Wanneer de e-mails over je webinar uitgaan

Nieuwe hosts komen hier meestal met een van twee vragen. Kan ik de uitnodiging nu meteen naar mijn deelnemers sturen? Kan ik snel een mededeling rondsturen naar iedereen die zich heeft ingeschreven?

Op de tweede vraag is het antwoord nee. Je eigen bericht opstellen en naar de hele lijst sturen kan niet, en zo is het bedoeld. Met de eerste zit het beter dan je verwacht, want naar één persoon gaat de uitnodiging meteen de deur uit.

Ben je hier omdat één bepaalde deelnemer zijn uitnodiging nooit kreeg? Spring dan door naar het laatste onderdeel.

Wij zijn geen dienst voor massamailings

MyOwnConference is een platform voor webinars en videovergaderingen, geen bulkmailer zoals Mailchimp of Brevo. Elk bericht van het systeem dient één doel. Het houdt ingeschreven deelnemers op de hoogte van het ene webinar waarvoor ze zich opgaven. Je eigen mailing schrijven en rondsturen kan niet, en dat is een bewuste keuze, geen gat dat we nog willen dichten.

Het automatische schema

Open de webinarinstellingen en ga naar het tabblad «E-mails» ("Emails"). Daar staan acht berichten, elk met een eigen schakelaar «Verzenden» ("Send") en een link «Voorbeeld» ("Preview"). In het begin staan alle acht aan.

• De bevestiging gaat weg op het moment dat iemand zich registreert.
• Drie herinneringen, drie dagen, één dag en één uur van tevoren, tellen af naar de start.
• De mail voor laatkomers haalt iedereen op die nog niet binnen is als het webinar al loopt.
• «Na het webinar» ("Post-webinar") volgt op het evenement en kan een link naar de opname dragen. Die link leeft 30 dagen, tenzij je de datum verzet.
• «Verplaatst» ("Rescheduled") en «Geannuleerd» ("Cancelled") gaan alleen weg als je het evenement verzet of afzegt.

Het schema is dus een standaardinstelling, geen wet van het platform. Elk van de acht zet je uit voor één webinar, zonder de andere aan te raken. Wie het allemaal krijgt, bepaalt «Ontvangers» ("Recipients") bovenaan het tabblad, en «Niemand» ("Nobody") legt de hele rij stil. Een webinar plannen loopt het tabblad punt voor punt door.

Elk bericht draagt wat de deelnemer op dat moment nodig heeft. Eerst de bevestiging van de inschrijving, dichter bij de start de persoonlijke link naar de ingang.

Waarom het zo werkt

Drie dingen bepaalden dit ontwerp.

Bescherming tegen spam komt eerst. Mochten hosts op elk moment willekeurige mail wegsturen, dan zouden sommige accounts het platform onvermijdelijk als marketingkanaal gebruiken. Gmail, Outlook en Yahoo zouden onze servers dan lezen als bron van ongevraagde post, en de bezorging zou zakken voor iedereen die hier webinars geeft. Door de mail aan het leven van een webinar te binden, houden we onze naam als afzender schoon. Belandt een bericht toch in de map met ongewenste post? Wat je aan jouw kant kunt veranderen, staat in wat te doen als uitnodigingen in de spam belanden. Juist dat brengt je herinneringen in de inbox.

Automatisering is het tweede. Zodra het webinar bestaat en mensen zich hebben ingeschreven, zijn herinneringen, toegangslinks en nazorg niet langer jouw zorg. Het systeem draait de hele reeks van begin tot eind.

Het derde is de menselijke fout. Geen enkel mailsysteem ter wereld haalt een verstuurd bericht terug. Weg van onze servers betekent bezorgd, en geen knop op welk platform dan ook trekt het uit andermans postvak. Draait die hele stroom vanzelf, dan is er geen massaverzending om per ongeluk aan te tikken en geen verkeerde lijst om te kiezen. Zet je een webinar verkeerd op? Dan krijgen je deelnemers in het ergste geval een nette afzegging of een nieuwe datum, en ook die stuurt het systeem voor je.

Besloten webinars en persoonlijke links

Elke deelnemer krijgt een toegangslink die vastzit aan precies het adres waarnaar hij ging. Bij die link hoort één plek. Geeft de deelnemer hem door, dan blijft alleen degene die hem het laatst opende in de ruimte, en de ander vliegt eruit.

Stuur die link door naar een collega, en het platform merkt dat iemand anders dan de oorspronkelijke ontvanger hem gebruikt. Het vraagt dan om bevestiging. Een eenmalige code gaat naar het adres waarnaar de uitnodiging ging, dus alleen wie dat postvak leest, komt verder. Technisch blijft de doorgestuurde link werken, alleen zet hij geen tweede kijker naast de eerste in de ruimte.

