Subgebruikers en waar ieder van hen bij kan
Standaard hoort alles in het account bij één inlog, en dat wordt lastig precies op het moment dat een tweede persoon erin moet werken. Daarvoor zijn subgebruikers. Elke collega krijgt een eigen toegang en alleen die delen van het bedieningspaneel die jij aanvinkt, zodat degene die uitnodigingen verstuurt je kaartgegevens nooit te zien krijgt.
Ze kosten niets. Er staat geen limiet op hoeveel je er aanmaakt, en dat aantal verandert niet met je pakket, het gratis pakket inbegrepen.
Een subgebruiker is geen moderator
Dit zijn twee verschillende lagen, en ze verwarren brengt je op het verkeerde scherm.
- Moderatoren en sprekers horen bij een webinar. Zij gaan de uitzending in, doen de chat en bezetten een sprekersplaats in de zaal, en daarom begrenst je pakket hoeveel van hen tegelijk in beeld kunnen zijn. Die kant behandelt moderatoren en sprekers beheren.
- Subgebruikers horen bij het account. Zij melden zich aan op het bedieningspaneel en werken met de onderdelen die jij toestaat. Met de zaal en met het aantal sprekers heeft dit niets te maken.
Dezelfde persoon kan natuurlijk beide zijn, maar je voegt hem op twee verschillende plekken toe.
Waar het onderdeel staat
Open je profiel en ga naar het tabblad «Gebruikers» ("Users"). De lijst toont iedereen die al toegang heeft, erboven staan een zoekveld en een teller, en «Nieuwe gebruiker toevoegen» ("Add new user") opent het formulier.
Iemand toevoegen
Het formulier vraagt om twee dingen.
- «Naam» is wat je daarna in de lijst ziet, tot 64 tekens.
- «E-mail» is de gebruikersnaam. Daarmee meldt de persoon zich aan, dus het adres moet er een zijn dat hij werkelijk leest.
Daarna komen de schakelaars. Elk opent één onderdeel van het paneel, en alles wat je onaangeroerd laat blijft buiten bereik.
| Schakelaar | Wat het opent |
|---|---|
| «Afzender van berichten» ("Email sender") | Het versturen van post namens het account |
| «Betalingen beheren» ("Payments management") | Facturering, pakket en kaartgegevens |
| «Webinars beheren» ("Webinars management") | Webinars en zalen aanmaken en bewerken |
| «Deelnemers beheren» ("Attendees management") | Deelnemerslijsten, aanmeldingen en uitnodigingen |
| «Moderators beheren» ("Moderators management") | De moderatoren en sprekers van het account |
| «Opslag beheren» ("Storage management") | Geüploade bestanden en opnames |
Vink aan wat de persoon nodig heeft en laat de rest met rust. Wie alleen evenementen voorbereidt heeft genoeg aan webinars en deelnemers, wie zich alleen om het publiek bekommert heeft genoeg aan de deelnemers.
Post verstuurt maar één persoon
«Afzender van berichten» gedraagt zich anders dan de andere vijf. Zodra één subgebruiker dat recht heeft, staat de schakelaar in het formulier van alle anderen uit, en dat blijft zo totdat je hem afneemt van degene die hem heeft.
Het is dus één plaats en geen recht dat je rondstrooit. Bepaal wie verantwoordelijk is voor de mailings voordat je het uitdeelt, want verplaatsen betekent twee mensen bewerken in plaats van één.
Wat er na het opslaan gebeurt
Naar het ingevulde adres gaat een uitnodiging. Daarin staat een koppeling die de persoon meteen aanmeldt, dus je stelt geen wachtwoord in en verstuurt er ook geen, en zijn gebruikersnaam is datzelfde adres.
Het adres is tegelijk de sleutel tot het record. Hetzelfde adres een tweede keer toevoegen werkt de bestaande persoon bij in plaats van een dubbele aan te maken, en dat is goed om te weten als je een lijst opruimt en je afvraagt waarom er niets nieuws verscheen.
Rechten later wijzigen
Open de persoon vanuit de lijst en hetzelfde formulier komt terug met zijn huidige schakelaars. Een uitgezette schakelaar neemt het onderdeel meteen weg, dus dit is de snelste manier om toegang te versmallen als iemand van rol verandert, en het verstoort geen webinar waaraan hij al als moderator hangt.
Veelgestelde vragen
Hoeveel subgebruikers kan ik aan mijn account toevoegen?
Zoveel als je nodig hebt. Er is geen plafond en dat aantal hangt niet van je pakket af, dus het gratis pakket staat er evenveel toe als het grootste betaalde. Wat je pakket wel begrenst is een ander getal, namelijk hoeveel sprekers tegelijk in beeld kunnen zijn, en dat loopt van twee tot twaalf.
Kosten subgebruikers extra?
Nee. Wij rekenen de zaal af en niet de mensen die in het account werken, dus collega's toevoegen verandert je rekening nooit. Dat is het tegenovergestelde van platforms die per persoon een licentie of een organisatorplaats verkopen.
Is een subgebruiker hetzelfde als een moderator?
Nee, en ze worden op verschillende plekken aangemaakt. Een moderator hoort bij een webinar, gaat de uitzending in en bezet een sprekersplaats; een subgebruiker hoort bij het account en werkt in het bedieningspaneel. Eén persoon kan beide zijn, maar iemand als moderator toevoegen geeft hem geen toegang tot het paneel, en hem als subgebruiker toevoegen zet hem op geen enkel webinar.
Waarom staat de schakelaar «Afzender van berichten» uit?
Omdat een andere subgebruiker hem al heeft. Slechts één persoon in het account mag post versturen, dus de schakelaar blijft in elk ander formulier inactief totdat je hem afneemt van degene die hem nu heeft.
Hoe meldt een subgebruiker zich de eerste keer aan?
Via de uitnodiging die wij per e-mail versturen zodra jij het formulier opslaat. Daarin staat een koppeling die hem meteen aanmeldt, en vanaf dat moment is zijn gebruikersnaam het adres dat jij hebt ingevuld. Een wachtwoord stel jij niet in en er is niets wat je apart hoeft door te geven.
