время до начала.
• Письмо опоздавшим догоняет тех, кто не зашёл, когда вебинар уже начался.
• «После вебинара» ("Post-webinar") идёт следом за мероприятием и может нести ссылку на запись. Она живёт 30 дней, если не поменять дату.
• «Перенесено» ("Rescheduled") и «Отменено» ("Cancelled") срабатывают, только если вы перенесёте или отмените мероприятие.

Расписание это настройка по умолчанию, а не закон платформы. Любое из восьми писем выключается для одного вебинара, не задевая остальные. Кому вообще всё это уходит, решает «Получатели» ("Recipients") вверху вкладки, а вариант «Никто» ("Nobody") глушит рассылку целиком. По вкладке по порядку проходит планирование вебинара.

Каждое письмо несёт то, что нужно участнику в этот момент. Сначала подтверждение регистрации, ближе к началу персональную ссылку на вход.

Почему это устроено так

Так сложилось по трём причинам.

Первая это защита от спама. Разреши мы отправлять произвольные письма в любой момент, часть аккаунтов неизбежно превратила бы платформу в маркетинговый канал. Gmail, Outlook и Yahoo стали бы считать наши серверы источником непрошеной почты, и доставляемость упала бы у всех, кто ведёт вебинары. Привязка писем к жизни вебинара держит репутацию отправителя чистой. Письмо всё равно попало в папку со спамом? Что поправить на своей стороне, разбирает статья что делать, если приглашения попадают в спам. Именно это и заводит ваши напоминания во входящие.

Вторая это автоматика. Как только вебинар создан и люди записались, напоминания, ссылки на вход и письма вдогонку перестают быть вашей заботой. Всю цепочку система проводит сама, от начала до конца.

Третья это человеческая ошибка. Отозвать отправленное письмо не умеет ни одна почтовая система в мире. Ушло с наших серверов, значит доставлено, и никакая кнопка ни на одной платформе не вытащит его из чужого ящика. Когда всё автоматизировано, промахнуться просто негде. Нет ни кнопки массовой рассылки, ни чужого списка, который можно выбрать по ошибке. Настроили вебинар неудачно? В худшем случае участники получат вежливое уведомление об отмене или переносе, и его система тоже отправит за вас.

Закрытые вебинары и персональные ссылки

Каждый участник получает ссылку входа, привязанную к тому адресу, на который её отправили, и место в ней всего одно. Передал ссылку дальше, и в комнате останется тот, кто открыл её последним, а второго выкинет.

Перешлите ссылку коллеге, и платформа заметит, что ею пользуется не тот, кому её выписали, и попросит подтверждение. Разовый код уйдёт на адрес, куда отправляли приглашение, так что продолжит только тот, кто читает этот ящик. Технически пересланная ссылка остаётся рабочей, вот только посадить второго зрителя рядом с первым она не может.

Письмо с кодом такое же системное, как и все выше. Уходит оно автоматически и подчиняется тем же требованиям к надёжности, что и остальные уведомления.

Если участник говорит, что письмо не пришло

Иногда так и бывает. Обычно письмо ушло в спам, его заблокировал корпоративный почтовый сервер или придержал провайдер получателя. Разбираться в причине сейчас не так важно, как завести человека в комнату, поэтому начните с решения.

Откройте настройки вебинара, перейдите на вкладку «Участники» ("Attendees") и нажмите три точки в конце его строки. Там четыре действия.

«Отправить ссылку» ("Send link") тут же вышлет ему приглашение. Дойдёт оно только до него одного и никогда до всего списка, ради этого действие и существует.

«Скопировать ссылку» ("Copy link") быстрее, когда даже повторная отправка кажется долгой. Клик кладёт персональную ссылку входа в буфер обмена. Дальше вставляйте её в мессенджер, в SMS или в любой привычный канал общения с этим человеком. Он войдёт за секунды.

Что это значит для ведущего

Приглашения вы не пишете, и панель такой возможности не даёт. Создайте вебинар, дайте людям страницу регистрации, а дальше вся переписка идёт по расписанию выше. На исключения остаются точечные действия по одному участнику.

Всё, что выходит за эти рамки, например рекламная рассылка или цепочка продаж без привязки к конкретному вебинару, делается отдельным сервисом емейл-маркетинга. Выгрузите список зарегистрированных и загрузите его туда.

Приглашение или напоминание не пришло тогда, когда обещает эта страница? Напишите в онлайн-чат и назовите мероприятие, адрес получателя и время, в которое вы письмо ждали.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить приглашение одному человеку, не трогая весь список?

Да. Откройте настройки вебинара, перейдите на вкладку «Участники» ("Attendees"), нажмите три точки в конце его строки и выберите «Отправить ссылку» ("Send link"). Приглашение уйдёт тут же и дойдёт только до него, никогда до всего списка. Если и это долго, соседнее «Скопировать ссылку» ("Copy link") положит персональную ссылку входа в буфер обмена. Дальше вставляйте её в мессенджер, в SMS или в любой другой привычный канал.

Можно ли отключить часть автоматических писем?

Да, любое из восьми выключается для одного вебинара, не задевая остальные, ведь у каждого свой переключатель «Отправить» ("Send") на вкладке «Письма» ("Emails"). Кому вообще всё это уходит, решает «Получатели» ("Recipients") вверху той же вкладки, а «Никто» ("Nobody") глушит рассылку целиком. Изначально включены все восемь, и по вкладке по порядку проходит планирование вебинара.

Сколько живёт ссылка на запись в письме после вебинара?

30 дней, если не поменять дату. Нести эту ссылку может письмо «После вебинара» ("Post-webinar"), а идёт оно следом за мероприятием, а не отсчитывает время до начала, как три напоминания.

Я неверно настроил вебинар, а письма уже ушли. Их можно отозвать?

Нет, и не умеет этого ни одна почтовая система в мире. Ушло с наших серверов, значит доставлено, и никакая кнопка ни на одной платформе не вытащит письмо из чужого ящика. Зато вы можете перенести или отменить мероприятие. «Перенесено» ("Rescheduled") и «Отменено» ("Cancelled") срабатывают только тогда, и участники получат вежливое уведомление от системы.

Что будет, если участник перешлёт свою ссылку входа коллеге?

Место в ссылке одно, поэтому в комнате останется тот, кто открыл её последним, а второго выкинет. Платформа к тому же заметит, что ссылкой пользуется не тот, кому её выписали, и попросит подтверждение, а разовый код уйдёт на адрес, куда отправляли приглашение. Технически пересланная ссылка остаётся рабочей, вот только посадить второго зрителя рядом с первым она не может.