Что делать, если приглашения на вебинар уходят в спам

Платформа рассылает уведомления о ваших ближайших вебинарах автоматически, и иногда эти письма без видимой причины оседают в папке Spam или Junk. В русскоязычном интерфейсе почты та же папка называется Спам и лежит на том же месте. Часть причин на стороне почтового сервиса, и повлиять на них никто не может. Остальные лежат в двух частях письма, которыми управляете вы, и вот их можно поправить прямо сегодня.

Почему приглашения попадают в фильтр

Алгоритмы почтовых сервисов

Сервисы вроде Gmail решают, что считать спамом, по сложным правилам. Даже когда наше уведомление проходит принимающий SMTP-сервер и получает ответ "250 OK", это ещё не обещание входящих. Дальше работают внутренние правила, которых не видит и не контролирует ни один отправитель.

Первое письмо

Когда мы пишем человеку впервые, шанс угодить в спам выше. К письму от незнакомого отправителя сервис по умолчанию относится с подозрением.

Поведение получателя

Сервисы смотрят, что люди делают с вашими письмами. Получатель ни разу не открыл письмо, и следующие уходят в фильтр гораздо чаще. Gmail такие сигналы теперь учитывает особенно внимательно.

Слишком крупный или слишком яркий баннер

Картинку в шапке приглашения задаёт поле «Баннер» ("Banner") на вкладке «Письма» ("Emails") в настройках вебинара. Заменили наш баннер своим, и огромное или очень яркое изображение способно насторожить фильтры. Часть читателей оно ещё и подталкивает отписаться от ваших приглашений. Держите его спокойным и близким по весу к баннеру по умолчанию. Афиша во всю ширину тут только вредит.

Некачественный список адресов

Рассылка тем, кто вас об этом не просил, оборачивается жалобами на спам, а сервисы передают их нам отчётами обратной связи (FBL). Такие жалобы роняют репутацию нашего отправляющего домена, и это бьёт по доставке у всех организаторов на платформе. Выход тут один, работать со списками людей, которые действительно ждут ваших вебинаров.

Своя подпись с изъянами

Поле «Подпись» ("Signature") стоит на той же вкладке под баннером, и это редактор с оформлением, так что подпись несёт и форматирование, и ссылки. Заменили нашу своей, и пары мелочей в ней хватает, чтобы сработали фильтры.

• Слишком много текста в подписи. Упростите её, сделайте короче и обойдитесь без типичных спамных слов.
• Сокращённые ссылки, например через bit.ly и подобные сервисы. Ставьте полные ссылки или пользуйтесь сервисом сокращения с надёжной репутацией.
• Подпись и письмо на разных языках. Шаблон на английском, а подпись на русском, и несовпадение выглядит странно и для фильтра, и для читателя. Держите их на одном языке.

Эти два поля и есть всё, что вы можете менять, ведь текст самих уведомлений зафиксирован.

Что делаем мы со своей стороны

Мы соблюдаем все действующие стандарты почтовой отправки, включая SPF, DKIM и DMARC. Именно это бережёт репутацию нашего отправляющего домена и снижает шанс спама для всех на платформе. Свои шаблоны писем мы к тому же проверяем на технические огрехи, из-за которых срабатывают фильтры.

Бывает, что письма режет не фильтр, а блокировка на уровне сервиса. Это другая история, и её разбирает статья почтовый сервис заблокирован.

Что можете сделать вы

• Попросите постоянных участников перенести одно наше письмо из спама во входящие. Так сервис учится доверять остальным.
• Подскажите им заглянуть в папку со спамом до начала вебинара.
• Обе части, которыми управляете вы, держите скромными. Спокойный баннер, короткая подпись, никаких сокращённых ссылок и один язык на всё письмо.
• Важные приглашения отправляйте руками. У автоматической рассылки риск спама есть всегда, а у письма, отправленного лично, он заметно ниже.

Последний пункт стоит расписать. Откройте настройки вебинара, перейдите на вкладку «Участники» ("Attendees") и нажмите три точки в конце строки нужного человека.

«Скопировать ссылку» ("Copy link") кладёт его личную ссылку входа в буфер обмена. Оттуда её удобно вставить в мессенджер или в SMS, ради этого всё и делается руками. Ссылка принадлежит только ему и работает как один билет, о чём рассказывают персональные ссылки доступа.

Ниже стоит «Отправить ссылку» ("Send link"), она заново шлёт приглашение этому одному человеку и никогда всему списку. Пробовать её стоит после того, как он вытащил прошлое письмо из спама. Почта режет от нас всё подряд, значит копируйте ссылку. Остальные пункты меню разбирает статья когда отправляются письма о вебинаре.

Если это повторяется

Полностью исключить спам не может ни один отправитель, слишком многое зависит от принимающей стороны. Пункты выше и живая связь с постоянными участниками со временем двигают доставку в нужную сторону. Приглашения всё равно уходят в фильтр? Напишите в онлайн-чат в панели управления, и мы посмотрим ваш случай отдельно.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить текст самого приглашения?

Нет, текст уведомлений зафиксирован. Менять можно только поля «Баннер» ("Banner") и «Подпись» ("Signature") на вкладке «Письма» ("Emails") в настройках вебинара. Подпись открывается в редакторе с оформлением. Держите её короткой и на одном языке с остальным письмом, а ссылки ставьте целиком, без bit.ly и подобных сервисов.

Один участник не получает приглашение. Можно отправить его повторно ему одному?

Да. Откройте настройки вебинара, перейдите на вкладку «Участники» ("Attendees"), нажмите три точки в конце его строки и выберите «Отправить ссылку» ("Send link"). Она заново шлёт приглашение этому одному человеку и никогда всему списку. Пробовать стоит после того, как он вытащил прошлое письмо из спама. Почта режет от нас всё подряд, значит возьмите «Скопировать ссылку» ("Copy link") и передайте ссылку сами.

Можно ли дать одну ссылку входа нескольким людям?

Нет. «Скопировать ссылку» ("Copy link") кладёт в буфер обмена личную ссылку одного человека, она принадлежит только ему и работает как один билет. Как ведут себя такие ссылки, объясняют персональные ссылки доступа.

Влияет ли одна жалоба на спам на остальных?

Да. Сервисы передают жалобы нам отчётами обратной связи (FBL). Такие жалобы роняют репутацию нашего отправляющего домена, и это бьёт по доставке у всех организаторов на платформе. Обратный путь один, слать письма только тем спискам, где люди действительно ждут ваших вебинаров.

Сервер принял письмо, почему его нет во входящих?

Ответ "250 OK" значит, что письмо приняли, а не что оно дошло до входящих. Дальше работают внутренние правила сервиса, которых не видит и не контролирует ни один отправитель. Первое письмо уходит в фильтр чаще, ведь к незнакомому отправителю по умолчанию относятся с подозрением. Если письма блокируют на уровне сервиса, а не режут фильтром, это другая история, её разбирает почтовый сервис заблокирован.