De mail met de code is net zo'n systeembericht als de berichten hierboven. Hij gaat automatisch weg en voldoet aan dezelfde eisen voor betrouwbaarheid als elke andere melding.

Als een deelnemer zegt dat de mail nooit aankwam

Dat gebeurt af en toe. Meestal is het bericht in de spam gefilterd, tegengehouden door een zakelijke mailserver of opgehouden bij de provider van de ontvanger. De oorzaak doet er nu minder toe dan die ene persoon in de ruimte krijgen, dus begin met de oplossing.

Open de webinarinstellingen, ga naar het tabblad «Deelnemers» ("Attendees") en klik op de drie puntjes aan het eind van zijn regel. Daar staan vier acties.

«Link verzenden» ("Send link") mailt hem zijn uitnodiging op dat moment. Die komt alleen bij hem aan en nooit bij de hele lijst, en daarvoor bestaat de actie.

«Link kopiëren» ("Copy link") is sneller als zelfs opnieuw versturen te traag voelt. Eén klik zet zijn persoonlijke toegangslink op je klembord. Plak hem daarna in een messenger, in een sms of in elk ander kanaal dat je met die persoon gebruikt. Binnen enkele seconden is hij binnen.

Wat dit voor jou als host betekent

Uitnodigingen schrijf je niet, en het dashboard biedt die mogelijkheid ook niet. Maak het webinar aan, deel de registratiepagina, en elke stap in de communicatie loopt volgens het schema hierboven. Voor de uitzonderingen blijven de acties per persoon over.

Alles wat daarbuiten valt, bijvoorbeeld een reclamemailing of een verkoopreeks zonder band met een bepaald webinar, hoort bij een aparte dienst voor e-mailmarketing. Exporteer je lijst met ingeschrevenen en importeer die daar.

Kwam een uitnodiging of een herinnering niet aan op het moment dat deze pagina belooft? Neem contact op via de online chat en noem het evenement, het adres waarnaar het bericht ging en het tijdstip waarop je het verwachtte.

Veelgestelde vragen

Kan ik een uitnodiging naar één persoon sturen zonder de hele lijst te mailen?

Ja. Open de webinarinstellingen, ga naar het tabblad «Deelnemers» ("Attendees") en klik op de drie puntjes aan het eind van zijn regel. Kies daar «Link verzenden» ("Send link"). De uitnodiging gaat meteen weg en komt alleen bij hem aan, nooit bij de hele lijst. Duurt zelfs dat te lang, dan zet «Link kopiëren» ("Copy link") ernaast zijn persoonlijke toegangslink op je klembord. Plak hem daarna in een messenger, in een sms of in elk ander kanaal dat je toch al gebruikt.

Kan ik een deel van de automatische e-mails uitzetten?

Ja, elk van de acht zet je uit voor één webinar, zonder de andere aan te raken. Elk bericht heeft een eigen schakelaar «Verzenden» ("Send") op het tabblad «E-mails» ("Emails"). Wie het allemaal krijgt, bepaalt «Ontvangers» ("Recipients") bovenaan datzelfde tabblad, en «Niemand» ("Nobody") legt de hele rij stil. In het begin staan alle acht aan, en een webinar plannen loopt het tabblad punt voor punt door.

Hoe lang blijft de link naar de opname in de mail na het webinar geldig?

30 dagen, tenzij je de datum verzet. Het bericht «Na het webinar» ("Post-webinar") kan die link dragen. Het volgt op het evenement en telt niet af naar de start, zoals de drie herinneringen doen.

Ik heb een webinar verkeerd opgezet en de mails zijn al weg, kan ik ze nog terughalen?

Nee, en geen enkel mailsysteem ter wereld kan dat. Weg van onze servers betekent bezorgd, en geen knop op welk platform dan ook trekt een bericht uit andermans postvak. Wat je wel kunt doen, is het evenement verzetten of afzeggen. «Verplaatst» ("Rescheduled") en «Geannuleerd» ("Cancelled") gaan alleen dan weg, zodat je deelnemers een nette melding van het systeem krijgen.

Wat gebeurt er als een deelnemer zijn toegangslink doorstuurt naar een collega?

Bij de link hoort één plek, dus alleen degene die hem het laatst opende blijft in de ruimte, en de ander vliegt eruit. Het platform merkt bovendien dat iemand anders dan de oorspronkelijke ontvanger hem gebruikt, en vraagt om bevestiging. Een eenmalige code gaat naar het adres waarnaar de uitnodiging ging. Technisch blijft de doorgestuurde link werken, alleen zet hij geen tweede kijker naast de eerste in de ruimte.